Как заверить документы для суда?

Ответ: В Арбитражном процессуальном кодексе Российской Федерации установлено требование «письменные доказательства представляются в арбитражный суд в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии».
Последствием направления в суд не надлежащим образом заверенной копии может являться отмена судебного акта, поскольку недопустима ссылка суда на ненадлежащее доказательство.

Заверительная надпись может иметь следующий вид:

Верно
Ведущий юрисконсульт Подпись Иванова И.В.
15 января 2017 года

Обязательно оказывается свежующие реквизиты:

  • Надпись «Верно» или «Копия верна».
  • Должность работника организации или если документ подписывает представитель указывается «Представитель по доверенности».
  • Указывается дата заверения копии документа
  • Проставляется подпись
  • Делается расшифровка подписи, путем указания фамилии и инициалов подписанта
  • Проставляется печать (в случае если в организации действует положение о документообороте которым предусмотрено использвание печати при заверении копий документов).

Ниже представлен образец заверительной надписи на документе:

Копии документов представляемые в арбитражный суд индивидуальными предпринимателями и гражданами, должны быть удостоверены в таком же порядке, что и документы исходящие от юридического лица.

В качестве надлежащие заверенной копии признается также нотариально заверенная копия документа.

Как заверить документ, состоящий из нескольких страниц?

В случае если необходимо произвести заверение документа состоящего из нескольких страниц, необходимо прошить документ ниткой или металлической скобой, проставить номера страниц и на месте крепежа приклеить лист, на котором помимо выше указанных реквизитов указать «Пронумеровано, прошнуровано, количество листов».

Ниже представлен образец заверительной надписи на документе состоящим из нескольких страниц:

Как заверить документ, состоящий из нескольких страниц?

Нужно ли для суда заверять копии документов у нотариуса?

В определении арбитражного суда сказано: «Заявителю представить в суд подлинные документы, подтверждающие

основания заявленных требований, а также документы в копиях, для приобщения к материалам дела. » С подлинниками все ясно. А вот нужно ли в этом случае заверять их копии (например трудовой договор и 2НДФЛ)? И если да, то обязательно ли у нотариуса?

Ответы юристов (2)

Добрый день, Оксана! Копии документов для суда не нужно заверять у нотариуса. Вам следует приобщить обычные копии, а в судебное заседание принести подлинники. Судья сам сверит с подлинником и заверит приложенные вами копии.

АПК РФ, Статья 126. Документы, прилагаемые к исковому заявлению

ПоАПК РФ, Статья 126. Документы, прилагаемые к исковому заявлению

Позиции высших судов по ст. 126 АПК РФ >>>

1. К исковому заявлению прилагаются:
1) уведомление о вручении или иные документы, подтверждающие направление другим лицам, участвующим в деле, копий искового заявления и приложенных к нему документов, которые у других лиц, участвующих в деле, отсутствуют;
2) документ, подтверждающий уплату государственной пошлины в установленных порядке и в размере или право на получение льготы по уплате государственной пошлины, либо ходатайство о предоставлении отсрочки, рассрочки, об уменьшении размера государственной пошлины;
3) документы, подтверждающие обстоятельства, на которых истец основывает свои требования;
4) копии свидетельства о государственной регистрации в качестве юридического лица или индивидуального предпринимателя;
5) доверенность или иные документы, подтверждающие полномочия на подписание искового заявления;
6) копии определения арбитражного суда об обеспечении имущественных интересов до предъявления иска;
7) документы, подтверждающие соблюдение истцом претензионного или иного досудебного порядка, за исключением случаев, если его соблюдение не предусмотрено федеральным законом;
(в ред. Федерального закона от 02.03.2016 N 47-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

8) проект договора, если заявлено требование о понуждении заключить договор;
9) выписка из единого государственного реестра юридических лиц или единого государственного реестра индивидуальных предпринимателей с указанием сведений о месте нахождения или месте жительства истца и ответчика и (или) приобретении физическим лицом статуса индивидуального предпринимателя либо прекращении физическим лицом деятельности в качестве индивидуального предпринимателя или иной документ, подтверждающий указанные сведения или отсутствие таковых. Такие документы должны быть получены не ранее чем за тридцать дней до дня обращения истца в арбитражный суд.
(п. 9 введен Федеральным законом от 27.07.2010 N 228-ФЗ)

2. Документы, прилагаемые к исковому заявлению, могут быть представлены в арбитражный суд в электронном виде.

(часть 2 введена Федеральным законом от 27.07.2010 N 228-ФЗ)зиции высших судов по ст. 126 АПК РФ

Уточнение клиента

Большое СПАСИБО за ответ. Если коротко — предприятие , на котором работала объявили банкротом. Остался долг по зарплате более 200 тыс. Но в реестр кредиторов не включили. Я живу одна с ребенком. Вот пытаюсь деньги вернуть, больше полугода одни отписки. Но вот наконец суд назначили на сентябрь. Надо документы собрать.

20 Мая 2017, 09:12

Можете принести либо копии, заверенные руководителем, либо обычные копии, суд их заверит на месте

Ищете ответ?
Спросить юриста проще!

Задайте вопрос нашим юристам — это намного быстрее, чем искать решение.

Арбитражный суд Республики Бурятия

Отделение – НБ Республика Бурятия

УФК по РБ (МРИ ФНС России №2 по Республики Бурятия)

Порядок заверения копий документов

Правильное заверение копий документов имеет важное значение в судопроизводстве. Пунктом 8 статьи 75 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации (далее-Кодекс) определено, что «письменные доказательства представляются в арбитражный суд в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии». Невыполнение данного требования при представлении в суд копий документов означает, что в деле отсутствуют надлежащие доказательства. Отсутствие в деле надлежащим образом заверенных копий, на которые суд ссылается в обоснование принятого судебного акта, может послужить основанием для его отмены.

Данная позиция подтверждается Постановлением ФАС ВСО от 24.11.2005 № А33-10760/2005-Ф02-5777/05-С2, Постановлением ФАС СКО от 31.10.2005 № Ф08-4851/05-2011А, Определением ФАС СЗО от 27.10.2005 № А56-45216/04, Постановлением ФАС МО от 06.10.2005 № КА-А41/9743-05, Постановлением Президиума ВАС РФ от 21.01.2003 № 6163/02.

Как следует из п. 3.1.25 Национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.8-2013. «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденного Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст заверенной копией документа является копия, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.

Согласно действующему Указу Президиума ВС СССР от 4 августа 1983 г. N 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее — Указ) верность копии документа должна быть засвидетельствована подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью (за исключением случаев, когда определенный документ требует нотариального заверения).

В абз. 4 п. 1 Указа N 9779-Х установлено, что на копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации.

Из вышесказанного следует, что право заверять копии документов имеет руководитель или уполномоченное им должностное лицо.

ГОСТ Р 6.30-2003 определяет, как именно должна выглядеть заверительная надпись.

В соответствии с п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст) при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.

  • ниже реквизита «подпись» проставляется надпись «Верно»;
  • далее указывается должность лица, заверившего копию;
  • проставляется его личная подпись;
  • делается расшифровка подписи (инициалы, фамилия);
  • указывается дата заверения;
  • проставляется печать.

В отношении заверения копии печатью необходимо иметь в виду, что предусмотренное в п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 положение о том, что допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации, не означает, что заверение копии печатью проводится или не проводится по усмотрению организации.

В данном случае имеется в виду, что организация по своему усмотрению определяет вид печати, используемой для заверения (печать организации, используемая для скрепления подписей руководителя организации, печать канцелярии, печать филиала и т.д.), что целесообразно указать в приказе или положении о документообороте организации.

«Надлежащим образом заверенной копией» может быть признана либо нотариально заверенная копия документа, осуществленная нотариусом в соответствии с требованиями статей 48, 77, 79 «Основ законодательства РФ о нотариате», либо копия документа, заверенная юридическим лицом с соблюдением требований вышеназванных ГОСТов.

К «надлежащим образом заверенной копии» можно отнести копии, заверенные судами при возвращении подлинных документов из материалов дела (п. 10 ст. 75 АПК РФ и ст. 72 ГПК РФ), а также должностными лицами налоговых органов при изъятии документов при производстве выемки (п. 8 ст. 94 НК РФ).

Смотрите так же:  Заявление на получения жилья образец

Поскольку иного порядка, в том числе и ГОСТами не установлено, то письменные доказательства, представляемые в арбитражный суд индивидуальными предпринимателями и физическими лицами, должны быть удостоверены в таком же порядке, что и документы организации.

Если документы содержат более одного листа, все листы копий должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены подписью и печатью.

Заверение копий документов, прилагаемых к исковому заявлению

Вопрос-ответ по теме

1. Чревато ли какими-либо последствиями для Истца в арбитражном процессе приложение к иску не заверенных копий документов в подтверждение своих требований (при рассмотрении дела в порядке упрощенного производства) при ненаправлении ответчиком отзыва?

2. Может ли суд оставить без движения встречный иск по причине незаверения приложений к нему (копий документов)?

3. Необходимо ли вообще приложения (копии документов) к заявлениям в арбитражном процессе заверять сторонами? Как быть если документов очень много? Обязательно ли заверять каждую страничку?

Приложение к иску не заверенных копий документов чревато для Истца, в любом случае, отказом в удовлетворении исковых требований. Суд вправе оставить без движения встречный иск по причине незаверения приложений к нему на основании п. 3 ч. 1 ст. 126 АПК РФ. Приложения (копии документов) к заявлениям в арбитражном процессе заверять сторонам необходимо, поскольку не заверенные надлежащим образом копии не являются надлежащими доказательствами, следовательно не могут подтверждать обстоятельства, указанные в исковом заявлении. Если документов очень много, не обязательно заверять каждую страницу. Каждый документ, изложеный на нескольких отдельных листах, может быть прошит, листы пронумерованы. Отметку о заверении необходимо проставить на обороте последнего листа.

Кроме того, имеется судебная практика, где допускается заверение копий документов путем прошивки документов в целом без заверения отдельно каждого документа

Согласно п. 16 Постановления Пленума ВАС РФ от 08.10.2012 № 62 «О некоторых вопросах рассмотрения арбитражными судами дел в порядке упрощенного производства», при рассмотрении дел в порядке упрощенного производства в отношении представления письменных доказательств действуют общие правила, применение которых не исключается особенностями, установленными главой 29 АПК РФ, в частности правила частей 8-10 статьи 75 Кодекса.

Согласно ч. 8 ст. 75 АПК РФ, письменные доказательства представляются в арбитражный суд в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии. Если к рассматриваемому делу имеет отношение только часть документа, представляется заверенная выписка из него.

В соответствии с п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 «Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденного Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст, при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Юрист».

«К тому же, копии документов, приложенных к жалобе, не соответствуют части 8 статьи 75 АПК РФ, так как не заверены надлежащим образом*.

Более того, эти документы носят характер дополнительных доказательств.

В пункте 27 Постановления Пленума Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 08.10.2012№ 62 «О некоторых вопросах рассмотрения арбитражными судами дел в порядке упрощенного производства» разъяснено, что дополнительные доказательства по делам, рассмотренным в порядке упрощенного производства, могут быть приняты только в случае, если апелляционный суд перешел к рассмотрению дела по правилам, установленным для рассмотрения дела в суде первой инстанции, по основаниям, предусмотренным частью 4 статьи 270 АПК РФ.

В настоящем деле не выявлено оснований для перехода к его рассмотрению по правилам первой инстанции, а потому поименованные выше документы, приложенные к жалобе, не имеют правового значения и не влияют на правильность выводов обжалуемого решения.

Изложенное позволяет апелляционному суду признать, что ответчик не подтвердил в установленном порядке законность и обоснованность принятого им в отношении заявителя постановления.

В силу статьи 9 АПК РФ участвующие в деле лица несут риск наступления неблагоприятных последствий несовершения ими процессуальных действий*.

Поэтому в настоящем деле отсутствует возможность принятия решения, предусмотренногочастью 3 статьи 211 АПК РФ, судом первой инстанции правомерно, с учетом статей 65, 71 и части 2 статьи 211 АПК РФ, признано незаконным и отменено оспариваемое постановление».

«При этом положения Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации не содержат указания на невозможность заверения копий документов примененным истцом способом (заверение прошивки документов в целом без заверения отдельно каждого документа)*, подробная регламентация правил заверения документов в Кодекса отсутствует; кроме того, суд, рассматривающий дело, наделен правом истребовать подлинники документов при возникновении необходимости (часть 9 статьи 75 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации)».

Как подать документы в суд в электронном виде?

При подаче заявления в суд в электронном виде прилагаемые документы должны быть представлены в виде скан-образов. Вопрос заключается в том, что не понятно, Сканы необходимо делать с оригиналов документов или нужно сначала сделать копию документа, заверить её, а затем уже сканировать заверенную копию документа?

Ответы юристов (8)

При подаче заявления в суд в электронном виде прилагаемые документы должны быть представлены в виде скан-образов. Вопрос заключается в том, что не понятно, Сканы необходимо делать с оригиналов документов или нужно сначала сделать копию документа, заверить её, а затем уже сканировать заверенную копию документа?
Людмила

Про какой суд Вы говорите? Вы подаёте документы в Арбитражный суд? Потому что только в арбитражном процессе можно подавать документы в эл.форме.

А по существу — нужны сканы того, что потом будет подшиваться в дело. Т.е. заверенных копий. Ведь по скану оригинала не поймёшь, что это оригинал.

Есть вопрос к юристу?

Людмила, о каких конкретно документах речь?

Если это исковое заявление, то можете оригинал сканировать, все приложения ( если не оригиналы, а копии) необходимо заверить печатью организации и подписью уполномоченного лица и направить. Доверенность направляйте отсканированный оригинал

Заверьте документы и потом сканируйте заверенную копию, иначе это не будет подтверждением что Вы заверили документы.

А исковое подпишите и сканируйте.

Если вы подаете документы, через систему «мой арбитр», то сканируете просто оригиналы, ничего заверять повторно не нужно. Скан обязательно должен быть сделан в pdf при этом файл должен быть назван точно так как его название в самом документы с указанием даты и номера исходящего и количества листов.

Например, вы подаете иск, файл должен быть назван «Исковое заявление о____________ №000 от 15.12.2015г., 3л.pdf».

Если возникли сложности с подачей документов, обращайтесь.

Людмила, для подачи иска через my.arbitr.ru вам необходимо сделать копию документа, на ней написать копия верна и заверить подписью, и эту копию отсканировать в виде pdf-файла.

Постановление Пленума ВАС РФ от 08.11.2013 № 80 «Об утверждении Порядка подачи документов в арбитражные суды Российской Федерации в электронном виде»

§ 2. Общие требования к подаваемым документам
1. Для представления в арбитражный суд в электронном виде документы должны быть переведены в электронный вид с помощью средств сканирования. Все документы должны быть отсканированы в формате Adobe PDF в черно-белом либо сером цвете (качество — не менее 200 точек на дюйм), обеспечивающем сохранение всех аутентичных признаков подлинности, а именно: графической подписи лица, печати, углового штампа бланка (если приемлемо), а также исходящего номера и даты заявления. Размер файла не должен превышать 10 Мб.
Каждый отдельный документ должен быть отсканирован и загружен в систему подачи документов в виде отдельного файла. Количество файлов должно соответствовать количеству документов, подаваемых в суд, а наименование файла должно позволять идентифицировать документ и количество страниц в документе (например: Накладная 245 от 02032009 3л.pdf).
Исковое заявление (заявление), отзыв на исковое заявление (заявление), встречный иск, заявление о вступлении в дело, ходатайство, жалобу и другие документы, составляемые для обращения в суд, в целях обеспечения возможности их свободного прочтения в дополнение к отсканированному файлу соответствующего документа рекомендуется загружать в текстовом формате (шрифт 14 Times New Roman, полуторный интервал).
При направлении через систему подачи документов копии мирового соглашения пользователь загружает его также в текстовом формате Microsoft Word, OpenOffice (*.doc, *.docx, *.odt, *.rtf, *.txt).
Направление документа только в текстовом формате без отсканированной копии не допускается.

В системе «мой арбитр» не обязательно заверять сканы, достаточно сканов оригиналов.

Это порядок подачи документов в электронном виде в ВС РФ.

§ 2. Общие требования к подаваемым документам
1. Для представления в Верховный Суд Российской Федерации в электронном виде документы должны быть переведены в электронный вид с помощью средств сканирования. Все документы должны быть отсканированы в формате Adobe PDF в черно-белом либо сером цвете (качество – не менее 200 точек на дюйм), обеспечивающем сохранение всех аутентичных признаков подлинности, а именно: графической подписи лица, печати, углового штампа бланка (если приемлемо), а также исходящего номера и даты заявления. Размер файла не должен превышать 10 Мб.
Каждый отдельный документ должен быть отсканирован и загружен в систему подачи документов в виде отдельного файла. Количество файлов должно соответствовать количеству документов, подаваемых в Верховный Суд Российской Федерации, а наименование файла должно позволять идентифицировать документ и количество листов в документе (например: Накладная 245 от 02032009 3л.pdf).

Смотрите так же:  Приказ 565 министерства здравоохранения

Ищете ответ?
Спросить юриста проще!

Задайте вопрос нашим юристам — это намного быстрее, чем искать решение.

Как заверить «надлежащим образом» копии документов, предоставленных в Арбитражный суд физическим лицом?

Копии документов, предоставленных физическим лицом в Арбитражный суд должны быть заверены «надлежащим образом». Как заверить «надлежащим образом» копии документов не нотариально?

Ответы юристов (9)

На документе в свободном от записи месте пишете «копия верна» свою фамилию, Инициалы, дату и подпись. (Если выступаете по доверенности, её прикладываете)

Уточнение клиента

Здравствуйте, Анастасия! Большое спасибо за ответ. Вы мне очень помогли. С уважением. Людмила

30 Июля 2016, 21:38

Уточнение клиента

Здравствуйте, Анастасия! Прошу прощения, а по-поводу подлинников ничего указывать не нужно (находятся у меня , могу предоставить по требованию суда)? Спасибо.

30 Июля 2016, 21:57

Есть вопрос к юристу?

если Вы — генеральный директор, то кроме вышеуказанного пишете, что Вы генеральный директор

Ген. директор Иванов И.И.

подлинники лучше на заседание брать с собой в любом случае ( на первое заседание лучше принести все документы, копии которых есть в деле)

Уточнение клиента

Понятно. Спасибо. А когда я заверяю «надлежащим образом» и пишу «копия верна» не нужно указать еще, что подлинники находятся у меня, могу предоставить по требованию суда?

30 Июля 2016, 22:32

нет, это указывать не нужно.

Просто имейте при себе, что бы при требовании суда могли дать на обозрение.

Уточнение клиента

Анастасия, большое спасибо за ответ, извините за дилетантские вопросы.

30 Июля 2016, 23:14

Пожалуйста, удачи в суде!

Да, в исковом стоит указать, что подаются копии, но по требованию суда будут представлены оригиналы. Это стандартная фраза в исковых.

Уточнение клиента

Здравствуйте, Дарья! Мне нужно заверить «надлежащим образом» не исковое заявление, а копии документов, поданных в Арбитражный суд, т.к. определением суда мои «Возражения» оставлены без рассмотрения до устранения указанных недостатков. Поэтому, важно, чтобы я заверила документы правильно, указать именно то, что требуется иначе их просто вернут.

31 Июля 2016, 12:29

Здравствуйте, Дарья! Мне нужно заверить «надлежащим образом» не исковое заявление, а копии документов, поданных в Арбитражный суд, т.к. определением суда мои «Возражения» оставлены без рассмотрения до устранения указанных недостатков. Поэтому, важно, чтобы я заверила документы правильно, указать именно то, что требуется иначе их просто вернут.

В данном случае это указывается в отзыве, в любом случае Вы будете делать сопровождающий документ, где и можно указать, что подлинники будут представлены по требованию суда.

Уточнение клиента

Добрый вечер, Дарья! Большое спасибо за ответ. Сопровождающий документ, вероятно, заявление или ходатайство? А что значит «отзыв»? Если можно, поясните,пожалуйста,И еще, если можно, определением суда дело оставили без движения, т. к.нарушена ч.8 ст.75 АПК РФ (копии документов не заверены надлежащим образом). Могу ли я, исполняя требование суда предоставить не надлежащим образом заверенные копии документов, а подлинники ( с голубыми печатями) , будет ли это Арбитражным судом признано исполнением определения?

02 Августа 2016, 22:16

Отзыв на исковое заявление — это Ваша позиция по дела (согласны или не согласны с иском и обоснование)

Можете предоставить оригиналы, но потом будет достаточно проблемно и долго их забрать обратно, лучше заверьте копии.

Уточнение клиента

Добрый вечер, Анастасия! Большое спасибо за Ваш ответ и совет, помогли во всем разобраться.

03 Августа 2016, 00:31

если будут вопросы — пишите

Уточнение клиента

Спасибо Вам, Анастасия, огромное, очень помогли Ваши профессиональные и доброжелательные ответы, С уважением.

03 Августа 2016, 00:40

Ищете ответ?
Спросить юриста проще!

Задайте вопрос нашим юристам — это намного быстрее, чем искать решение.

НАДЛЕЖАЩЕЕ ЗАВЕРЕНИЕ КОПИЙ ДОКУМЕНТОВ

В современном деловом обороте допускается использование вместо подлинников документов их надлежащим образом заверенных копий. Так, к примеру, в процессуальном законодательстве РФ предусмотрено, что письменные доказательства представляются в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии (ч. 2 ст. 71 ГПК РФ, ч. 8 ст. 75 АПК РФ, ч. 2 ст. 70 КАС РФ). Требование о необходимости представления надлежащим образом заверенных копий документов содержат многие нормативные правовые акты. Например, такое требование можно найти в ст. 161 Кодекса внутреннего водного транспорта РФ, п. 4 ст. 226.1 НК РФ, ст. 84.1 Трудового кодекса РФ.

Что следует понимать под «надлежащим образом заверенной копией документа»?

Общие правила

В соответствии с пп. 25 п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст, под заверенной копией документа понимается такая копия, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.

В ГОСТе Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации», утв. Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст, предусмотрены порядок и форма заверения копий различных видов документов. В п. 3.26 указано, что при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. Если копия документа не заверена в соответствии с приведенными требованиями, она считается ненадлежащей (Постановление ФАС Поволжского округа от 07.07.2011 по делу N А57-9000/2010). Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

Копии документов, не заверенные надлежащим образом, а также документы, не содержащие обязательных реквизитов, суды не принимают в качестве доказательств. Это можно увидеть из следующих показательных примеров из судебной практики:

— Простая копия доверенности представителя, подписавшего исковое заявление от имени организации, послужила основанием для его оставления без рассмотрения. Суд посчитал, что (про недопустимое доказательство в данном судебном акте ничего не сказано!) полномочия представителя не были подтверждены (Апелляционное определение Нижегородского областного суда от 28.06.2016 по делу N 33-7798/2016);

— Поскольку приложенная к жалобе на бездействие судебного пристава копия доверенности не была надлежащим образом заверена, вышестоящий орган ФССП РФ правомерно отказал в рассмотрении поданной жалобы (Определение Пермского краевого суда от 18.07.2011 по делу N 33-7178).

Порядок заверения копий

С одной стороны, приведенные нормативные документы носят рекомендательный характер, и формально не обязательны к применению. В судебной практике есть примеры случаев, когда суды считали несоблюдение порядка заверения копий документов несущественным и не лишали владельцев таких копий полагающегося им объема прав и гарантий. К примеру, получение налогоплательщиком от своего контрагента копий документов, заверенных с нарушением рекомендованного порядка, без указания того или иного реквизита, не означает его недобросовестность и не лишает права на получение причитающейся ему налоговой выгоды (Постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 14.09.2015 N Ф06-27279/2015).

Однако лучше не рисковать и настаивать в таких случаях на получении надлежащим образом заверенных копий документов, тем более что сам по себе порядок не вызывает никаких сложностей. Отметим также, что если законом или нормативным правовым актом никаких иных специальных требований к порядку заверения документов не предусмотрено, то использование приведенного порядка признается достаточным.

К такому выводу пришел суд, признав незаконным постановление судебного пристава об отказе в возбуждении исполнительного производства по мотиву того, что к заявлению взыскателя была приложена ненадлежащим образом заверенная копия доверенности. По мнению суда, нормы Федерального закона от 02.10.2007 N 229-ФЗ «Об исполнительном производстве» не предусматривают каких-либо специальных правил относительно порядка заверения доверенности, прилагаемой к заявлению взыскателя, в связи с чем оснований для отказа в возбуждении исполнительного производства не было. Представленная копия доверенности была оформлена надлежащим образом: она была выполнена на бланке компании-взыскателя, заверена печатью и подписью уполномоченного лица. Отметка о заверении копии проставлена в нижнем правом углу первой страницы доверенности (Постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 06.03.2015 N Ф07-1185/2014).

В действующем законодательстве можно встретить и другие дополнительные требования к порядку заверения копий документов. Так, в абз. 4 п. 1 Указа Президиума ВС СССР от 04.08.1983 N 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» установлено, что верность документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации. Эту отметку, как правило, никто не проставляет, чтобы не «утяжелять» удостоверительную надпись, тем более что суды не настаивают на обязательном соблюдении такого требования, ограничиваясь только требованием о проставлении тех обязательных реквизитов, которые приведены выше.

Смотрите так же:  Филиал отчетность

Про оригиналы нельзя забывать

При предъявлении заверенных копий документов следует учитывать, что у суда может возникнуть желание проверить наличие подлинников, с которых были сняты копии. Заверение соответствия копии документа подлиннику возможно лишь в случае, если лицо, заверяющее правильность копии документа, располагает подлинником документа. Установленные реквизиты заверительной надписи (должность лица, заверившего копию; личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия); дата заверения) о соответствии копии документа его подлиннику имеют целью предотвращение неправомерного заверения копий документов лицами, у которых подлинники таких документов отсутствуют.

В соответствии с ч. 6 ст. 71 АПК РФ арбитражный суд не может считать доказанным факт, подтверждаемый только копией документа или иного письменного доказательства, если утрачен или не передан в суд оригинал документа, а копии этого документа, представленные лицами, участвующими в деле, не тождественны между собой и невозможно установить подлинное содержание первоисточника с помощью других доказательств.

Так, при рассмотрении одного дела суд установил, что лицо, заверившее документ, не имеет никакого отношения к организации, от имени которой оно заверяло копию. Поскольку в материалы дела не было представлено доказательств в подтверждение того, имело ли оно право заверять документы и располагало ли подлинниками, суд признал заверенные им копии недопустимыми доказательствами (Постановление ФАС Московского округа от 11.01.2012 по делу N А40-26778/11-5-185).

Если речь идет о деле о банкротстве, в рамках которого кредитор пытается включить свои требования к должнику в реестр, он обязан предъявить оригиналы документов, подтверждающие его требования. Такая необходимость связана с тем, что с целью защиты конкурсной массы от недобросовестных кредиторов суд обязан установить действительность таких требований и отсутствие признаков злоупотребления правом со стороны заявителей.

Так, в одном деле суд усомнился в представленных компанией документах в подтверждение ее вексельных требований. Копии документов, представленные в материалы дела, были заверены самой компанией, хотя она не имеет отношения к их составлению и оригиналами не располагала. Представитель компании пояснил, что документы получил из материалов дела в ходе ознакомления с ними, однако данный довод не был проверен нижестоящими судебными инстанциями, поэтому суд округа направил дело на новое рассмотрение (Постановление ФАС Московского округа от 26.06.2014 N Ф05-6271/2014).

Кто вправе заверять копии?

Таким образом, надлежащим образом заверенной копией документа является такая копия, которая полностью соответствует оригиналу, и верность копии свидетельствует уполномоченное лицо. Верность копий подлинникам документов может свидетельствовать руководитель организации, который от ее имени действует без доверенности, а также иное лицо, которому такое право предоставлено по доверенности или локальным актом организации.

Так, в одном деле суд пришел к выводу о том, что копия доверенности на представление интересов лица на подачу жалобы в таможенные органы может быть заверена лицом, которому она была выдана, вследствие чего является незаконным отказ в принятии жалобы на бездействие таможенного поста со ссылкой на то, что доверенность не соответствует требованиям надлежащего заверения. Заверение копии доверенности специалистом соответствовало приказу генерального директора общества, согласно которому в связи с большим документооборотом с таможенными органами, судебными инстанциями и иными государственными структурами, с целью организации наиболее эффективной работы всем работникам фирмы предоставлено право заверения копий документов. Такой порядок заверения копий документов не противоречит закону (Постановление ФАС Дальневосточного округа от 02.02.2011 N Ф03-10026/2010 по делу N А51-10967/2010).

Закон не содержит обязательного требования заверения печатью организации отдельно каждого листа, представленного в пакете прошитых и скрепленных печатью документов. В деле о взыскании задолженности за поставленный товар суд признал допустимыми доказательствами копии товарных накладных и счетов-фактур, прошитых и скрепленных печатью вместе (Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 26.08.2011 по делу N А10-41/2011). Копии документов могут заверять и государственные органы в пределах своей компетенции для выполнения возложенных на них задач. Такие копии могут быть представлены в качестве доказательств в суде. Например, распечатки сообщений электронной почты, информации с жестких дисков и иных носителей, заверенные антимонопольным органом, который получил эти материалы в ходе проведенной им проверки, являются надлежащими доказательствами по делам о нарушении антимонопольного законодательства (Постановление Президиума ВАС РФ от 12.11.2013 N 18002/12 по делу N А47-7950/2011).

При рассмотрении дел в порядке упрощенного производства действуют общие правила представления письменных доказательств в виде подлинников или надлежаще заверенных копий, выписок из документов (Постановление Пленума ВАС РФ от 08.10.2012 N 62 «О некоторых вопросах рассмотрения арбитражными судами дел в порядке упрощенного производства»). Необходимо учитывать, что если для обычного судебного разбирательства на стадии подачи иска можно приложить простые копии доказательств по делу или даже не все доказательства сразу раскрыть, то для упрощенного производства это не подходит. Поскольку особенность данной судебной процедуры состоит в принятии решения без вызова сторон на основании документов, своевременное представление надлежащим образом заверенных копий является принципиально важным.

Участники гражданского оборота при использовании судебных актов в исполнительном производстве, в деле о банкротстве и в иных случаях должны иметь на руках их надлежащим образом заверенные копии с подписью судьи и гербовой печатью. Перечень требований к заверению копий судебных актов (от прошивания и места наклеивания наклейки до проставления подписи и гербовой печати суда) предусмотрены в п. 10 раздела II Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации (первой, апелляционной и кассационной инстанций), утв. Постановлением Пленума ВАС РФ от 25.12.2013 N 100.

В противном случае они рискуют получить отрицательный результат. Так, к примеру, арбитражный суд не может установить размер требований конкурсного кредитора к должнику на основании не заверенных надлежащим образом копий актов суда общей юрисдикции (Постановление Президиума ВАС РФ от 22.11.2005 N 10161/05 по делу N А55-13072/04-38).

В Постановлении Пленума ВАС РФ от 08.10.2012 N 61 «Об обеспечении гласности в арбитражном процессе» в отношении дел, касающихся государственной тайны, указано, что при представлении лицами, участвующими в деле, копий документов суд проверяет, заверены ли они надлежащим образом в соответствии с требованиями ч. 8 ст. 75 АПК РФ (п. 16.1).

Нотариальное заверение копий

Нотариальное заверение копии документа является обязательным в случаях, прямо предусмотренных законом (например для представления интересов в суде, в Росреестре и др.). Если на законодательном уровне не установлено, что копии документов должны быть удостоверены нотариусом или иным государственным органом, организация вправе самостоятельно заверить копии необходимых документов. Нотариус удостоверяет копии документов в соответствии с Методическими рекомендациями по свидетельствованию верности копий документов и выписок из них, утв. решением Правления ФНП от 25.04.2016, протокол N 04/16.

В отличие от обычного заверения копий для нотариуса не имеет значения тот факт, является ли заявитель владельцем соответствующего подлинника или нет. Перед выполнением нотариального действия он обязан установить личность заявителя (п. 2.1 названных Рекомендаций).

Нотариус не станет заверять копию биометрического загранпаспорта гражданина, который является технически сложным документом, включающим заламинированные страницы, содержащие скрытую информацию в электронном виде, что не позволяет нотариусу сделать однозначный вывод об отсутствии признаков подделки документа и свидетельствовать верность его копии (Определение Московского городского суда от 26.12.2011 по делу N 33-40341).

Нотариально заверенная копия по своей юридической силе более значима. Особенностью любых нотариальных документов, в том числе нотариальных копий, является то, что обстоятельства, подтвержденные нотариусом при совершении нотариального действия, не требуют доказывания, если подлинность нотариально оформленного документа не опровергнута путем подачи заявления о подложности доказательств или не установлено существенное нарушение порядка совершения нотариального действия, и нотариальный акт был отменен (п. 5 ст. 61, ст. 186 ГПК РФ, п. 5 ст. 69, ст. 161 АПК РФ).

Предоставлений копий участникам / акционерам общества

Помимо предоставления документов в суд, необходимость предоставления копий документов имеется и в случае раскрытия информации обществу своему участнику или акционеру. В п. 9 информационного письма Президиума ВАС РФ от 18.01.2011 N 144 «О некоторых вопросах практики рассмотрения арбитражными судами споров о предоставлении информации участникам хозяйственных обществ» предусмотрено, что если участник обратился с требованием к обществу о предоставлении заверенных копий документов, то исполнение обществом обязанности по предоставлению участнику информации может считаться надлежащим только при условии, что копии таких документов заверены должностным лицом общества, полномочия которого вытекают из устава общества, его внутренних документов, или лицом, полномочия которого на заверение копий документов общества явствуют из обстановки, в которой такое лицо действует (например, сотрудником общества, присутствующим при ознакомлении участника с документами) в установленном порядке с проставлением печати общества, либо верность копий документов засвидетельствована нотариусом.

В случае предоставления информации в виде копий, записанных на компьютерные носители данных, удостоверение подлинности документа может быть осуществлено с использованием электронной цифровой подписи. Если у общества отсутствует электронная цифровая подпись, оно может предоставить участнику информацию в электронном виде без соответствующего удостоверения подлинности либо, если участник настаивает на предоставлении информации с удостоверением ее подлинности, в виде документа на бумажном носителе, заверенного надлежащим образом.

(Бычков А.И.) (Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2017)

Заверить документы в арбитражный суд