Центр юридической помощи Оказываем бесплатную юридическую помощь населению

Оглавление:

Как заполнить приказ на командировку — форма приказа 2018

При необходимости отправиться в другой город официально оформляется командировка. Для большинства работников она выглядит как обычная поездка для решения рабочих вопросов.

Работодатели же должны осуществить оформление правильным образом. Тем более, часто в организации возникает необходимость продления рабочей поездки. Один из главных этапов – оформление указа. Для этого следует заполнить специальную форму Т-9 по образцу. Форму Т-9а заполнять нужно в том случае, если осуществляется направление группы работников.

Нужен ли приказ на командировку в 2018 году?

Ранее для официального оформления этой процедуры нужно было составлять целый список служебных документов. Постановление Правительства РФ упростило это задание для кадровых сотрудников.

Сейчас главный документ основание – это письменное решение от работодателя. Обязательного образца для этого не существует. Большинство руководителей используют вариант с оформлением распоряжения о направлении работника в служебную поездку.

Приказ на командировку как оформить?

У каждого руководителя есть выбор, каким образом оформлять данное решение:

  • Унифицированная форма Т-9 либо Т-9а;
  • Специальная форма для предприятия.

Вне зависимости от выбранного за основу образца в тексте требуется указывать название организации и документа, ФИО работника, место, срок, цель и вид выбранного транспорта. При этом сотруднику возмещают большинство затрат – на проезд, суточные, на квартиру (номер в отеле), прочие расходы.

Приказ на командировку — форма приказа Т-9 и Т-9а

Стандартный для России распоряжение о направлении работника в командировку форма Т-9.

В верхнем углу выделено место для наименование организации и ее реквизитов. Возле названия самого документа-распоряжения заполняются его номер и дата составления. После фразы «направить в командировку» выделено место для того, чтобы записать ФИО сотрудника, подразделение, где он работает, его должность и место назначения. Далее идет срок с точным указанием даты и цели. Отдельная строка предназначена для того, чтобы записать, кто является источником финансирования, и какой документ выбран основанием для данного решения, например, служебное задание. В конце в отдельные поля записывается должность и ставится подпись с расшифровкой от руководителя. Также есть место для подписи сотрудника о том, что он был ознакомлен с текстом документа.

Когда направляется в рабочую поездку группа работников, заполняется другая форма – Т-9а. Эта форма схожа с Т-9. Основное отличие этого направления – в том, что основной текст оформляется в виде таблицы с записью отдельной информации о каждом сотруднике.

Как правильно заполнить приказ на командировку?

Заполняться данное направление должно достоверными сведениями. Основные особенности заполнения будут упомянуты ниже.

Например, код ОКПО должен совпадать с тем, который записан в Росстате. Первый и последний дни – это соответственно день отъезда с рабочего места и день возвращения сотрудника. Многие строки должны быть переписаны из служебного задания, которое выдается сотруднику. Обязательным реквизитом документа является подпись работодателя.

После ознакомления с текстом и сам работник должен заполнить строку, отведенную под его подпись.

Срок хранения документа после его оформления – 75 лет.

Приказ на командировку в 2018 году — образец приказа

С заполненным указом, составленным по форме Т-9, можно ознакомиться скачав его в интернете.

Обратить внимание следует на строку с указанием источника финансирования. Чаще всего сюда просто вписывается название организации.

Образец приказа об отмене командировки

Возможным является вариант, когда после официального оформления документа о направлении сотрудника, нужно будет утвердить отмену этого решения. В нем записано основание и конкретное решение об отмене.

По похожему алгоритму оформляется приказ о продлении служебной поездки. Сначала указывают, в связи с чем осуществляется продление, затем идет слово «приказываю», а потом – перечень принятых решений. Подтверждается продление подписью руководителя.

Приказ о командировке в 2018

Командировка сотрудника по служебным делам всегда оформляется специальным приказом. Он издается именно в связи с направлением работника в командировку. Данный документ определяет наиболее значимые вопросы, связанные с пребыванием лица в командировке.

Оформлять указанный организационно-распорядительный документ следует правильно и точно. Необходимо понимать, что единого образца приказа работодателя не существует. В силу этого, каждая организация вправе разрабатывать собственные формы документов и менять их содержание в зависимости от конкретной ситуации.

Приказ о направлении в командировку – условия и порядок оформления

Работодатель при издании данного документа обязан соблюдать определенные условия. Необходимо оформить решения с учетом внутренних положений и текущей необходимости. Оформление приказа о направлении работника в командировку заключается в нескольких этапах. Их можно представить следующим образом:

  • Первым документом работодателя является служебная записка. В ней нужно сформулировать необходимость направления сотрудника, установить определенный срок. Служебная записка обосновывает надобность в принятии решения о поездке. Поэтому порядок принятия и реализации решения начинается именно с данного документа. Как правило, он подготавливается кем-либо из руководителей среднего звена;
  • Затем издается соответствующий распорядительный акт. Он станет основанием для расчета и перечисления денежных средств на проезд до места и для суточных начислений. Все организационные вопросы решаются именно в связи с изданием приказа работодателя;
  • Работники бухгалтерии осуществляют расчеты сумм, которые полагаются на дорогу и на проживание. Данные средства рассчитываются, исходя из внутренних положений. Поэтому суммы командировочных могут существенно различаться в зависимости от организации;
  • После чего выделенные деньги передаются работнику под отчет. То есть, он получает аванс. Указанные деньги на основании служебного документа расходуются на приобретение билетов и оплату проживания;
  • Нередко сотруднику оформляется командировочное удостоверение. Данный документ подтверждает исполнение им своих служебных обязанностей в удалении от основного места работы.

Данный порядок является общим и применяется во всех случаях.

Что является основанием для издания приказа о командировке?

Решение основывается на служебной записке. А этот документ, в свою очередь, представляет собой сообщение о возникшей служебной необходимости. Когда требуется заключать сделку, провести обучение сотрудника и так далее в удалении от места работы, следует написать служебную записку.
Помимо обоснования, в ней следует указать еще и более конкретные моменты. Таковыми являются период нахождения в командировке, а также место, куда необходимо выехать сотруднику.

При необходимости, записка может включать и другие обстоятельства. Они определяются работником самостоятельно, исходя их особенностей конкретной ситуации. При рассмотрении записки работодатель может счесть ее нецелесообразной и издание решения не состоится.

Как оформить приказ на командировку?

При составлении указанного решения, работодатель должен разрешить несколько вопросов. Данные условия подлежат обязательному отражению. Ведь именно на его основании будут разрешены все моменты, связанные с задачами работника и порядком направления его в командировку. К числу условий следует отнести:

  • Руководитель должен оформить все реквизиты организации, то есть: указать ее название, адрес и так далее;
  • Сведения о том, куда направляется работник. Работодатель должен сделать это максимально конкретно. Такая конкретика — основное условие документа. Ведь не должно возникать разночтений относительно места направления работника;
  • Нужно отразить время выезда и дату предполагаемого или обязательного прибытия обратно. Срок — серьезное условие. Ведь именно от него зависит объем денежных средств, которые будут выданы бухгалтерией;
  • Цель поездки указывается обязательно. Работодатель должен отразить в документе цели и задачи, для решения которых работник выезжает.
Смотрите так же:  Какие надо документы для получения свидетельства на собственность

В заключительной части документ должен содержать подпись руководителя и штамп организации. Это послужит для заверения бумаги.

Приказ о командировке ТК РФ в 2018 году — скачать образец

Нормы, которые регламентировали выезд сотрудников в связи со служебной или производственной необходимостью, в 2018 году не претерпели существенных изменений. Это относится к компетенции руководителя. Поэтому он вправе дополнять или изменять акт по своему усмотрению. Главное, чтобы данный акт содержал указанные выше реквизиты и необходимые условия.

Приказ о назначении ответственного за командировку скачать

Бланк данного акта позволяет включить любые нужные, по мнению руководства, условия.

Приказ об утверждении положения о командировках скачать

В качестве образца можно использовать данный документ. Он грамотно составлен и соответствует нормам законодательства о труде.

Делопроизводство

Как оформить командировку сотруднику в 2018 году?

Командировкой называется поездка в местность, удаленную от основного места работы, осуществляемая сотрудником по приказу руководителя организации.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

+7 (812) 309-85-28 (Санкт-Петербург)

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

Командировочная поездка может быть плановой, заранее спланированной и внеплановой, продолжительной и краткосрочной, оформляться на одного человека или группу сотрудников (более двух человек), а также осуществляться на территории России либо за ее пределами.

Независимо от вида командировки, поездка должна быть документально оформлена в соответствии с Российскими законами.

Что говорит закон?

Процедура подготовки работника к командировочной поездке, правила оформления, список необходимых документов установлены законодательством РФ и являются обязательным условием для признания командировки действительной.

Нормативная база

Нормативной базой, регулирующей особенности оформления командировки, права, а также обязанности работодателя и направляемого в рабочую поездку сотрудника является:

  • Трудовой кодекс (глава 24);
  • Постановление №729;
  • Постановление №749;
  • Постановление № 771;
  • Постановление №812;
  • Постановление №922;
  • Постановление №1595;
  • Налоговый кодекс.

Ознакомиться с документами можно тут:

Согласно Российскому законодательству, командировка на сотрудника оформляется только при наличии трудового договора, и если основная деятельность работника не связана с постоянными разъездами, не происходит в пути (например, работа водителя, курьера и т. д.).

Работник не имеет права отказаться от командировочной поездки без уважительных причин.

В противном случае отказ от выполнения рабочего задания считается дисциплинарным проступком и подлежит наказанию в виде:

Существует категория граждан, отказ от командировочной поездки которых не является дисциплинарным поступком.

В данном случае основанием для отказа от командировки могут быть медицинские противопоказания.

Некоторые сотрудники могут направляться в командировку только с их письменного согласия:

  • женщины, имеющие ребенка в возрасте до трех лет;
  • опекуны несовершеннолетних детей;
  • работники, являющиеся родителями-одиночками ребенка в возрасте до пяти лет;
  • работники, в чьих семьях есть дети инвалиды;
  • работники, осуществляющие уход за больными родственниками;
  • работники, выдвигающие свою кандидатуру на выборы.

Кроме того, согласно установленным законодательством правилам, направлять в командировку запрещено:

  • инвалидов;
  • беременных женщин;
  • сотрудников моложе 18 лет;
  • сотрудников, с которыми заключен ученический договор.

Командировочная поездка должна сопровождаться отчетностью и подтверждаться документально.

Перечень необходимых для командировки документов утвержден в 2008 году и указан в Положении №749, согласно которому для служебной поездки необходимо оформление:

Перечисленные документы являлись обязательным условием при оформлении командировки. В связи с изменениями законодательства, список необходимых для служебной поездки документов несколько сократился.

Изменения в 2018 году

Положение о правилах направления в командировку неоднократно пересматривалось и дорабатывалось.

Нововведения сделали процесс оформления командировки значительно проще в связи с отменой некоторых обязательных документов.

По новым правилам, для оформления служебной поездки в 2018 году необязательными стали следующие документы:

  • командировочные удостоверения;
  • служебное задание;
  • отчет о поездке;
  • журналы учета.

Еще одним нововведением является отмена ограничений сроков командировки.

Ранее срок поездки не мог превышать сорока дней или одного года для строителей. По новым правилам срок командировочной поездки определяется работодателем и зависит от объема порученного задания.

Аккордная оплата труда — что это такое? Смотрите здесь.

Документы для оформления командировки в 2018 году

Процедура оформления командировки значительно упростилась, но и старая система документооборота может быть использована по желанию работодателя, об этом должно быть указано в нормативных актах организации.

Как оформить командировку сотруднику в 2018 году в соответствии с новыми правилами?

В соответствии с Российским законодательством, в 2018 году в список обязательных для командировки документов входят:

  • приказ с указанием места и цели поездки, с которым сотрудник должен ознакомиться и дать письменное согласие либо отказ;
  • путевой лист, в случае использования в поездке автомобиля (личного или служебного);
  • служебная записка в случае использования в поездке автомобиля;
  • авансовый отчет, подтверждающий командировочные расходы.

Какие нужны перед поездкой и в процессе?

Перед поездкой необходимо оформить приказ о направлении сотрудника в командировку, который составляется на основании утвержденного руководителем графика командировочных поездок.

Для составления приказа можно воспользоваться унифицированным бланком № Т-9 или свободной формой, утвержденной на предприятии.

Приказ произвольной формы:

Примерная схема составления приказа

Ознакомившись с приказом, сотрудник обязан отправиться в командировку в указанный срок.

Перед поездкой работнику под роспись выплачиваются денежные средства на оплату расходов, необходимых для командировки. Командировочные расходы в России и за ее пределами несколько отличаются.

Таблица командировочных расходов:

  • проезд к месту назначения и обратно;
  • жилье;
  • суточные (питание) не меньше суммы, установленной законодательством РФ — 700 рублей в день.
  • проезд к месту назначения и обратно;
  • жилье;
  • суточные (питание) не меньше суммы, установленной законодательством РФ — 2500 рублей в день.

согласовываются с работодателем.

  • заграничного паспорта;
  • визы;
  • медицинской страховки;
  • аэродромных сборов;
  • консульских сборов;
  • иные расходы, согласованные с работодателем.

Учет работников

Лицо, ответственное за оформление командировок, обязано вести учет направляемых в поездку сотрудников.

Для учета работников, отправляемых в командировку, необходимо занести данные о поездке:

  • в табель учета времени, где рабочие дни проставляются кодовым знаком – «К» или «06», выходные в командировке – «В», работа в выходные во время поездки – «РВ»;
  • в журнал учета работников, отправившихся в командировку (если в нормативных актах организации утверждена данная форма документа).

Маршрутный лист

В случае использования в поездке личного или принадлежащего компании транспорта выписывается путевой (маршрутный) лист, содержащий следующие данные:

  • дату выезда (начало командировки);
  • дату приезда (окончание командировки);
  • название организации, выдавшей маршрутный лист;
  • номер документа;
  • ФИО сотрудника, штамп о пройденном медицинском осмотре;
  • должность сотрудника;
  • марка и государственный номер транспортного средства;
  • цель командировки;
  • маршрут (место назначения — город, улица, предприятие).

Служебная записка

Служебная записка в поездке необходима при отсутствии документов, подтверждающих расходы. В этом случае в документе указывается отметка организации, куда направлялся сотрудник о времени его прибытия и отбытия.

Отчетные бумаги, составляемые после возвращения

Авансовый отчет

По прибытии из командировки сотрудник обязан отчитаться о потраченных средствах. Для этого необходимо заполнить авансовый отчет, приложить к нему чеки, квитанции на оплату жилья, проезда, питания и других необходимых расходов.

В авансовом отчете следует указать:

  • размер выданного аванса;
  • номер документа;
  • дату выдачи аванса;
  • кому выданы денежные средства – ФИО, должность;
  • размер потраченных средств;
  • остаток денежных средств (при наличии);
  • список документов, подтверждающих расходы.

Учет работников

Информация о прибывших из служебной поездки работниках заносится в журнал учета, если в нормативных актах организации утверждена данная форма документа.

Для удобства журнал учета прибывших из поездки работников рекомендуется вести.

Служебная записка

По приезду из командировки служебная записка оформляется, если использовался служебный, либо личный транспорт, либо транспорт по доверенности.

Примеры составления служебной записки:

Пример служебной записки

Использовался личный транспорт

В этом случае указывается, что использовался для командировки личный автомобиль, также необходимо описать тип, марку автомобиля и регистрационный номер.

В конце нужно обязательно перечислить документы, подтверждающие расходы на бензин, жилье, питание.

Использовался транспорт по доверенности

В этом случае к тексту служебной записки нужно добавить информацию о том, что транспортным средством (тип, марка, номер) сотрудник управлял по доверенности, указать дату составления доверенности.

Сроки составления и предоставления

Авансовый отчет и служебную записку нужно предоставить работодателю не позднее трех суток по прибытию из поездки.

Как оплачивается командировка совместителя в выходной день? Узнайте тут.

Как вычесть подоходный налог с зарплаты? Смотрите здесь.

Некоторые нюансы

Как оформить поездку на несколько сотрудников сразу (бригаду)?

В случае составления приказа о направлении в командировку сразу нескольких сотрудников (бригады) удобнее воспользоваться унифицированной формой № Т-9а – приказом о командировке группы работников.

Нужно ли готовить все бумаги при поездке длительностью 4 часа?

Командировкой считается задание на определенный срок, выполняемое вне места постоянной работы сотрудником, чья деятельность не имеет постоянный разъездной характер и не связана с экспедициями.

Смотрите так же:  Многодетная семья льготы 2018 беларусь

Если в приказе на поездку указывается срок длительностью 4 часа в местность, удаленную от постоянного места работы, командировку необходимо оформлять в соответствии с законодательными нормами.

Но в случае краткосрочной поездки работнику не будут начисляться расходы на проживание и суточные.

Особенности документального сопровождения местных командировок

В соответствии с Российским законодательством, командировка в 2018 году считается действительной при оформлении:

  • приказа;
  • авансового отчета;
  • служебной записки и маршрутного листа при использовании в поездке автомобиля.

Есть ли особенности для работников индивидуального предпринимателя?

Нормативно-правовые акты о правилах оформления командировочной поездки, утвержденные Российским законодательством, являются обязательными как для государственных учреждений, так и для частных организаций.

Итак, согласно обновленным стандартам, для документирования рабочей поездки следует оформить три обязательных документа – приказ, авансовый отчет и служебную записку (при необходимости).

Однако старая система отчетности не отменялась и при желании работодателя может использоваться в организации.

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию:
    • Москва и Область — +7 (499) 703-16-92
    • Санкт-Петербург и область — +7 (812) 309-85-28
    • Регионы — 8 (800) 333-88-93

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Оформление командировки в 2018 году: пошаговая инструкция

Мы разработали пошаговую инструкцию для оформления командировки в 2018 году. В статье есть образцы и бланки всех документов для отправки работника в командировку.

Нужны ли командировочные удостоверения в 2018 году

Командировочное удостоверение в 2018 году не действуют, на самом деле отмена произошла еще в 2015 году, когда постановлением Правительства РФ от 29.12.2018 № 1595 внесли изменения в п. 7 постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки», заменив требование об оформлении командировочного удостоверения условием о том, что фактический срок пребывания в командировке определяется на основании проездных документов.

Этим же постановлением полностью исключили и п. 6, тем самым сняв обязательство работодателя оформлять служебное задание для описания цели командирования сотрудника.

Вместе с тем, право выписывать командировочные листы никто не отнимал. Если работодатель решает именно таким документом подкреплять факт служебной поездки сотрудника, то бланк организация или предприниматель может разработать самостоятельно, а может взять за основу прежнюю форму Т-10.

Какие правила оформления командировок в 2018 году для внутренних и зарубежных поездок в части суточных

Суточные могут быть установлены любые, в т. ч. внутренним нормативным актам можно предусмотреть разный размер суточных для разных должностей, а также для разных мест командирования.

Но при этом согласно норм ст. 217 НК РФ есть максимальный размер суточных, с которых не начисляется налог с доходов. Эти величины составляют 700 руб. для служебных поездок по России и 2 500 руб. для зарубежных командировок. Как начислить взносы со сверхлимитных суточных, информация в статье «Стало ясно, в какой момент начислять взносы с суточных».

Командировки в 2018 году: оформляем и оплачиваем

Вести документы для командировки бесплатно онлайн вы можете в нашей программе Упрощенка 24/7. Она позволяет вести налоговый и бухгалтерский учет и готовит первичные документы и отчетность в один клик. Возьмите доступ к программе на 365 дней. Для пользователей доступна консультация по всем бухгалтерским вопросам 24 часа в сутки 7 дней в неделю.

О том, как отправить сотрудника в командировку в 2018 году по России, расскажет небольшая шпаргалка в таблице:

Основание для отправки в командировку

Письменное распоряжение руководителя

Дата начала командировки

Дата отъезда, подтверждаемая проездными документами или служебной запиской.

Дата окончания командировки

Дата приезда, подтверждаемая служебной запиской или проездными документами.

700 руб. (подп. 3 ст. 217 НК РФ)

Основание для начисления командировочных расходов

Авансовый отчет, документы о проживании и проезде, служебная записка

Загранкомандировки в 2018 году : оформляем и оплачиваем

Для загранкомандировки шпаргалка такая:

Дата начала загранкомандировки

Дата штампа о пересечении границы РФ (если командировка в страны, которые по условиям межправительственных отношений такой штамп не ставят, то дата определяется по проездным документам).

Дата окончания загранкомандировки

Дата, предшествующая дате штампа о пересечении границы (или аналогично – дате, определяемой по проездным документам). Суточные за день въезда начисляются по нормам для России.

2 500 руб. (подп. 3 ст. 217 НК РФ)

Основание для начисления командировочных расходов

Авансовый отчет, документы о проживании и проезде, служебная записка (есть две противоположные позиции Минфина и ФНС относительно необходимости перевода проездных документов и документов о проживании в зарубежных командировках, во избежание споров лучше сделать построчный перевод таких документов).

Как оформить по шагам

Шаг 1. Оформите приказ на командировку по организации или ИП. Это может быть приказ по форме № Т- 9а или разработанный компанией самостоятельно. В документе указывается ФИО и должность работника, место назначения и срок командировки.

Шаг 2. Выдайте суточные.

Шаг 3. Факт отъезда зафиксируйте в табеле учета рабочего времени (формы № Т-12 и Т-13). Отсутствие работника по причине командировки обозначается кодом К. Количество отработанных часов указывать не нужно. Если работник в командировке привлекался к работе в выходной для него по основному месту работы день, то такой день в табеле нужно показать сразу двумя кодами — К и РВ.

Шаг 4. После возвращения работника получите с него авансовый отчет (форма № АО-1). В документе указывается, сколько средств было потрачено на цели поездки. К документу прилагаются все подверждающие документы (чеки, квитанции с гостиниц и др.).

Образцы основных документов для оформления командировки

Отчет по командировке в 2018 году для бухгалтерии должен содержать:

  • авансовый отчет;
  • документы, подтверждающие расходы на проживание;
  • документы, подтверждающие расходы на проезд;
  • иные документы, подтверждающие согласованные расходы (например, билет на выставку, целью которой и являлась командировка и т. п.).

В связи с отменой командировочных удостоверений для командировок оформляются такие документы:

1. Письменное распоряжение руководителя. Это может быть приказ по форме Т-9, но может быть и документ в произвольной форме. У нас вы можете скачать бланк приказа как для одного сотрудника, так и для нескольких.

2. В зависимости от установленной на предприятии процедуры может быть оформлено и командировочное удостоверение. У нас вы можете скачать его бланк, а также образец заполнения.

3. Для подтверждения нахождения в командировке используются проездные документы, документы об оплате проживания или при отсутствии таковых, оформляется служебная записка. У нас на сайте вы можете скачать образец такой служебной записки.

4. По завершении командировки составьте авансовый отчет.

Особенности оформления командировки генерального директора

Для генерального директора не предусмотрено никаких исключений. Оформление его служебной поездки оформляется по общим правилам. Соответственно и то, как отчитываться за командировку в 2018 году, не зависит от должности командируемого лица.

Единственная разница – внутренним нормативным актом организация может установить повышенные суточные директору предприятия, но вопрос налогообложения суточных при этом не изменится – вся сумма сверх нормы будет базой для расчета НДФЛ.

Особенности оформления однодневной командировки

Документальное оформление командировки в 2018 году, если она имела продолжительность всего один день, имеет одну особенность, связанную с начислением суточных.

Для однодневной деловой поездки без пересечения границы РФ суточные не предусмотрены. Для служебной поездки длительностью в один день заграницу предусмотрены суточные в пределах 50% от нормы (п. 20 постановления № 749).

Напомним, что размер суточных работодатель может установить любой на свое усмотрение, но если эти суточные превышают норму, то с них придется уплатить НДФЛ.

В остальном требования по составу документов идентичны командировке нормальной продолжительности.

Если командировка на своей машине, то какое подтверждение вместо проездных документов?

Для командировки 2018 года новые правила учета подразумевают возможность подтвердить поездку без проездных документов служебной запиской с приложенными чеками на бензин, например. Если нет и чеков на бензин, то для определения сроков командировки опираются на документы о проживании или только на информацию, полученную из служебной записки сотрудника. В этом случае сроки не могут выходить за пределы первоначально указанным в распоряжении руководителя.

Если командировка на служебном автомобиле, то какое подтверждение вместо проездных документов?

Если поездка осуществляется на служебном автомобиле, то ситуация проще, чем с личным транспортом. На служебный автомобиль в обязательном порядке оформляется путевой лист, который содержит даты начала и окончания поездки. С 15 декабря в путевых листах стало больше обязательных реквизитов, подробности в статье «Обновите формы путевых листов».

Смотрите так же:  Кредиторская задолженность не может отражаться на счетах

Порядок оформления командировки в 2018 году

Порядок, предусмотренный при направлении сотрудника в служебную поездку, регулируется уже упомянутом постановлении № 749.

Кроме того, порядок выплаты суточных и иных возмещений расходов, связанных с командировкой, установлен в ст. 168 ТК РФ. Как уже было отмечено выше, организация или предприниматель вправе оформлять командировочное удостоверение, как и прежде до 2015 года.

Бухучет командировочных расходов в 2018 году

Получив подтверждение командировочных расходов в 2018 году, бухгалтер сделает такие проводки:

  • Дт 20, 23, 26, 44 и иные счета учета затрат Кт 71 – отражаются все расходы, включая суточные;
  • Дт 71 Кт 50 – выдан перерасход по авансовому отчету;
  • Дт 50 Кт 71 – возврат подотчетной суммы;
  • Дт 70 Кт 68 – удержан НДФЛ с суточных сверх нормы (удержание будет происходить из ближайшей заработной платы, начисленной этому сотруднику).

Оформление приказа о направлении в командировку

Многие предприятия и организации дают сотрудникам выездные задания за пределами региона своего расположения или даже страны. Такие выездные задания для работников известны как командировки.

Напомним, что процедура оформления командировки должна сопровождаться изданием соответствующего приказа.

Из этой статьи вы узнаете, как составить приказ о направлении работника в командировку в 2018 году, а также ознакомитесь со всеми основными изменениями, которые коснулись процедуры оформления командировки сотрудника. В нижней части страницы размещен образец приказа на командировку.

Какие изменения произошли в процедуре оформления командировки?

Следует отметить, что первые изменения в процедуре оформления выездных заданий сотрудников произошли еще в 2015 году. Перемены в оформлении командировок в этот период сводятся к следующему:

  1. Отменены командировочные удостоверения служащих.
  2. Отменены отчеты о том, как прошла поездка сотрудника.
  3. Не нужно вести учет работников, которые были отправлены в командировки.

Обратите внимание, что, несмотря на то, что оформление командировки за последние годы подверглось изменениям, решение об отправлении служащего на выездное задание лежит на руководителе предприятия (организации).

Руководитель организации определяет:

  • задачи командировки;
  • длительность поездки;
  • территорию командировочного задания.

В октябре 2008 года Правительством РФ установлено, что сотрудник, который вернулся из выездного задания, должен составить авансовый отчет, приложив к нему все соответствующие документы, подтверждающие понесенные работником расходы.

В целом, учитывая все изменения, произошедшие с 2015 года, можно отметить, что для оформления командировки в 2018 году нужны всего два документа, а именно:

  1. Приказ на командировку сотрудника.
  2. Отчет работника о том, какие расходы он понес в ходе своей поездки.

Командировка и действующее российское законодательство

В соответствии со статьей 166 Трудового кодекса, командировка является служебной поездкой, в которую направляется работник организации. Документ, оформляемый для направления служащего в командировку, называется приказом.

Приказ о направлении в командировку обязательно должен содержать не только личные данные работника, но и номер, дату, место назначения поездки, срок, а также цель служебной поездки. В конце документа нужно поставить подпись и руководителя, и служащего.

Стоит учитывать, что приказ на командировку должен быть составлен исключительно для служащих, которые работают на одном месте. Для тех работников, которые имеют разъездную работу, нет необходимости составлять приказ на командировку.

Добавим, что в командировку можно отправлять любого сотрудника самых разных профессий. Предварительное согласие служащих на совершение рабочей поездки не требуется.

Кто вправе отказаться ехать в командировку?

Существуют некоторые категории работников, которые имеют право отказаться от предложения руководства организации отправиться в командировочную поездку, в частности:

  • сотрудники, которые в одиночку занимаются воспитанием детей;
  • работники, которые имеют детей в возрасте до трех лет;
  • служащие, имеющие на иждивении родственников.

В вышеперечисленных случаях у работника необходимо получить его согласие на поездку.

Согласно нормам российского законодательства, служащего может направить в командировку:

  • непосредственно руководитель организации;
  • уполномоченное им лицо.

Основанием для направления служащего в командировку может быть приказ (список других локальных документов предприятия).

Как составить приказ на командировку в 2018 году

Как уже было упомянуто, целью командировки является решение задач, которые руководитель поставил перед служащим. Отдел кадров может оформить приказ на направление в командировку сотрудника, который официально трудоустроен в организации.

Ранее (до 2018 года) на основании приказа отдел кадров оформлял следующие документы:

  • служебное задание;
  • служебное удостоверение.

Теперь это делать не нужно. С 1 января 2017 года, в соответствии с действующим законодательством, кадровикам следует оформлять только приказ о направлении работника в командировку. Поездка сотрудника в командировочную поездку без оформления приказа будет расцениваться как прогул.

Также стоит учесть, что каких-то строго регламентированных способов составления этого документа нет. То есть, для оформления приказа на командировку в 208 году может быть использована как унифицированная форма Т-9, так и самостоятельно разработанный в организации документ.

Форма Т-9 и Т9-а: содержание документа

Сразу отметим, что приказ по форме Т-9 носит распорядительный характер. В случае, когда в командировочную поездку нужно направить несколько сотрудников, следует оформлять форму Т9-а.

В приказе обязательно нужно отразить такие данные:

  • дата составления;
  • номер оформления;
  • название документа;
  • название предприятия (полностью);
  • код ОКПО;
  • ФИО служащего и его должность в организации;
  • табельный номер;
  • структурное подразделение, где трудится работник;
  • цель поездки (описание служебного задания);
  • источник финансирования командировки служащего;
  • пункт назначения (страну указывают, если поездка заграничная);
  • период поездки (выезд из города – первый день, возвращение в город – последний день);
  • подписи (руководства и работника с расшифровкой).

После того, как приказ на командировку работника составлен, его следует зарегистрировать в соответствии с нормами делопроизводства.

На какие моменты обратить особое внимание?

После того, как мы познакомились с содержанием приказа, стоит обратиться к важным нюансам документа, а именно:

I. Целями поездки в командировку, которые могут быть:

  • ведение переговоров (по каким-либо спорным вопросам);
  • освоение новых рынков сбыта (товаров, услуг или работ);
  • поиск поставщиков товаров;
  • заключение новых договоров (контрактов);
  • проведение переговоров (например, с контрагентами);
  • участие в симпозиумах;
  • покупка оборудования (сырья) для деятельности организации;
  • получение навыков и новых знаний.
  • обслуживание оборудования в подразделениях организации;
  • проверка деятельности, которую осуществляет структурное подразделение;
  • передача знаний молодым кадровым специалистам.

II. Основание для поездки работника:

  • сохранение служебного задания – отражают в локальном акте организации (на усмотрение руководства фирмы) и по желанию указывают его реквизиты в графе «основание»;
  • сохранение служебного удостоверения работника – по желанию руководителя, также прописывают во внутренней документации организации.

III. Сроки командировки (должны быть рассчитаны со дня отъезда до дня возвращения служащего из поездки):

К примеру, если сотрудник выехал в командировку в 23:55, то это будет засчитано в первый день поездки. При возвращении служащего в 00:05 также будет считаться как день поездки.

IV. Документы, которые подтверждают факт пребывания работника в служебной поездке (чеки, билеты, квитанции):

  • проездные документы;
  • чеки о заправке топлива (личного или служебного автомобильного транспорта);
  • счет из гостиницы (о том, что там проживал работник);
  • непосредственно приказ о направлении в командировку.

Не забывайте, что документы, которые подтверждают командировочные расходы, необходимо сохранять. Они понадобятся служащему по возвращении из командировки для предъявления в бухгалтерии. На основании предъявленных документов работнику будут возмещены расходы в поездке.

V. Составление и подписание приказа:

1. Составлением документа занимается:

  • главный бухгалтер предприятия;
  • или инспектор кадровой службы.

2. Приказ подписывается:

  • руководителем;
  • уполномоченным лицом.

Добавим, что в соответствии с ГОСТом, нет необходимости ставить печать на приказе о направлении служащего в командировку, в связи с тем, что это внутренний документ организации и в дополнительном подтверждении не нуждается.

Как правильно зарегистрировать документ?

После того, как приказ о направлении в командировку составлен, его нужно зарегистрировать в журнале регистрации. Допускается утверждение и использование свободной формы этого документа.

В журнале регистрации приказов следует отразить такую информацию:

  1. Порядковый номер приказа.
  2. Дата составления документа.
  3. ФИО служащего, а также занимаемая им должность.
  4. Структурное подразделение, в котором трудится сотрудником.
  5. Цель поездки.
  6. Место командировки.
  7. Даты поездки (начало и завершение).

Если сотруднику нужно поехать не в одну, а в две служебные поездки, то каждая из них должна быть оформлена соответствующим приказом, даже если они выпадают на один и тот же день.

Период хранения приказа

Приказ должен храниться на предприятии или в организации. Если структурные подразделения отсутствуют, то документ можно составить в единственном экземпляре.

Сроки хранения приказа могут быть разными:

  • командировка по РФ – до 5 лет;
  • командировка за границу – до 75 лет;
  • Таким образом, тип командировки влияет на срок хранения документа.
Приказ о направление в командировку в 2018 году