Оглавление:

Служебная записка: назначение, форма, функции

Служебной запиской (далее по тексту — СЗ) называют вид документа, который представляет собой переписку, служащую для создания условий постоянной коммуникации между сотрудниками или подразделениями отдельной взятой организации. Здесь сразу же важно отметить ключевой момент: и сотрудники, и подразделения, вовлечены в работу с СЗ, не состоят в прямом друг от друга подчинении.

Если говорить наиболее просто, то СЗ является письменным сообщением. Поэтому, естественно, нередко, на отосланную СЗ, автор получает ответ от своего адресата. То есть, можно говорить об истории СЗ, созданных в связи с решением конкретного вопроса.

Тематика служебных записок

Служебная записка: образец

СЗ, как и деловые письма, не имеют ограниченной тематики. Она весьма обширна, и зависит от деятельности структуры или учреждения. Например, спектр работы конкретного министерства очень широк, что имеет отражение в штате сотрудников. СЗ будут существенно облегчать решение тех или иных вопросов. СЗ бывают:

  • информационными;
  • запросами;
  • напоминанием;
  • предложением etc.

По своему характеру СЗ может быть:

  1. информационной (извещение, объявление, сопровождение иного сообщения, инструкции);
  2. инициативной (извещение, запрос);
  3. отчетной.

В СЗ может быть умещена просьба или предложение. На самом деле это случается часто, поскольку просьба и предложение нередко бывают главной мотивацией создания СЗ.

Если взглянуть на суть СЗ, то окажется, что она в некотором роде является аналогом сообщения речевого. Но изюминка в том, что СЗ обладает неоспоримыми преимуществами. А потому ее популярность очень высока, особенно, если говорить о функции координации, которая помогает взаимодействовать разным подразделениям конкретного учреждения. Отметим эти преимущества:

  1. СЗ составляют в письменном виде;
  2. пользоваться СЗ может и получатель, и автор;
  3. СЗ имеет ссылку на номер предыдущей записки, что удобно и для автора, и для получателя, поскольку позволяет напомнить дату, указать на персональную ответственность, сроки выполнения заданий;
  4. СЗ можно передавать одновременно нескольким адресатам.

Написание СЗ предусматривает соблюдение конкретной иерархии, которая присуща каждой организации. Рассмотрим пример: сотрудник отдела кадров нуждается в информации юрисконсульта. В данном случае в переписку, осуществляемую путем СЗ, будут вовлечены начальники отдела кадров и юридического отдела. Составлением и отслеживанием СЗ будет заниматься тот, кому необходима конкретная информация, но подпись на них будет принадлежать руководителю.

В случае с написанием СЗ генеральному директору, подпись будет принадлежать начальнику того подразделения, в котором работает инициатор переписки. Существует понятие связи между сотрудниками учреждения на т.н. горизонтальном уровне. То есть, автором текста является, к примеру, руководитель одного подразделения, а адресатом – руководитель второго. Такую связь будет обеспечивать СЗ.

Но есть еще и понятие докладной записки, которая относится к виду СЗ. Данный документ адресуется руководству, которое стоит выше автора текста докладной СЗ. Такими лицами могут быть руководители или директор. Докладная записка, как правило, содержит изложение конкретного вопроса, выводы по нем и предложения по решению задачи. В таком случае, получатель, например – директор, должен поставить на документе свою резолюцию, а также дату и подпись.

Служебная записка может быть любой тематики

СЗ – это документ, а потому ей свойственный официально-деловой стиль. Нередко бланк СЗ определен и утвержден инструкцией по делопроизводству. Тогда он имеет конкретную форму, должен иметь следующие реквизиты: наименование организации, указание вида документа (в нашем случае – СЗ), далее идет обозначение кому и от кого, после – тема, номер и дата.

После, когда СЗ уже составлена, и на ней стоит автограф автора, ее следует определить на регистрацию. Для этой цели предвиден один реестр (в который, кроме СЗ, входят также докладные и объяснительные). Несколько слов о регистрации СЗ. Поток подобных документов, имеющих порядковые номера, нередко бывает огромным, а потому предвидены дополнительные буквенные индексы. В нашем случае – СЗ.

Остановимся на структуре СЗ. Фактически, серьезных отклонений от того изложения, которое предусмотрено в деловом письме, нет. Нельзя не отметить, что записки можно составлять в произвольной форме, но все же некоторые элементы будут оставаться обязательными. СЗ делим на три части:

  1. Здесь в обязательном порядке должны быть вписаны мотивы составления СЗ, также – ссылки на события или факты, другие аргументы, например, решения. То есть, в данной части автор СЗ должен показать, почему он решил составить данный текст.
  2. Эта часть содержит просьбы, здесь приводятся определенные выводы, автор предлагает возможные решения конкретного вопроса или ситуации.
  3. В заключении автор СЗ формулирует ожидаемый по его мнению результат. При этом, он не обязан этого делать. Также, в зависимости от истории служебной переписки, автор в конкретной записке может констатировать личное отклонение от конкретного предложения или просьбы.

В целом содержание СЗ должно быть очень лаконичным, где нет месту двусмысленным предложениям, если, естественно, это не сделано автором умышленно.

СЗ и локальный нормативный акт

Инструкция по делопроизводству является локальным нормативным актом, который отражает специфику организации путем установления порядка составления и оформления документации, в нашем случае – СЗ. Дело в том, что в законодательстве РФ нет конкретных требований к составлению СЗ. А потому их форма в определенных рамках является произвольной.

Практика создания учрежденнием интрукции по делопроизводству является очень важным сегментом в создании оптимальным условий работы всего персонала. Обозначение конкретных правил всегда способствует более корректному общению. В локальном нормативном акте, посвященном делопроизводству, важно конкретизировать информацию и параметры:

  • всех видов записок, которые создаются в пределах организации или учреждения, и служат инструментом информационного обмена для подразделений, ведомств, а также конкретных должностных лиц и работников;
  • их составления. Речь идет о сугубо техническом вопросе: использовать для этого бумажный носитель или электронную форму;
  • структуры и содержания текста. Естественно, могут быть предвидены некоторые особенности, касающиеся СЗ объяснительной, докладной, пояснительной или аналитической;
    реквизитов и их оформления;
  • порядка регистрации. Здесь также могут быть нюансы, касающиеся каждого вида СЗ;
    сроков сохранения. Определяются конкретно для каждого вида записок

Виды и функции СЗ

Служебная записка носит информационно-справочный характер

Внутренняя СЗ имеет смысл в тех случаях, когда вопрос нельзя решить устно, или когда письменное сообщение будет способствовать мотивации для решения задачи. Поэтому СЗ может быть объяснительной или докладной. Но на этом спектр назначения не исчерпывается. Ведь очень частыми бывают также аналитические и пояснительные СЗ.

Рассмотрим особенности аналитической, докладной, пояснительной и объяснительной СЗ. Все они являются документами информационно-справочного характера. Их назначение – решение оперативных вопросов, которые возникают в ходе управленческой деятельности. Таким образом, СЗ являются отражением способности учреждения решать ежедневные локальные задачи. СЗ обеспечивают:

  1. обмен оперативной информацией между конкретными ведомствами или подразделениями одной структуры. Также СЗ обеспечивают поступление информации между главной организацией и ее структурами, которые функционируют обособленно;
  2. обмен оперативной информацией между вышестоящим учреждением или организацией и подведомственными предприятиями;
  3. информацию бухгалтерской отчетности компании. В таком случае говорят о пояснительной записке к бухгалтерской отчетности. Данной информацией могут пользоваться (или она может быть полезной) все внутренние и внешние пользователи, среди которых и налоговые органы, банки, органы статистики акционеры и др

Важно помнить, что СЗ – это документация информационно-справочного характера, а поэтому она имеет вспомогательную функцию, если сравнивать с документацией организационно-распорядительного назначения. Это касается все видов СЗ. Поэтому в данной документации не стоит искать:

  1. распоряжений;
  2. обязательств;
    инициатив по определенным решениям управленческого характера;
  3. помощи в выборе конкретного способа управленческого воздействия.

СЗ – это документ, который принимают к сведению, но не больше. Тем не менее, как мы писали выше, сотрудник учреждения имеет право (и даже обязан) предлагать в тексте СЗ пути решения задачи, но эти предложения могут остаться лишь принятыми к сведению.

Служебная записка является важным вспомогательным инструментом, позволяющим поддерживать постоянный контакт между работниками масштабных учреждений и компаний. Успех бизнес-структуры или крупного государственного учреждения нередко зависит от интенсивности коммуникации внутри системы и между подразделениями.

Эта задача выполняется за счет контакта с помощью СЗ. Кроме сугубо практичного значения, наличие этого документа в работе конкретного работника, будет свидетельствовать о его навыках и высокой культуре деловых отношений.

Офисный документооборот — служебная записка: что представляет собой документ и как оформляется. Об этом — в видеоматериале:

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Что это такое — служебная записка? Как оформляется этот документ по ГОСТу?

Редкий производственный процесс протекает без накладок.

С целью их скорейшей ликвидации в организации должна быть налажена система передачи информации от отдела к отделу и по вертикали.

Одно из таких средств коммуникации – это служебная записка.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Смотрите так же:  Образец заявление о назначении пособия при рождении ребенка образец

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (812) 332-54-12 . Это быстро и бесплатно !

Определение термина: что это такое?

Служебная записка или «служебка» — это информационно-справочный документ, содержащий просьбу или предложения по поводу возникших производственных трудностей и адресованный другим сотрудникам учреждения на горизонтальном уровне.

Главная его черта в том, что он не только кратко информирует о возникновении проблемы, но и содержит план мероприятий по ее устранению.

Регламентирующий документ

Основные правила по оформлению и составлению различных записок организации (в том числе, и служебных) указаны в ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации». Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов». Наиболее важные моменты отражены в его следующих частях:

  • раздел 4 — требования к используемым бланкам (формат, цветность и поля).
  • Раздел 2 — реквизиты (перечень и порядок указания на бланке).
  • П. 3.20 — требования к оформлению табличной информации.
  • П. 3.17 — требования к исполнению резолюции как итога рассмотрения служебной записки и принятия на ее основании решения руководством организации.

Когда и для каких целей составляются служебные записки?

Причем факт этого оповещения при составлении записки будет официально подтвержден, если соблюсти правила составления и регистрации документа (о чем будет сказано ниже).

Несмотря на то, что служебная записка предназначена для конкретной цели — устранения неполадок в рабочем процессе, по своему исполнению она может быть:

  1. аналитической (содержит анализ сложившейся ситуации);
  2. докладной (извещает о возникших трудностях);
  3. объяснительной (раскрывает взгляд специалиста на причины проблемы);
  4. пояснительной (в которой изложены нюансы производственного процесса, знание которых необходимо для оперативного и качественного разрешения затруднений).

Чаще всего служебные записки применяются как форма общения между отделами одной организации как способ горизонтальной коммуникации. Гораздо реже подобные документы направляются в адрес сторонних организаций, в этом случае документ называется внешней служебной запиской.

Отличительные характеристики

Основная черта служебных записок в том, что они не только информируют о проблеме, но и содержат просьбу ее разрешить и соответствующие предложения в этом направлении.

Чем она похожа на докладную?

По сути, разница между этими двумя видами записок несущественная. Несколько отличающие их моменты можно отобразить следующим образом:

  • докладная — это своего рода отчет о выполнении предписанного поручения, она составляется подчиненными в адрес руководства.
  • Другое назначение докладных — проинформировать руководство о возникших трудностях непроизводственного (!) характера (прогул сотрудника, несоответствие занимаемой должности и пр.). В этих случаях руководство нередко прибегает к наложению дисциплинарного взыскания.

Отличия от объяснительной

Данный вид внутренних записок имеет много общего с докладными, а на практике мало чем отличается от служебных записок. Можно выделить такие отличительные характеристики объяснительных:

  • они адресованы руководству организации от имени их починенного.
  • Как правило, указывают на причину, по которой данным лицом была нарушена трудовая дисциплина или вмененные ему обязанности не были выполнена вовремя или надлежащим образом.
  • Часто является поводом для дисциплинарного взыскания.

Кто ее подает на работе?

Составлять служебную записку всегда должен сотрудник, непосредственно заинтересованный в скорейшем устранении производственных неполадок.

Правила написания и оформления по ГОСТу

Каждый сотрудник должен знать как грамотно составить, оформить и пустить в дело составленную им служебную записку. Краткая инструкция сводится к следующим правилам:

  1. так как установленной формы документ не имеет, то составляется он в произвольном (но всегда официальном) стиле.
  2. Должно присутствовать смысловое и логическое разделение изложенного в записке материала на части: описание проблемы, анализ ситуации просьба об ее нормализации, выводы и предложения по сути вопроса;
  3. Составленный документ заверяется собственноручной подписью составившего ее сотрудника, а также могут присутствовать визы всех заинтересованных лиц;
  4. При функционировании в организации электронного документооборота заверять документ нужно личной электронно-цифровой подписью;
  5. Чтобы иметь возможность сослаться на данную служебную записку в случае спорной ситуации, она должна быть зарегистрирована в секретариате учреждения с присвоением порядкового номера и внесением его в журнал регистрации служебных записок.
  6. Для большей надежности рекомендуется отдавать на регистрацию две копии записки, одна из которых уйдет к адресату, а вторая с указанием номера и датой регистрации останется у составителя.

Ниже пример документа:

Резюмируя все выше сказанное, можно сделать вывод, что служебная записка — это очень важный момент внутреннего документооборота, который позволяет оперативно решать производственные трудности.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

Служебная и докладная записка — в чем разница между ними

Среди разнообразных видов делового общения важной частью офисной жизни является переписка. Ее главный инструмент – это всем известные служебные записки, которые, в зависимости от содержания, бывают объяснительными, докладными и пр.

Что такое служебная записка и зачем она нужна?

По своему назначению, служебная записка — это информационное сообщение, адресованное сотрудникам своего или других отделов, руководству отделов, фирмы, подразделений, филиалов. Список тем, освещаемых в таких документах, довольно широк. В служебных записках информируется об основных событиях в жизни компании, о выполнении текущих работ, сложившихся нестандартных ситуациях, содержатся жалобы и пути решения разнообразных производственных проблем.

Основная цель такого рода общения – согласование самых разных рабочих вопросов в тех случаях, когда устное решение невозможно по каким-либо причинам. Служебная записка может использоваться и руководством для составления распоряжений, которые, в отличие от приказов, имеют более неформальный характер.

Пример служебной записки

Виды и назначение докладных записок

Докладная записка – это наиболее популярный вид служебных записок, адресованный руководителю предприятия, главному бухгалтеру или любому другому вышестоящему сотруднику. Главное назначение докладной – информирование вышестоящих лиц о какой-либо ситуации, выполнении работ, а также составление рекомендаций по решению (устранению) проблемы и пр. Докладная записка, в отличие от служебной, всегда направляется вышестоящему звену и имеет юридическую силу.

Наиболее распространенным видом докладных записок являются отчетные, информирующие руководство о выполнении планов, ходе текущих работ и т.д. Реже составляются докладные, сообщающие о какой-либо внеплановой ситуации, требующей реагирования со стороны вышестоящего руководства. Спектр вопросов таких докладных довольно широк: от информации, касающейся основной отраслевой деятельности предприятия, до жалоб на организацию условий труда и докладов о несоблюдении трудовой и финансовой дисциплины, служебного поведения и т.д.

Докладная записка — пример

Составляем правильно служебную записку

Структура служебной записки предполагает обязательное наличие таких элементов:

  • «Шапки» с указанием организации, ФИО и должности адресата, ФИО и должности составителя.
  • Текстового блока, состоящего из названия документа («Служебная записка») и краткого изложения ситуации, каких-либо действий, просьб.
  • Даты и подписи составителя (в одной строке слева направо указывается дата, подпись и ФИО составителя).

Также в служебной записке может быть указан регистрационный номер, если по правилам предприятия она регистрируется в журнале. Важно отметить, что, поскольку служебные записки используются только внутри организации, то наличие бланков не является обязательным условием, если только этого не требуют правила предприятия. В то же время, некоторые предприятия имеют свой бланк с логотипом, разработанный специально для ведения служебной переписки.

Как составить докладную записку?

Докладная записка по своей структуре похожа на служебную. Главным ее отличием является адресат: если в служебной записке информация может быть направлена любому другому сотруднику, то в докладной сообщение адресуется вышестоящему должностному лицу.

А вот при составлении внешней докладной записки, которая адресуется сотрудникам других организаций, правила более строгие:

  • Документ составляется на фирменном бланке организации.
  • Записка регистрируется в книге исходящих писем компании, при этом присвоенный регистрационный номер указывается в шапке записки. Также, при получении записки, она регистрируется как входящий документ в организации адресата.
  • Внешняя записка подписывается, как правила, руководителем фирмы или его заместителем. При отправке также могут потребоваться подписи начальников других отделов.
  • Дата составления записки является датой ее подписания и отправки.
  • Если записка сопровождается документальными приложениями, то в текстовой ее части составляется список прилагаемых документов.

Текстовая часть докладной записки зависит от ее назначения:

  1. Отчетная докладная должна содержать информацию о ходе работ, выполнении сроков, описание текущих проблем и т.д. Такой отчет позволяет начальнику вовремя заметить недостатки в работе и устранить их.
  2. Докладная записка, информирующая о конкретной ситуации, состоит из подробного описания проблемы и предложений по ее улучшению (устранению). На практике довольно часто подобные документы посвящены жалобам на нарушения сотрудниками трудовой дисциплины и носят негативный характер, поэтому в изложении информации важно опустить эмоциональную составляющую и придерживаться сути.

Служебная записка или докладная: так в чем же разница?

Как видим, служебная и докладная записки имеют много общих черт. Так, оба варианта используются для делового общения, имеют похожую структуру оформления. В то же время, есть и ряд отличий:

  1. Служебная записка адресуется сотрудникам разного ранга внутри предприятия, тогда как докладная составляется только в адрес вышестоящего звена (своей или сторонней компании).
  2. Служебная записка является внутренним документом, тогда как докладная может использоваться во внешней переписке с другими юридическими лицами.
  3. Служебная записка, в отличие от докладной, юридической силы не имеет.
  4. Поскольку служебная записка используется внутри предприятия, она может быть составлена на обычном листе бумаги. По такому же принципу оформляется и внутренняя докладная, если она используется внутри компании. В то же время, если докладная направляется в другую организацию, то при ее составлении используется фирменный бланк, регистрационный номер и другие обязательные элементы официальной переписки.

Что такое служебная записка и для чего она нужна

Большинство людей совершеннолетнего возраста являются работниками в той или иной организации. Люди обращаются к начальству с просьбами или пожеланиями через заявления или служебные записки. Опишем процесс составления и передачи документов для руководителя.

Смотрите так же:  Марина станиславовна адвокат

Для начала необходимо разобраться в том, что собой представляет служебная записка. Это документ, который является внутренним или внешним, в зависимости от функций и адресата. Такая служебная записка чаще всего адресована вышестоящему лицу от его подчиненных и является своего рода просьбой, замечанием или предложением.

В зависимости от смысла служебной записки она может быть докладной, объяснительной, пояснительной или аналитической.

В этом документе чаще всего освещаются технические или хозяйственные проблемы, дается описание спорных ситуаций или предоставляется объяснение, которое требует от вас начальство. Главное отличие служебной записки состоит в том, что в ней не только оговаривается суть проблемы, но дано также ее подробное описание, а иногда — пути решения.

Служебная и докладная: сходства и различия

Некоторые работники путают докладную и служебную записки, и это неспроста. Сходство есть, однако имеются и различия. Давайте в этом разберемся. Итак, смысл и той, и другой записки состоит в том, чтобы сообщить начальству о каком-либо сбое в работе. Однако в докладной чаще всего сообщается о проблеме, а в служебной записке есть еще и просьба ее устранить, а иногда указываются и пути решения той или иной проблемы.

Составление служебных записок для начальства

Чаще всего такие документы направляются именно руководству. Это связано с тем, что служебная записка – это документ, в котором сообщаются какие-либо внутренние проблемы. Пример служебной записки нигде не прописан, образца текста нет, поэтому их составляют в произвольной форме. Самое главное — описать суть проблемы и предлагаемые пути ее решения. На что еще следует обратить внимание, так это на то, чтобы ваша служебная записка была зарегистрирована в организации. Таким образом можно точно удостовериться, что она дойдет до начальства.

Однако ситуации бывают разными. Представьте себе, что вы пишете служебную записку не о поломке техники, а, например, о сотруднике вашей компании, который в чем-то провинился. Ситуации бывают разными. Ваша служебная записка может быть просто «потеряна». Чтобы такого не случилось, вы можете подстраховаться. Составьте служебную записку в двух экземплярах. Отдайте их на регистрацию секретарю и попросите на вашем экземпляре написать, что записка зарегистрирована по такому-то номеру, такой-то датой и принята к рассмотрению. Таким образом, даже если ваша жалоба «не дойдет» до начальства по каким-либо причинам, у вас есть подтверждение и ее текст.

Обмен служебными записками между обособленными подразделениями

Иногда служебные записки служат средством общения между обособленными подразделениями одной и той же фирмы. Составление такого документа для другого подразделения ничем не отличается от записки для руководства. Единственное отличие, которое есть, – это то, что необходимо указать сами подразделения, можно также указать и адрес. В этом случае служебная записка все равно является внутренним документом.

Шапку служебной записки надо оформлять по образцу заявления, которое пишется на имя руководителя. Далее пишется сам текст, в котором поясняются все проблемы конкретного подразделения. Желательно описать не только суть проблемы, но и подробно все нюансы. Также можно предложить способы ее решения.

Обязательно должны быть указаны реквизиты документа: дата и номер. Это нужно для того, чтобы он стал официальным.

Служебные записки в другую организацию

Однако иногда бывает, что она выступает в роли внешнего документа. Довольно распространенный случай написания служебной записки – для другой организации. Таким образом компании обмениваются необходимой информацией. Также в этом случае служебная записка является документальным подтверждением претензии или просьбы.

Такие записки оформляются также в произвольном виде. К ним могут прилагаться ксерокопии необходимых документов. Чаще всего такие записки оформляются на имя директора одной фирмы от главы другой. В случае переговоров с контрагентом обязательно надо оформить два экземпляра служебной записки. Второй экземпляр с печатью, подписью и регистрационным номером надо забрать себе и хранить этот документ до тех пор, пока проблема не решится.

В случае написания служебной записки для другой организации вы можете в ответ получить такое же письмо. В этом ничего страшного нет. Возможно, руководство не совсем поняло проблему или просьбу, а может быть, просто решило предложить свой вариант развития дальнейших действий. Такую записку вы должны также зарегистрировать и отреагировать на нее или действием, или ответом на просьбу. Поэтому общение организаций через служебные записки может продолжаться довольно долго.

Как правильно оформить служебную записку

Начинается документ с наименования организации и данных человека, которому она предназначается, далее указываются собственные данные. Слова «Служебная записка» пишутся посередине. Далее с красной строки начинается текст. Как было указано ранее, он пишется в произвольной форме. В конце указывается дата и ставится подпись с расшифровкой.

Если текст служебной записки большой, его разделяют на несколько абзацев. В первом из них идет описание проблемы. Во втором излагается сама просьба. В случае если просьба коллективная, в третьем абзаце можно указать отдел и фамилии тех работников, которые ее написали. В этом случае подпись на служебной записке ставится начальником отдела. Отдельно можно приложить листок с подписью всех работников.

Служебная записка пишется на листе формата А4, как и любое заявление. Подпись должна быть собственноручной, а не факсимильной. Также желательно служебную записку оформить со своим порядковым номером и датой ее составления. Ее можно напечатать и на компьютере, но даже в этом случае подпись должна быть личной.

Отправка документа посредством электронной связи

Нередки случаи, когда в организации ведется электронный документооборот, и все просьбы и записки необходимо отправлять именно по Интернету или внутренней сети. В этом случае пугаться не надо, в этом ничего страшного нет. Однако для этого желательно иметь личную электронно-цифровую подпись, чтобы можно было подтвердить свою просьбу.

Или же можно написать служебную записку на листе бумаги, подписать ее и отсканировать. Электронную версию отправляете на необходимый адрес и ждете ответа.

Всегда ли нужно оформлять свое предложение письменно

Зачастую встает вопрос: а можно ли обратиться к руководству предприятия в устной форме? Ответ очень прост: обратиться устно всегда можно, но даст ли это какие-то результаты, неизвестно. Письменное же сообщение всегда является официальным документом, независимо от его содержания и адресата. А вот устное сообщение – это просто слова, на которые может и не быть ответа.

Поэтому можно посоветовать все предложения, объяснения и пояснения для начальства оформлять исключительно на бумаге. Иначе просто можно не получить ответной реакции на свою просьбу или предложение.

Служебная записка

Служебная записка относится к одному из наиболее распространенных и востребованных способов взаимодействия руководителя компании и ее сотрудников.

Что такое служебная записка?

Это внутренний документ, при помощи которого можно:

  • быстро и эффективно решить текущие производственные задачи;
  • уведомить должностное лицо о существующих проблемах;
  • внести предложения о разрешении конфликтной ситуации;
  • согласовывать намеченные действия;
  • запросить нужную информацию или получить инструкцию;
  • сопроводить иное сообщение;
  • списать денежные средства;
  • сделать необходимое объявление.

Благодаря служебной записке должностное лицо сможет показать, что возникшая ситуация находится под его непосредственным контролем

Пример служебной записки

В тексте этого документа, составленного на стандартном листе формата А4, указывается информация о целях, оформленная в виде просьбы, заявки или предложения. Это может быть связано с проведением встреч, перемещением, поощрением или наказанием персонала, изменением в корпоративной культуре фирмы.

Подписывается этот внутренний документ руководителем подразделения, его заместителем или любым иным уполномоченным должностным лицом. С этого момента он вступает в силу до момента удовлетворения просьбы или отказа в этом.

Жестких требований к составлению и оформлению служебных записок законодательство не устанавливает.

Порядок оформления каждая компания диктует самостоятельно с учетом специфики деятельности, закрепляя его в таком локальном нормативном акте, как инструкция по делопроизводству.

Различия служебной записки, докладной и объяснительной

Некоторые должностные лица путают служебную с докладной запиской. Несмотря на их сходство, эти два документа отличаются друг от друга. Если в докладной руководство компании ставится в известность о том, что на том или ином участке существует проблема или сбой в работе, то в служебной не только приводится этот факт, но еще излагаются варианты решения возникшей проблемы.

Также чем-то похожа на докладную объяснительная записка, только ее чаще всего пишут подчиненные на имя своих вышестоящих руководителей. Этот внутренний документ используется для объяснения причин происшествия, описания предпринятых действий и обстоятельств произошедшего.

В некоторых случаях закон обязывает работодателя взять у работника объяснение при нарушении им трудовой дисциплины или нанесении материального вреда имуществу предприятия.

Как написать служебную записку?

Ее текст зависит от того, с какой целью она была написана. В начале документа указывается наименование компании и данные руководителя, которому она направляется. После этого составитель указывает собственные данные. Внизу с новой строки в произвольной форме излагается суть проблемы.

Если текст большой, он должен быть разделен на несколько абзацев. В первом описывается проблема, а во втором указывается просьба или предложение. Если просьба исходит от коллектива, в третьем абзаце указывается место их работы (цех, отдел, бригада) и фамилии работников, составивших документ. Свою подпись с расшифровкой ставит руководитель подразделения, а подписи остальных сотрудников могут быть приложены на отдельном листе. В конце документа проставляется дата составления.

Подпись должна быть собственноручной, а не отснятой на ксероксе, даже если документ напечатан на компьютере. Желательно, чтобы он имел свой порядковый номер.

О невыполнении служебных обязанностей

Случаи нарушения трудовой дисциплины могут быть установлены в процессе выполнения должностных обязанностей.

После того как указанные обстоятельства стали известны непосредственному руководителю среднего звена, он обязан сообщить об этом директору

В такой служебной записке указывается:

  • точное время и место составления, которое очень важно в случае применения в отношении сотрудника дисциплинарного и материального наказания;
  • подробное, вплоть до малейших деталей, описание нарушенных работником обязанностей, с учетом конкретных действий или бездействия. Обязательно делается ссылка на раздел или пункт нарушенной должностной инструкции;
  • перечень свидетелей произошедшего, у которых нужно взять объяснения.
Смотрите так же:  Когда увеличится госпошлина на загранпаспорт

Чем точнее и правильнее был составлен документ, тем справедливее будет решение нанимателя.

На командировку

Оформить служебную записку о направлении в командировку достаточно просто. В ней указывается:

  • информация о работнике, которого направляют в командировку;
  • место, куда сотрудник будет отправлен, и выполняемые им в это время функции;
  • срок работы;
  • подпись руководителя и дата составления;

В конце документа руководитель компании накладывает свою резолюцию

На основании такой служебной записки работника за хорошую и качественную работу могут материально поощрить. Составить такой документ вправе:

  • руководитель подразделения, в котором работает сотрудник, претендующий на получение премиальных доплат;
  • совет бригады;
  • профсоюз, членом которого является сотрудник.

В служебной записке такого типа нужно указать:

  • полные данные и должность руководителя, который вправе издать приказ о поощрении сотрудника;
  • должность и ФИО должностного лица, составившего документ;
  • просьба о премировании конкретного работника или нескольких человек. В обязательном порядке указывается причина премиальных доплат, их размер и время (число и месяц) выплаты;
  • полная информация о работнике (его должность и ФИО без сокращений);
  • дата подписания служебной записки (день, месяц и год);
  • подпись составителя документа.

Для получения премиальных выплат на основании служебной записки необходимо пройти несколько этапов:

  • подписанный документ отправляют в канцелярию или отдел, отвечающий за внутренний документооборот. Там бумагу регистрируют и присваивают ей индивидуальный номер. После этого ее направляют для рассмотрения руководителю;
  • документ о начислении премии рассматривает ответственный руководитель компании. Он принимает решение о выплате или об отказе. Решение оформляют в письменном виде, после чего его направляют в отдел по работе с кадрами;
  • сотрудники отдела кадров готовят приказ о поощрении работника. Основанием для выплаты будет служебная записка;
  • на последнем этапе приказ отправляют в бухгалтерию, которая производит начисление.

Для того, чтобы правильно оформить эту бумагу, следует обратиться за помощью к опытным юристам компании Правовед.ру. Они проанализируют ситуацию и помогут подготовить именно тот вид документа, который необходим в вашей ситуации.

Юрист по трудовому праву

Подана служебная записка директору колледжа на недобросовестно выполненные работы по ремонту музыкальных инструментов. Качество и количество работ не соответствует смете. Служебная записка зарегестрирована. В течение какого времени директор должен отреагировать и провести работу по этой записке. Каким законом или статьями эти сроки определены?

добрый день тк рф — данный вопрос, по сроку рассмотрения записок, не урегулирован- на усмотрение директора…

Добрый день подскажите как правильно написать служебную записку на рассмотрение повышения заработной платы в связи с частыми командировками в другую область

Пишите в произвольной форме.

Кому, от кого, адрес свой укажите для ответа.

В самой записке пишите о ситуации на рабочем месте и просите добавки.

Изменение определенных сторонами условий трудового

договора, в том числе перевод на другую работу, допускается только по
соглашению сторон трудового договора, за исключением случаев, предусмотренных
настоящим Кодексом. Соглашение об изменении определенных сторонами условий
трудового договора заключается в письменной форме.

Образец. В Железнодорожный районный суд

г. Новосибирска
(630132, г. Новосибирск,
ул. Железнодорожная, 4/1)
Истец: ФИО, адрес, телефон
Ответчик: ФИО, адрес, телефон
Третьи лица: 1. ФИО, адрес, телефон
2. ФИО, адрес, телефон

ИСКОВОЕ ЗАЯВЛЕНИЕ
(о признании утратившим право пользования жилым помещением)

Иск не подлежит оценке
Госпошлина: 200 руб. 00 коп.
С 19 февраля 1992 года на праве соцнайма мне принадлежит квартира № _ дома № _ по ул. ____________ в г. Новосибирске (далее: спорная квартира).
Я, ответчик и третьи лица всей семьей вселились в спорную квартиру в феврале 1992 года на основании постановления Центрального РИКа от __________ 1992 года № ___, как это следует из ордера на вселение. Формально, по домовой книге, нанимателем спорной квартиры значится ответчик __ В.И. (мой бывший муж и отец третьих лиц __ В.В. и __ Д.В.). Договор соцнайма в письменной форме не заключен, однако факт его наличия подтверждается прилагаемыми к настоящему исковому заявлению копией ордера № __________ и выпиской из домовой книги.
В августе 1997 года ответчик __ В.И., в связи с фактическим распадом нашей семьи и созданием им новой семьи, выехал из спорной квартиры на постоянное место жительства в другое место, не сообщив о своем местонахождении. Наш брак был расторгнут решением Мирового судьи 3 судебного участка Железнодорожного района г. Новосибирска _____________ года (вступило в законную силу ___________ года, прилагается к настоящему исковому заявлению).
Со времени выезда из спорной квартиры (более тринадцати лет!) ответчик не оплачивал и не оплачивает жилищно-коммунальные услуги, намерений пользоваться квартирой не выражал и не выражает, вселяться в квартиру никогда не пытался. Сведений о своем пребывании, равно, как и телефонов для связи с ним, ответчик не сообщает ни мне, ни детям.
Вместе со мной в квартире с 1992 года проживают и зарегистрированы третьи лица __ В.В. и __ Д.В.
Ответчик также до настоящего времени состоит на регистрационном учете в спорной квартире. Данный факт подтверждается выпиской из домовой книги, прилагаемой к настоящему исковому заявлению.
Часть вторая статьи 69 Жилищного кодекса РФ предусматривает равные права нанимателя и членов его семьи по договору социального найма жилого помещения и солидарную с нанимателем ответственность по обязательствам, вытекающим из договора социального найма. К числу обязательств, вытекающих из договора социального найма, относится обязанность своевременной оплаты жилищно-коммунальных услуг (п. 5 ч. 3 ст. 67 Жилищного кодекса РФ).
Ответчик ни со мной, ни с детьми фактически не общается (звонит по телефону один – два раза в год), в спорной квартире не бывает, платежи за жилищно-коммунальные услуги с августа 1997 года не вносит и не намерен этого делать, о чем мне сообщает по телефону в ответ на мои просьбы оплачивать приходящуюся на него часть платежей. Бремя оплаты фактически полностью лежит на мне. Данный факт подтверждается прилагаемой к исковому заявлению справкой об отсутствии задолженности по оплате этих услуг. Также у меня имеются все квитанции об оплате за все время, начиная с августа 1997 года, которые я представлю суду для обозрения в судебном заседании.
Факт выселения ответчика из спорной квартиры на постоянное место жительства в другое место в августе 1997 года, а также иные изложенные выше обстоятельства могут подтвердить свидетели: ___________________ (проживает в том же доме, в квартире № _), ______________ (проживает в том же доме, в квартире _).
В соответствии с ч. 3 ст. 83 Жилищного кодекса РФ, в случае выезда нанимателя и членов его семьи в другое место жительства договор социального найма жилого помещения считается расторгнутым со дня выезда. Т.о., ответчик __ В.И., добровольно выехав в августе 1997 года из спорной квартиры на постоянное место жительства в другое место, в одностороннем порядке отказался от принадлежавших ему прав и обязанностей по договору социального найма, в связи с чем утратил право пользования спорной квартирой, поскольку договор соцнайма с этого времени считается с ним расторгнутым.
В соответствии с п. 32 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 2 июля 2009 года № 14 «О некоторых вопросах, возникших в судебной практике при применении Жилищного кодекса Российской Федерации», если отсутствие в жилом помещении указанных лиц не носит временного характера, то заинтересованные лица (наймодатель, наниматель, члены семьи нанимателя) вправе потребовать в судебном порядке признания их утратившими право на жилое помещение на основании части 3 статьи 83 ЖК РФ в связи с выездом в другое место жительства и расторжения тем самым договора социального найма.
При установлении судом обстоятельств, свидетельствующих о добровольном выезде ответчика из жилого помещения в другое место жительства и об отсутствии препятствий в пользовании жилым помещением, а также о его отказе в одностороннем порядке от прав и обязанностей по договору социального найма, иск о признании его утратившим право на жилое помещение подлежит удовлетворению на основании части 3 статьи 83 ЖК РФ в связи с расторжением ответчиком в отношении себя договора социального найма.
На основании изложенного и, руководствуясь ст. 3 ГПК ПФ,
ПРОШУ:
1. Признать ФИО, ________ года рождения, утратившим право на жилое помещение – квартиру № _ дома № _ по ул. ____________ в г. Новосибирске.
2. Допросить в качестве свидетелей по делу:
________________________________
________________________________
ПРИЛОЖЕНИЕ в копиях:
1. копия искового заявления для ответчика и третьих лиц
2. квитанция об оплате госпошлины (оригинал)
3. выписка из домовой книги
4. копия ордера
5. выписка из решения о расторжении брака от ___________ года
6. справка об отсутствии задолженности по оплате жилищно-коммунальных услуг
« » ____________ 2011 года
Истица_____________________ (__ Т.Ю.)

добрый день! Мне нужно написать служебную записку что я в данный момент замещаю сотрудника который занимался совершенно другой работой, должность была Логист. И чтоб мне выплатили эти надбавки. я даже не знаю как это называется. Как мне это правильно написать?

Здравствуйте Александра, Вы верно назвали Служебной запиской документ, в котором Вам необходимо изложить обстоятельства, что «в период с___ по ____ сотрудник ______ находится в отпуске и Вам приходится выполнять не только свою работу, но и работу сотрудника ___, которая запключается в следующем __________. В связи с изложенным прошу выплатить надбавку за совмещение долности ___ сотрудника.» Вручить такую Служебную записку лучше серктарю под роспись на копии. Копию сохзраните (как доказательство в суде).

Я бы добавил еще про оформление внутреннего совмещения, только тогда у работодателя появится обязанность по оплате.

Служебная записка для чего она нужна