Оглавление:

Примерная форма приказа о порядке выдачи денежных средств под отчет (подготовлено экспертами компании «Гарант»)

Приказ
о порядке выдачи денежных средств под отчет

[ число, месяц, год ]

В целях укрепления финансовой дисциплины в [ наименование организации ], приказываю:

1. Выдачу денежных средств под отчет осуществлять на срок не более [ значение ] календарных дней при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме.

2. Установить максимальный размер подотчетных сумм, выдаваемых одному подотчетному лицу, — [ цифрами и прописью ] рублей.

3. Производить выдачу денежных средств под отчет на основании письменного заявления подотчетного лица в течение [ значение ] рабочих дней со дня представления в бухгалтерию заявления, оформленного в установленном порядке.

4. Расчеты с подотчетными лицами осуществлять через кассу организации, а также с использованием банковских карт. Предоставлять денежные средства на административно-хозяйственные расходы путем их перечисления на банковские карты. Через кассу подотчетные суммы выдавать только сотрудникам, не имеющим соответствующих банковских карт.

5. Уведомлять сотрудников о сумме аванса, назначении и сроках расходования перечисленных денежных средств в случае перечисления денежных средств под отчет на банковскую карту.

6. Обязать всех подотчетных лиц представлять в бухгалтерию авансовые отчеты не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который были выданы подотчетные суммы.

7. Установить, что окончательный расчет по авансовому отчету (погашение задолженности подотчетным лицом или организацией) осуществляется не позднее [ значение ] рабочих дней со дня предоставления авансового отчета.

8. В конце финансового года выдачу денежных средств под отчет производить на срок, чтобы обязанность по представлению авансового отчета возникла не позднее [ значение ] декабря текущего года.

9. Контроль за исполнением приказа возлагаю на [ вписать нужное ].

[ должность, подпись, инициалы, фамилия руководителя ]

С приказом ознакомлены:

[ должность, подпись, инициалы, фамилия ]

Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете приобрести документ за 54 рубля или получить полный доступ к системе ГАРАНТ бесплатно на 3 дня.

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Примерная форма приказа о порядке выдачи денежных средств под отчет

Разработана: Компания «Гарант», август 2017 г.

Приказ о выдаче подотчетных сумм

Приказ о выдаче подотчетных сумм пишется в случае, когда необходимо выдать определенную денежную сумму одному из сотрудников предприятия.

Что такое подотчетные суммы

В понятие «подотчетная сумма» входит некое количество денег, которое бухгалтерия организации по распоряжению руководства передает ответственным лицам.

Деньги могут предоставляться на самые разные цели:

  • приобретение оргтехники и канцелярских принадлежностей, бытовых товаров
  • оплату бензина
  • командировочные расходы и т.д.

Кому можно выдавать подотчетные суммы

Обычно перечень работников, которым допускается выдача подотчетных сумм, указывается в соответствующем распоряжении. Это может быть бухгалтер, водитель, секретарь, завхоз и прочие работники, в обязанности которых среди прочего входит покупка необходимых товарно-материальных ценностей, а также те, кто регулярно ездит в служебные поездки.

Для того, чтобы сотрудник предприятия мог получить необходимые средства, он должен написать специальное заявление, в котором указывается количество требуемых денег, их назначение и срок, в течение которого они будут потрачены.

Следует отметить, что одним из важнейших условий выдачи денег под отчет является отсутствие долгов по прежним подотчетным суммам.

Какую суммы можно выдавать под отчет

Руководство каждой организации самостоятельно определяет, кому, сколько и для решения каких задач выделять денег.

Однако надо помнить, что существует порог максимально допустимой суммы, которой представитель одного юр.лица может рассчитываться с работником другого юр.лица – это 100 тыс. рублей (с течением времени этот лимит может меняться).

Отчетность по потраченным деньгам

После того, как подотчетные средства будут потрачены, лицо, производившее затраты, должно отчитаться перед бухгалтерией.

Сделать это нужно не позднее чем через три дня после того дня, который указан крайним для использования денег.

Для этого к отчету о расходах должны быть прикреплены следующие документы:

  • квитанции;
  • товарные и кассовые чеки;
  • проездные билеты;
  • прочие, подтверждающие оплату бланки.

Затем все документы надлежащим образом проверяются бухгалтером.

Кто формирует приказ

Высшие должностные лица в организациях редко самостоятельно занимаются созданием разного рода бумаг. Обычно эту функцию выполняют либо секретари, либо руководители структурных подразделений, либо юристы – в зависимости от того, какой именно бланк нужно сформировать.

Приказ о подотчетных суммах обычно пишется с подачи отдела бухгалтерии либо в самом отделе, либо в секретариате.

Кто подписывает приказ о выдаче подотчетных сумм

Вне зависимости от того, кто именно занят в составлении бланка, приказ в обязательном порядке должен быть подписан директором предприятия.

Связано это с тем, что любые приказы всегда формируются от его имени (или от лица сотрудника, временно исполняющего его обязанности).

Кроме того, под документом должны расписаться и все работники, в нем указанные. Так они зафиксируют то, что ознакомились с распоряжением и готовы к его выполнению.

На что опираться при создании приказа

Приказы, издаваемые на предприятии, всегда должны на чем-то базироваться. Под этим понимается основание и обоснование, которые обязательно должны присутствовать в каждом начальственном распоряжении.

В качестве основания применяется статья закона (и конкретные его пункты), которая имеет прямое отношение к издаваемому приказу или же ссылка на внутренний документ предприятия (акт, служебную или докладную записку, какое-то положение в учетной политике и т.д.). Обоснование – это фактический повод для создания распоряжения.

Форма документа

На сегодняшний день к приказам, выпускаемым внутри коммерческих организаций, строгих требований не предъявляется. Это обозначает то, что писать их можно в свободном виде. Исключение составляют те ситуации, когда на предприятии есть свой разработанный стандарт документа – в таких случаях распоряжение директора нужно писать по его типу.

Формат документа

Приказ допустимо делать как в рукописном, так и в печатном формате – это никакого значения в определении роли законности его статуса не имеет. Единственный момент, на котором стоит заострить внимание: электронный бланк надо обязательно распечатать – для простановки подписей, без которых документ не станет действительным.

Надо ли регистрировать приказ о выдаче подотчетных сумм

Любое издаваемое в компании распоряжение нужно обязательно зафиксировать в специальном учетном журнале, который, как правило, находится у секретаря или иного работника, отвечающего за регистрацию такого рода бланков. Нужно это для того, чтобы обозначить сам факт создания приказа, а также для того, чтобы в дальнейшем при надобности документ легко можно было найти. В журнале достаточно указать название приказа, номер и дату его составления.

Правила по хранению, сроки

Все приказы, издаваемые в компании, подлежат обязательному хранению. Длительность этого периода определяется либо правилами учетной политики, установленной внутри компании, либо законодательством РФ.

После того, как данный срок окончится, приказ можно либо передать в архив, либо уничтожить (с соблюдением процедуры, также указанной в законодательстве).

Образец приказа о выдаче подотчетных сумм

Если вы прочли все вышеизложенное, значит перед вами стоит задача по формированию приказа о выдаче подотчетных сумм, с которым вы прежде не сталкивались. Ниже находится пример документа, на основе которого вам без труда удастся составить собственное распоряжение.

Вначале бланка напишите:

  • наименование организации;
  • наименование приказа;
  • его номер, дату, место составления.

После этого переходите к основному блоку. Тут укажите:

  • обоснование и основание для создания приказа;
  • на кого возлагается обязанность по выдаче подотчетных сумм;
  • максимальный размер сумм;
  • период, на который они могут выдаваться;
  • работников, которые имеют право получать в кассе необходимые денежные средства;
  • ответственное за исполнение данного приказа должностное лицо.

В заключение соберите подписи всех сотрудников, которые указаны в документе.

Выдача денежных средств под отчет

Выдача денежных средств под отчет

Похожие публикации

Подавляющее большинство расчетов между организациями происходит через банк, прямым перечислением со счета на счет. Однако это не является единственно возможным способом платежа. Некоторые ситуации предполагают расчет наличными деньгами. Оплата же товаров или услуг в интересах компании живыми деньгами всегда осуществляется через подотчетное лицо. Выдача наличных денежных средств в подотчет в свою очередь требует соблюдения определенных правил.

Порядок выдачи денежных средств в подотчет

Выдача определенной денежной суммы сотруднику для совершения наличных покупок производится, если есть приказ о выдачи денежных средств подотчет либо же нужна составленная самим работником заявка на выдачу денежных средств подотчет. Образец для данных документов законодательно не установлен, можно использовать любую свободную форму.

Интересно, что совсем недавно заявление на выдачу денежных средств подотчет являлось единственно возможным документом для обоснования в учете выданных работникам средств. Но в текущей редакции пункта 6.3 Указания ЦБР от 11 марта 2014 года № 3210-У, действующей с 19 августа 2017 года, предусмотрено, что компания или ИП-работодатель могут самостоятельно выбирать для работы один из двух выше приведенных приказа работодателя или заявления работника. Не возбраняется составлять и оба документа.

Заявление о выдаче денежных средств подотчет, образец

Заявление о выдаче денежных средств подотчет

Довожу до Вашего сведения, что в соответствии с заявками работников головного офиса составлен сводный список-заявка на приобретение канцтоваров. Стоимость данных канцтоваров составляет ориентировочно 15 000 (пятнадцать тысяч) рублей. Прошу выдать мне указанную сумму наличными из кассы сроком на три рабочих дня. Неистраченный остаток наличности обязуюсь вернуть в кассу организации.

Приложение: сводный список-заявка на приобретение канцелярских товаров.

17.09.2017 ________________ Л.Е. Иванова

Приказ о выдаче денежных средств подотчет, образец

г. Москва 18.09.2017

О выдаче подотчетных сумм на приобретение канцелярии для нужд офиса

Для осуществления закупки необходимых канцелярский принадлежностей для организации работы офиса компании ООО «Ромашка»

1. В срок не позднее 20 сентября 2017 г. выдать секретарю Ивановой Л.Е. под отчет сроком на 3 дня сумму в размере 15 000 (пятнадцать тысяч) рублей наличными на приобретение канцелярии (согласованный список-заявка прилагается). сроком на три рабочих дня.

2. В срок не позднее 20 сентября 2017 г. ознакомить Иванову Л.Е. с настоящим Приказом под подпись.

3. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на главного бухгалтера Петрову М.А.

Генеральный директор _________________________ А.П. Сидоров

Выдача денежных средств подотчет непосредственно из кассы оформляется расходно-кассовым ордером. В то же время подотчетную сумму можно перевести и на карту сотрудника с расчетного счета организации или ИП-работодателя. И тут нужно отметить, что выше упомянутое Указание ЦБР от 11 марта 2014 года № 3210-У регулирует порядок ведения кассовых операций, то есть не регламентирует основания выдача денежных средств подотчет безналичным путем. Поэтому для единообразия в ведении учета конкретный вид документа, на основании которого будут выдаваться подотчетные средства, как наличные, так и безналичные, рекомендуется утвердить, например, в специальном положении о выдачи денежных средств подотчет.

Сроки выдачи денежных средств подотчет

Сроки, на которые денежные средства выдаются подотчет, могут быть установлены самим работодателем. По прошествии установленного периода у подотчетного лица остается еще три рабочих дня, чтобы в соответствии с тем же пунктом 6.3 Указания ЦБР № 3210-У представить в бухгалтерию авансовый отчет с приложением документов о проделанных в интересах фирмы покупках. Для случаев выдачи денег под отчет на командировку авансовый отчет сотрудник должен составить в течение 3 рабочих дней по возвращении.

Смотрите так же:  Предоставление оригиналов документов в арбитражный суд

После получения авансового отчета работодателем стартует следующий отсчет – срока проверки и утверждения данного документа. Этот период законодательством не регламентирован, и должен быть также установлен в конкретной компании внутренним приказом.

Стоит упомянуть об одном важном изменении в порядке выдачи денежных средств подотчет в 2017 году. В настоящее время больше не действует правило о том, что выдача последующей суммы под отчет возможна лишь после полного погашения подотчетником предыдущего долга по ранее выданным суммам либо после составления авансового отчета о произведенных затратах. Особенно актуально это изменение для организаций, в которых ответственным по расходам за наличный расчет является один и тот же работник.

Кому могут быть выданы подотчетные средства

Подотчетным лицом в компании в принципе может быть любой работник. Ограничений в данном вопросе нет. Допустима в том числе и выдача денежных средств подотчет директору. А вот собственник компании, если он не является также и ее сотрудником, совершать наличные покупки от лица организации не может. Следовательно, и выдача денежных средств в подотчет учредителю идет вразрез с нормами законодательства.

С сотрудниками ИП-работодателя ситуация та же: они могут являться подотчетным лицами, получающими от своего нанимателя средства на совершение наличных покупок. Однако сам ИП в статусе подотчетного лица не выступает. В случае необходимости он просто оплачивает наличные расходы непосредственно от своего имени. Составлять по итогам такой покупки авансовый отчет самому себе в последствии не требуется.

Выдаем денежные средства в подотчет

Как производится выдача денежных средств в подотчет? По какой форме подавать заявку на выдачу денежных средств? По какой форме издавать приказ о выдаче денег? В какие сроки нужно уложиться? Какие изменения в этой части действуют с 2018 года? Давайте разберем актуальный порядок выдачи денежных средств подотчет.

Кому можно выдавать деньги на нужны бизнеса

Работодатели обязаны организовать и вести внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни. Вы можете найти такое требование в части 1 статьи 19 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Порядок контроля за выдачей денег подотчетным лицам должен определить генеральный директор компании. Он может издать приказ со списком лиц, которые вправе получать денежные средства. Вот образец такого приказа, по которому может производиться выдача денежных средств под отчет:

В целях соблюдения кассовой дисциплины работником считается человек, с которым заключен трудовой или гражданско-правовой договор (п.п. 5 и 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). Следовательно, под отчет деньги можно выдать, в том числе, подрядчику. Они могут ему потребоваться, к примеру, для приобретения материалов для выполнения работ по гражданско-правовому договору. Такую сумму под отчет можно выдать ему, например, из кассы.

Подотчетные суммы можно перечислить на банковскую карту подотчетного лица, в т.ч. на зарплатную (Письмо Минфина от 25.08.2014 № 03-11-11/42288).

Заявление о выдаче денег: нужно ли оно?

Еще совсем недавно для получения наличных денежных средств под отчет сотрудник должен был обязательно передать в бухгалтерию или отдел кадров заявку на выдачу денежных средств подотчет. Образец такой заявки показывает, что в ней нужно было указывать необходимую сумму, а также пояснять, на какие цели она будет потрачена. Перед вами образец такого заявления о выдаче денежных средств подотчет:

Однако с 19 августа 2017 года ситуация изменилась. Поправки предусмотрены Указанием Центрального Банка России от 19.06.2017 №4416-У. С указанной даты выдать сотруднику деньги под отчет можно без его заявления. Для выдачи денег достаточно приказа о выдаче денежных средств подотчет или другого распорядительного документа компании. Такие же правила выдаче денег под отчет продолжают действовать в 2018 году.

Как издавать приказ о выдаче денег: пример

Итак, выдача денежных средств в подотчет в 2018 году возможна на основании приказа или другого распорядительного документа (пунктом 6.3 указаний Банка России от 11 марта 2014 № 3210-У). При этом каких-либо ограничений на размер подотчетных сумм и срок выдачи денег нет. Перед вами приказ о выдаче денежных средств под отчет (образец):

Более того, нет никаких особый требований к тому, как оформлять приказ на выдачу подотчетных сумм. По нашему мнению, в приказе имеет смысл зафиксировать: Ф. И. О. работника, сумму, цели и сроки выдачи.

Заметим также, что можно издавать общий приказ на несколько сумм. Так, например, если выдача наличных денежных средств в подотчет необходима нескольким сотрудникам, то приказ может выглядеть так:

Сроки выдачи денежных средств

Какие сроки выдаче денежных средств подотчет? Когда сотрудникам нужно сдать работодателю отчет о потраченных денежных средствах? Ответ на этот вопрос нужно искать в приказе генерального директора. Ведь именно в нем обозначается такой срок.

По общему правилу, сотрудник должен отчитаться по суммам, полученным под отчет, не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на который эти суммы были выданы (п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У). Но что делать, если срок возврата установлен не был? По мнению налоговиков, в такой ситуации сотрудник должен сдать отчет в тот же день, в который их получил (письмо ФНС России от 24.01.2005 № 04-1-02/704).

Процесс выдачи денег

Для выдачи денег работодателю нужно действовать так:

  • оформите расходный кассовый ордер (РКО). Его должен подписать главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо (пп. 4.2, 4.3 п. 4 Указания № 3210-У).
  • после того как подотчетник поставит свою подпись на РКО, кассир выдает ему деньги из кассы и подписывает РКО (пп. 6.2 п. 6 Указания № 3210-У).
  • оформите выдачу денег под отчет проводкой (статья движения денежных средств):

Составляем заявление на подотчет от директора — образец

Заявление на подотчет от директора — образец его вы увидите в этой публикации — законодательно не регламентирован. Кроме того, существует ряд разногласий на тему, стоит ли его вообще оформлять. Подробнее эти вопросы разберем в данной статье.

Правила для получения денег под отчет

В соответствии с п. 6.3 указания Банка РФ от 11.03.2014 № 3210-У выдача денежных средств подотчетным лицам оформляется путем выписки расходного кассового ордера (далее по тексту — РКО). Основанием для выписки РКО служит заявление самого подотчетного лица, составленное в письменной форме, или распорядительный документ хозсубъекта.

В заявлении, которое оформляется в произвольной форме, должны содержаться:

  • сведения о сумме денег под отчет;
  • информация о сроке использования выданных под отчет средств для произведения целевых расходов;
  • дата и подпись директора компании.

До 19.08.2017 деньги под отчет выдавались только при условии, что у подотчетного лица не было задолженности по денежным средствам, выданным под отчет в предыдущий раз. С вышеозначенной даты подотчетные суммы разрешается выдавать, даже если подотчетник не погасил прошлые долги.

Особенности выдачи средств под отчет директору

Согласно указанию № 3210-У, подотчетные лица самостоятельно указывают в своем заявлении сумму и срок, на который выдаются средства под отчет, а директор только утверждает их. При выдаче денег под отчет директором самому себе устраняется целый ряд возможных противоречий, поскольку не возникнет расхождений в сумме и сроках запланированных трат подотчетным лицом с тем, что запланировал сам руководитель компании.

Поэтому более логичным будет составление распорядительного документа, например приказа о выдаче средств в подотчет.

В распорядительном документе должны фиксироваться (письмо Банка России от 06.09.2017 № 29-1-1-ОЭ/20642):

  • дата и регномер;
  • Ф. И. О. подотчетника;
  • сумма и период, на который она выдана;
  • виза руководителя компании или ИП.

Можно ли составить один приказ на подотчет для нескольких сотрудников, узнайте здесь.

Авансовый отчет по выдаваемым самому директору подотчетным средствам также должен быть предоставлен в бухгалтерию, а остатки возвращены в кассу не позднее 3 дней после завершения срока, на который они предоставлялись под отчет, либо же (если директор находится в командировке или он вышел на больничный) в течение 3 дней после даты выхода руководителя на работу.

Как оформляется заявление о выдаче денег под отчет директору

Многие считают, что раз директор сам у себя запрашивает выдачу средств под отчет, то заявление или приказ составлять не нужно. Это мнение ошибочно.

Руководитель вправе составить заявление о выдаче подотчетных сумм. Но оформляться оно будет несколько иначе.

Директор в данном случае обладает особым правовым статусом, т. к. он одновременно представляет собой и наемного сотрудника организации, и ее руководителя (ст. 40 закона «Об ООО» от 08.02.1998 № 14-ФЗ и ст. 11, 16, 20, 273 Трудового кодекса).

Основным отличием случая оформления заявления подотчет директору является то, что разрешающая подпись уже не требуется, поскольку ставя подпись под заявлением, директор тем самым и согласовывает выдачу средств самому себе. В связи с этим и текст такого заявления директора будет немного отличаться от того, который бы оформлял иной штатный сотрудник (чтобы документ не выглядел так, что директор сам себе разрешает выдать деньги под отчет).

А тот факт, что директор визирует свое заявление, хоть и будет выглядеть несколько абсурдным, но не является ошибкой с точки зрения соблюдения кассовой дисциплины. Отсутствие разрешающей визы директора на своем заявлении также не выглядит неправомерным.

В крупных компаниях, где предусмотрено несколько должностей директоров, такая ситуация может быть успешнее разрешена, когда заявление директора о подотчете завизирует, к примеру, исполнительный директор.

Какая ответственность за отсутствие заявления

Специально предусмотренной ответственности для юрлиц за нарушение порядка оформления заявления или распорядительного документа на выдачу средств под отчет не существует. Однако работники налоговой службы при проверке соблюдения кассовой дисциплины на предприятии, обнаружив отсутствие бумаг на подотчет, могут вменить нарушение:

  • Порядка хранения сумм наличности, превышающих установленный лимит. Основанием для наложения ответственности в соответствии со ст. 15.1 КоАП России для налогового инспектора чаще всего служит вывод, что средства из кассы были выданы неправомерно, а значит, должны оставаться в кассе. При превышении лимита излишки наличности должны в тот же день быть сданы в банк. Существует неблагоприятная для налогоплательщиков судебная практика, основанная на таких выводах (постановление 9-го арбитражного апелляционного суда от 06.05.2013 № 09АП-11841/2013-АК).
  • Порядка соблюдения кассовой дисциплины в целом.

Но есть и положительная для налогоплательщиков практика, благодаря которой ясно, что не все судьи усматривают необходимость наложения ответственности за такие нарушения кассовой дисциплины, как отсутствие документов на подотчет (постановление 9-го арбитражного апелляционного суда от 13.05.2013 № 09АП-10884/2013).

В то же время, если есть существенные (по мнению налоговиков) нарушения кассовой дисциплины, такие как отсутствие указаний о сроках выдачи средств под отчет, судьи обычно принимают сторону работников налоговой службы (постановление 9-го арбитражного апелляционного суда от 06.03.2013 № 09АП-2451/2013).

Для того чтобы избежать наложения штрафа (если проверка уже началась), можно воспользоваться своим правом и предоставить затребованные документы на следующий день (п. 31 регламента, утвержденного приказом Министерства финансов от 17.10.2011 № 133н). За этот день директор может оформить отсутствующие бумаги на выдачу подотчета, а кассир подколоть их к соответствующим РКО.

Исправлять подобного рода ошибки следует лишь за последние 2 месяца, ведь в соответствии с п. 1 ст. 4.5 КоАП срок давности для наложения административной ответственности составляет 2 месяца от даты совершения нарушения.

Больше информации об ответственности за нарушение кассовой дисциплины — в нашей статье «Кассовая дисциплина и ответственность за ее нарушение».

ВАЖНО! Если подотчетные средства перечисляются на платежную карту (зарплатную, корпоративную), заявление от подотчетника или распорядительный документ, по мнению финансового ведомства РФ, также необходимо. Об этом говорится в письме Минфина от 25.08.2014 № 03-11-11/42288.

Где найти образец заявления на подотчет директору

Для того чтобы облегчить работу бухгалтерии и сократить затраты времени персонала на оформление документов на выдачу средств под отчет, полезно заготовить на предприятии их бланки.

С образцом заявления можно ознакомиться на нашем сайте.

При выдаче средств под отчет из кассы предприятия оформляется РКО, основанием для выписки которого является письменное заявление подотчетного лица или распорядительный документ. При выдаче наличных средств из кассы предприятия под отчет директору полностью соблюдается порядок, установленный указанием № 3210-У, которым какие-либо исключения для соблюдения кассовой дисциплины директором не предусмотрены.

Смотрите так же:  Курган страховые компании осаго

Отсутствие всех необходимых документов для оформления подотчета налоговые инспекторы могут трактовать как нарушение кассовой дисциплины, которое карается наложением штрафа в соответствии со ст. 15.1 КоАП РФ. Однако правомерность такой трактовки они будут обязаны доказать в суде.

Выдача денежных средств в подотчет

Заявление не обязательно

Сразу скажем, что необходимое раньше заявление о выдаче денежных средств подотчет, образец которого можно посмотреть ниже, с 19 августа 2017 года писать не обязательно. Понятно, что в 2018 году действует тоже правило.
Образец заявления по ссылке.

Напомним, что до внесения изменений в действующее законодательство выдача денежных средств под отчет производилась только после того, как сотрудник передавал в бухгалтерию или отдел кадров заявку на выдачу денежных средств подотчет, в которой требовалось указать необходимую сумму, а также пояснить, на какие цели она будет потрачена.

Однако с лета 2017 года порядок выдачи денежных средств в подотчет был изменен. Поправки предусмотрены Указанием Центрального Банка России от 19.06.2017 №4416-У. Теперь выдать сотруднику деньги можно без его заявления. Для выдачи денег нужен только приказ о выдачи денежных средств подотчет. Образец приказа о выдаче подотчетных сумм в 2018 году выглядит так:
Образец приказа по ссылке .

Несмотря на то, что заявление на выдачу денежных средств подотчет больше не относится к обязательным бланкам, его можно продолжать использовать в документообороте организации. Ведь использование этого документа вполне логично. Например, на заявлении руководитель организации ставит положительную или отрицательную резолюцию. Поэтому заявка на выдачу денежных средств подотчет имеет право на существование даже после летних изменений законодательства.

С 19 августа деньги под отчет можно выдавать не только по письменному заявлению, но и на основании так называемого распорядительного документа юридического лица или индивидуального предпринимателя. Что представляет собой распорядительный документ? Об этом сообщил Центробанк в письме от 06.09.17 № 29-1-1-0Э/20642.

Разъясняется, что при подготовке распорядительного документа необходимо руководствоваться перечнем документов, отнесенных к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации, которая включена в Общероссийский классификатор управленческой документации 0К 011-93.

Распорядительный документ должен содержать следующие сведения:

  • фамилию, имя и отчество (при наличии) подотчетного лица;
  • суммы наличных денег;
  • срока, на который они выдаются;
  • подпись руководителя;
  • дату и регистрационный номер документа.

При этом отмечается, что распорядительный документ оформляется на каждую выдачу наличных денег.

Если деньги выдаются на основании заявления подотчетного лица, в тексте такого заявления должны быть отражены:

  • сумма наличных денежных средств;
  • срок выдачи.

Руководитель должен согласовать выдачу денег и проставить на заявлении свою подпись и дату (подпункт 6.3 Указания Банка России от 11.03.14 № 3210-У).

Выдача денег директору

Традиционно много вопросов вызывает выдача денежных средств подотчет директору. Сразу скажем, что никаких ограничений на размер подотчетных сумм и срок выдачи денег в действующем законодательстве нет. Как руководителю организации, так и рядовому сотруднику можно выдать столько денег, сколько требуется в зависимости от обстоятельств.

Добавим, что выдача наличных денежных средств в подотчет никак не связана с предельным размером расчета наличными – 100000 рублей по одной сделке. Данное ограничение действует только при расчетах с другими организациями и индивидуальными предпринимателями (п. 5, 6 указания ЦБ РФ от 07.10.2013 №3073-У).

Довольно распространенной является выдача денежных средств в подотчет учредителю. Однако такая практика является методологически неверной. Дело в том, что в целях соблюдения кассовой дисциплины работником считается человек, с которым заключен трудовой или гражданско-правовой договор (п. 5 и 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). Поэтому основание для выдачи денежных средств подотчет учредителю, не являющемуся работником организации или «гэпэдэшником», выполняющим для компании работы (оказывающим услуги), отсутствует.

Дополняем положение о выдаче подотчетных сумм

После то как выдача денежных средств в подотчет в 2017 году претерпела изменения, нужно не забыть подкорректировать соответствующий локальный акт организации, регулирующий данную сферу. Обычно это Положение о выдаче денежных средств подотчет. Специально для читателей наши специалисты подготовили образец нового положения (с учетом поправок 2017 года), действующий в 2018 году.
Образец положения по ссылке.

Не забываем про бухгалтерскую отчетность

Не мало вопросов при заполнении бухгалтерской отчетности вызывает выдача под отчет. Статья движения денежных средств в данном случае – 4121 «поставщикам (подрядчикам) за сырье, материалы, работы, услуги». Ведь по данной сроке отражаются суммы оплаты, произведенной поставщикам, в том числе, через подотчетных лиц.

Все поступления и платежи организации, а также остатки денежных средств на начало и конец отчетного периода отражаются в отчете о движении денежных средств, утвержденном приказом Минфина России от 02.07.2010 №66н. Данный отчет сдается в составе годовой бухгалтерской отчетности.

В свою очередь, суммы, возвращенные в кассу подотчетниками, отражаются по строке 4119 «Прочие поступления».

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Понравилась статья? Поделитесь ссылкой с друзьями:

Как выдать средства подотчет, сдать Авансовый отчет

Что такое деньги подотчет ?

Это наличные деньги работнику на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, расходный кассовый ордер оформляется согласно распорядительного документа (приказа руководителя) фирмы (ИП) или письменному заявлению подотчетного лица.

Деньги в ПОДОТЧЕТ

Два изменения в кассовом Порядке с 19.08.2017

Согласно пункта 6.3. Указания ЦБ РФ № 3210-У для выдачи денежных средств работнику средства в подотчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, расходный кассовый ордер оформляется согласно распорядительного документа (приказа руководителя) фирмы (ИП) или письменному заявлению работника, составленному в произвольной форме и содержащему надпись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату. На что можно выдать деньги? Сотрудник может потратить сумму только на конкретные цели, прописанные в заявлении или приказе. Ознакомьте сотрудника с приказом под подпись.

Организация обязана организовать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни (ч. 1 ст. 19 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Порядок контроля за хозяйственными операциями, в том числе за выдачей денег подотчетным лицам, определяет руководитель организации. Поэтому именно он обычно ограничивает список сотрудников, имеющих право получать деньги под отчет. Для этого руководитель может издать приказ.

Не делайте список сотрудников, имеющих право получать деньги подотчет, частью приказа об учетной политике. Если список подотчетников утвердить отдельным документом, то его можно будет изменить в любое время. Вносить же изменения в учетную политику можно только в строго ограниченных случаях (ч. 6 ст. 8 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Для обеспечения правильности учета, достоверности информации и контроля при расчетах с сотрудниками, получившими деньги под отчёт утвердите » ПОЛОЖЕНИЕ о расчетах с подотчетными лицами «

Сотрудник может потратить сумму только на конкретные цели, прописанные в приказе. Ознакомьте сотрудника с приказом под подпись.

ИНН 4308123456, КПП 430801001, ОКПО 98756423
полное наименование организации, идентификационные коды (ИНН, КПП, ОКПО)

о выдаче подотчетных сумм из кассы

г. Киров . . . . . . . 14.09.2017

В целях приобретения канцелярских принадлежностей ПРИКАЗЫВАЮ:

Выдать Е.В. Иванову из кассы сумму 10 000 (Десять тысяч) руб. на срок пять календарных дней.

Ответственным за исполнение приказа назначить главного бухгалтера А.С.Петрову.

Директор __________ А.В. Мюллер

С приказом ознакомлен(а):

________ Е.В. Иванов

________ А.С. Петрова

Какие санкции возможны, если выдать подотчётные деньги на год?

Подотчетники не всегда успевают в установленный срок отчитываться за те суммы, что получили авансом и предоставить товарные чеки. Чтобы опозданий было как можно меньше, в организации могут принять решение оформлять деньги денежные средства на подотчет на долгий срок. Например, на год, или полгода. Законно ли это? А был ли подотчет ?

2. Размер средств, выдаваемых в подотчет директору, законодательно не регламентирован.

3. Подотчетное лицо при наличных расчетах с поставщиками должно соблюдать лимит — не более 100000 рублей по одному договору.

ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТЬ выдачи ДЕНЕГ в ПОДОТЧЕТ

Как происходит выдача денег? Дана пошаговая инструкция.

1. Получить письменное заявление подотчетного лица или приказ руководителя

Только при наличии таких документов организация вправе оформить расходный кассовый ордер (п. 6.3 Указаний ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У).

Заявление пишется в произвольной форме, но должно обязательно включать: сумму аванса; срок выдачи; на что выдать деньги; визу руководителя; дату составления. Заявление можно составить в печатном виде, а можно написать от руки.

Деньги выдаются согласно распорядительного документа , при этом необходимо руководствоваться перечнем документов, отнесенных к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации, которая включена в Общероссийский классификатор управленческой документации 0К 011-93.

На каждого подотчетника не обязательно оформлять отдельный приказ

В одном документе может быть указано несколько подотчетников.

Распорядительный документ (приказ) должен содержать следующие сведения:

  • фамилию, имя и отчество (при наличии) подотчетного лица;
  • суммы наличных денег;
  • срока, на который они выдаются;
  • подпись руководителя;
  • дату и регистрационный номер документа.

2. Проверять задолженность ?

Рекомендуется проверит отчитался ли сотрудник по предыдущим авансам. Для проверки можно воспользоваться анализом счета 71. Если на текущую дату по сотруднику есть дебетовое сальдо по подотчету, выдавать деньги снова не рекомендуется, но и не запрещено! Выдавать наличные на хознужды можно, даже если сотрудник не погасил задолженность по прошлому авансу. Требование о том, что сотрудник должен сначала отчитаться за предыдущий аванс, из подпункта 6.3 указания Банка России № 3210-У убрали.

3. Оформить выдачу денег, проводки подотчета

На основании завизированного руководителем заявления или приказа кассир организации должен оформить расходный кассовый ордер согласно правил бухгалтерского учета, указать назначение аванса. Образец заполнения.

Расходный кассовый ордер оформляйте на основании его письменного заявления в произвольном виде, которое приложите к кассовому ордеру. Принимайте заявление только если в нем есть:

  • запись о сумме наличных денег, выдаваемых под отчет;
  • запись о сроке, на который выдаются наличные деньги;
  • подпись руководителя;
  • дата.

Дебет 71 Кредит 50 — выданы из кассы деньги под отчет.

Подотчетному лицу можно перечислить деньги на карточку — зарплатную или корпоративную (письмо Минфина России от 25.08.2014 № 03-11-11/42288). В платежном поручении следует указать назначение платежа: под отчет на хозяйственные нужды, под отчет на командировку и т. п. В заявлении сотрудник должен указать просьбу перечислять подотчетные деньги на его личную карту, указав реквизиты.

Дебет 71 Кредит 51 — с расчетного счета перечислены деньги под отчет на личную карточку сотрудника.

Расчеты по корпоративным картам ведутся с помощью счета 55. Деньги ставятся под отчет лицу только в момент снятия им средств с карты в банкомате.

4. Проконтролировать срок использования подотчетных сумм

Срок, на который выдаются денежные средства, прописывается в заявлении. Подотчетное лицо должно сдать авансовый отчет и/или вернуть полученные деньги (остаток) в течение трех рабочих дней после срока, указанного в заявлении ( п. 6.3 Указаний ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У), или возвращения из командировки (п. 26 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Если нарушить сроки представления авансового отчета, ИФНС может начислить работнику НДФЛ, посчитав выданную сумму доходом ( п. 8 письма Минфина РФ, ФНС РФ от 24.12.2013 № СА-4-7/23263).

Сроки выдачи средств под отчет на различные нужды можно закрепить в приказе по предприятию. На хозяйственные нужды срок отчета по полученным суммам можно установить любой.

5. Утвердить авансовый отчет

Подотчетным лицом отчитаться за израсходованные деньги можно с помощью авансового отчета. К авансовому отчету нужно приложить все подтверждающие затраты документы — товарные чеки, накладные, акты, счета-фактуры и т. д. Остаток денег нужно вернуть в кассу предприятия. Если работник потратил часть личных денег, после проверки отчета ему возместят перерасход.

Соблюдение Учета КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ, кассовой ДИСЦИПЛИНЫ и применение ККТ в подотчете

Период, на который можно выдавать сотрудникам наличные деньги, законодательство никак не ограничивает. Тут самое главное то, чтобы этот срок выдачи денег в подотчет завизирован руководителем организации. Потому что в письменном заявлении сотрудника, составленного в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, ставится подпись руководителя и дата подписания заявления.

Т.е. в целом процедура выдачи наличных средств под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности осталось прежней. Как и раньше, основанием для такой выдачи служит заявление сотрудника с резолюцией руководителя.

Однако раньше сумму наличных и срок, на который они выдаются, должен был собственноручно писать руководитель в своей распорядительной надписи. Теперь же, и сумма и срок указываются в тексте заявления, а руководитель пишет только «выдать». Это ближе к реальности. Форма заявления о выдаче денег под отчет так и осталась свободной.

Смотрите так же:  Оформить зао

Поэтому, директор, когда подписывает заявление на выдачу денег в подотчет, на свое усмотрение вправе решить, кому и на какой срок выдавать деньги в каждой конкретной ситуации. Например, на срочную покупку факса конечно же он может выделить один день. А на заявлении в под отчет работника, отправляющегося в длительную командировку, руководитель может сделать запись о годовом сроке.

Законодательством срок, который дается работодателю для возмещения расходов работника , связанных со служебной командировкой последнего, не установлен. Данный срок организация сама устанавливает в локальных актах например в положение о размерах и порядке возмещения командировочных расходов работников.

Нужно ли соблюдать лимит наличных расчетов при расходовании сотрудником подотчетных средств

Да, нужно. Но только если эти средства выданы для расчетов по договорам организации или предпринимателя. Потому, что, когда подотчетными наличными сотрудник оплачивает от своего имени оказанные лично ему услуги, лимит расчетов не применяют. Такой подход применяют, например, к тратам в командировке. Например, на наличные расходы сотрудника по оплате мини-бара в гостинице или химчистки за счет организации лимит не действует.

Во всех остальных случаях, когда сотрудник использует выданные средства для расчетов, лимит соблюдать обязательно. Речь идет о платежах по договорам, которые он заключает от имени организации или предпринимателя по доверенности или по уже заключенным соглашениям.

Нужно ли применять ККТ, если организация покупает товар через подотчетника

Нет, не нужно. Сотрудник, который получил деньги в подотчет, действует по поручению организации. Таким образом, получается, что фактически два юридических лица совершают один расчет, который следует оформлять одним чеком. Этот чек формирует продавец. Подтверждают это письма Минфина от 05.09.2018 № 03-01-15/63182, от 20.08.2018 № 03-01-15/58956, ФНС от 10.08.2018 № АС-4-20/15566, УФНС по г. Москве от 14.08.2018 № 17-15/176342.

Нужно ли пробивать чек, когда организация выдает деньги подотчетнику, а также когда он возвращает остаток денег в кассу

Нет, не нужно. Выдача денег подотчетнику и возврат им неизрасходованных денег в кассу не является расчетами за товары (работы, услуги). Поэтому выбивать кассовый чек в данном случае не требуется. Это следует из статьи 1.1, пункта 1 статьи 1.2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ. Подтверждают это письма Минфина от 20.08.2018 № 03-01-15/58954, ФНС от 10.08.2018 № АС-4-20/15566.

Как Подотчетные суммы перечислять сотруднику с расчетного счета на его личную банковскую карту?

Да, возможно перевести деньги на карту физического лица работника. При соблюдении некоторых условий организация вправе перечислять деньги на личные банковские карточки подотчетных лиц. К такому выводу пришел Минфин России в письме от 25.08.14 № 03-11-11/42288. Денежные средства в подотчет можно перечислять на личные карты сотрудников в целях:

  • оплаты командировочных расходов;
  • оплаты расходов организации по поставкам товаров, выполнению работ, оказанию услуг (например, на покупку горюче-смазочных материалов);
  • компенсации документально подтвержденных расходов.

Деньги под отчет не обязательно выдавать из кассы

Подотчетные суммы, в т.ч. на покупку бензина, можно выдать работнику не только наличкой, но и перевести по безналу на его «зарплатную» карту.

Для этого в учетной политике организации предусмотрите такой порядок расчета с подотчетниками. Например, пропишите, что «все расчеты по подотчетным суммам проводятся либо через кассу, по кассовому ордеру, либо с использованием личных карт сотрудников».

В унифицированном бланке авансового отчета по форме АО-1 предусмотрена только одна форма выдачи подотчетных сумм – наличными деньгами. Поэтому организация вправе применять самостоятельно разработанную форму авансового отчета, предусмотрев в ней иные способы выдачи денег, а не только наличными. Потому что с 2013 года для организаций негосударственного сектора бланки, утвержденные ранее Госкомстатом России, не являются обязательными к применению. Однако эти изменения не коснулись кассовых и банковских документов. Принимая решение использовать свои бланки, следует убедиться, что каждая представленная на утверждение руководителю форма — старая или обновленная — в итоге имеет все семь обязательных реквизитов. Их перечень установлен в статье 9 закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Итак, организация вправе перечислить подотчетные деньги на ту же банковскую карту, на которую перечисляется зарплата сотрудника, при условии, что это предусмотрено учетной политикой. Вместе с тем, если бухгалтер хочет полностью обезопасить себя от лишних споров с контролирующими ведомствами, по возможности все расчеты по подотчетным суммам проводите через кассу.

В любом случае ответственности за перечисление подотчетных денег сотрудника на ту же банковскую карту, на которую перечисляется его зарплата, не установлено. К числу кассовых нарушений (нарушения порядка работы с наличными деньгами и ведения кассовых операций) перечисление подотчетных сумм на зарплатную карту не относится (ст. 15.1 КоАП РФ).

Безналичные расчеты с подотчетными лицами: учет и налоговые последствия

Часто материальные ценности приобретают подотчетные лица организации. Выдать деньги в подотчет можно из кассы предприятия. А безопасно ли оплачивать товары и услуги с корпоративной карты или с личной карты сотрудника? Учет таких операций и их налоговые последствия рассмотрим в этой статье.

ВОПРОСЫ-ОТВЕТЫ по подотчету, авансовому отчету

Можно ли физику-подрядчику выдать наличные под отчет?

Теоретически нет никаких ограничений. Об этом же пишет Центробанк в Письме ЦБ РФ от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859.

Ведь договор подряда, заключенный с физлицом, относится к договорам гражданско-правового характера, а наличие такого договора позволяет выдавать деньги под отчет.

Но если вы не хотите присваивать статус подотчетника физику-подрядчику, то вы вправе выдавать таким людям наличные по РКО с формулировкой «на исполнение такого-то договора». В Указании (Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У) не сказано, что наличные расходы, связанные с ведением деятельности юрлица, могут оплачиваться исключительно путем выдачи денег под отчет – в нем просто установлены правила для случая, когда такие расходы оплачиваются через выдачу денег под отчет.

Но все же будет нелишним добавить в договор с подрядчиком пункт, где будет приведен перечень расходов за счет организации, необходимых для исполнения договора, и где будет сказано, что деньги могут выдаваться исполнителю из кассы. И в РКО делайте ссылку именно на этот пункт договора.

Подотчетные лица рассчитываются по безналу с помощью личной карты, несмотря на то что изначально получили на расходы наличные деньги.

О совершении операции путем безналичного расчета свидетельствуют отчетные документы. ФНС считает, что можно принять к учету расходы, оплаченные картой (письмо ФНС от 22.06.2011 № ЕД-4-3/9876).

Вы не забыли, что при перечислении денежных средств на личные банковские карты сотрудников для оплаты хозяйственных нужд (товаров, материалов) в приказе об учетной политике организации следует предусмотреть положения, определяющие порядок расчетов с подотчетными лицами посредством их личных банковских карт (письмо Минфина РФ от 25.08.2014 № 03-11-11/42288).

В графе «Покупатель» товарного чека, БСО написано «Частное лицо»

Если подотчетное лицо не попросит продавца оформить документы на организацию, продавец в графе «Покупатель» напишет «Частное лицо». Можно ли учесть такую накладную в расходах?

В целях уменьшения облагаемой базы по налогу на прибыль налогоплательщики вправе учесть подобные накладные. Расходы в целях налогообложения принимаются при соблюдении условий п. 1 ст. 252 НК РФ: расходы должны быть обоснованы и документально подтверждены.

Подтвердить расходы могут правильно оформленные первичные документы (накладные, акты). Согласно ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. При этом форма такого документа должна содержать обязательные реквизиты, установленные п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ:

  • наименование документа; дата составления документа; наименование организации, от имени которой составлен документ;
  • содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении; наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
  • личные подписи указанных лиц.

Реквизит «Покупатель» не относится к обязательным реквизитам. Поэтому отсутствие этого реквизита или указание в наименовании покупателя «Частное лицо» не препятствует принятию расходов по накладной.

Работник купил ТМЦ за свой счет и принес чеки. Как возместить эти расходы?

Налоговые органы по-разному оценивают подобные ситуации. В одних случаях считают работника подотчетным лицом, в других — расценивают операцию как приобретение у сотрудника имущества.

Одним из возможных вариантов может быть заключение с сотрудником договора поручения (ст. 971 ГК РФ). В этом случае организация поручает сотруднику найти и приобрести определенные ТМЦ с заданными характеристиками и обязуется компенсировать сотруднику понесенные расходы по приобретению этого имущества.

Существует ли максимальная сумма, которую можно выдать подотчетному лицу? На какой срок допустимо выдавать подотчетные средства?

Законодательно не установлено лимита денежных средств, которые могут быть выданы в подотчет сотруднику. Также не установлен и единый максимальный срок использования подотчетных сумм.

Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У регламентирует только порядок оформления выдачи подотчетных средств (наличие заявления с указанием суммы и сроков), а также содержит требование о том, что подотчетное лицо обязано в течение трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.

Предприятие вправе самостоятельно установить лимиты выдаваемых сумм и максимально возможные сроки. При этом возможно установление разного размера сумм и разного срока для разных категорий сотрудников (в зависимости от занимаемой должности и назначения выдаваемых подотчетных средств). Для этого предприятие разрабатывает и утверждает внутренние локальные акты.

Ошибки в отчете и как их исправить

Авансовый отчет должен утвердить руководитель. Только по документу с его визой можно учитывать расходы. Но если директор утвердит отчет с ошибками, сумму подотчета инспекторы признают доходом работника, доначислят НДФЛ и взносы. Судьи могут поддержать налоговиков (определение ВС РФ от 09.03.16 № 302-КГ16-450).

Опасные ошибки показаны на образце . Суммы в отчете должны совпадать с данными в учете. К первичке нужно приложить документы, которые подтверждают расходы. В отчете компания также отражает долг по предыдущим подотчетным. Теперь выдать под отчет можно, даже если работник не отчитался за предыдущий аванс. Поэтому, если данные в строке «остаток» заполнены, это не ошибка.

Бывший работник не вернул подотчетные средства: начислять ли НДФЛ и взносы?

Задолженность по подотчетным суммам не является для физлица экономической выгодой и не относится к его доходу (определение ВС РФ от 21.04.16 № 306-КГ16-3205). Если подотчетные суммы не израсходованы работником, либо израсходованы не полностью, они образуют задолженность физлица перед организацией и подлежат возврату (постановление ФАС Поволжского округа от 01.04.13 № А55-15647/2012).

А налогооблагаемым доходом невозвращенные подотчетные средства признаются в следующих случаях:

  • если долг взыскать невозможно из-за истечения срока исковой давности. Датой получения дохода будет являться дата, с которой такое взыскание стало невозможно;
  • если работодатель принял решение простить задолженность по подотчетным суммам. Датой получения дохода будет являться дата принятия решения о прощении долга.

Таким образом, если работодатель решил не взыскивать с бывшего работника упомянутые суммы (простить долг), они рассматриваются как выплаты, произведенные в рамках трудовых отношений. Соответственно, такие выплаты должны облагаться НДФЛ и страховыми взносами.

Универсальный бланк Авансового отчета

С 2013 года было разрешено использовать свои бланки, а не унифинированные. Поэтому можно отказаться от унифицированного бланка авансового отчета — формы № АО-1. А разработать свою форму об авансовом отчете. Главное условие: авансовый отчет должен содержать все обязательные реквизиты, установленные ч.2 статьи 9 закона 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Остальные поля из формы отчета по авансовым суммам можно убрать.

Новый бланк авансового отчета

Унифицированный бланк форма АО-1 очень громоздкий, там много ненужных полей. Таблица, где отражаются бухгалтерские записи — не нужна. Поскольку проводки можно увидеть в регистрах бухучета.

Таблица на оборотной стороне отчета тоже не нужная.

Расписка, которая под линией отреза — это анахронизм, тоже выкидывается, уже давно не несет никакой пользы, и потому его можно спокойно выкинуть.

Что нужно оставить в форме авансового отчета ?

Данные о предыдущем авансе — остаток или перерасход. Они позволяют сразу видеть, есть ли непогашенные обязательства между вами и сотрудником.

Информацию о приложениях, то есть о подтверждающих документах, товарных чеках, также лучше оставить. Ведь такие бумаги — важная и неотъемлемая часть отчета. Без них вы попросту не подтвердите расходы. Смотрите, например письмо УФНС России по г. Москве от 19 июля 2012 г. № 17-15/64647.

Как отразить в учете организации удержание из заработной платы работника своевременно не возвращенного им остатка подотчетной суммы, выданной на командировочные расходы?

Приказ о выдаче денег под отчет образец