Отчетность материально-ответственных лиц

Отчеты материально ответственных лиц являются основой организации бухгалтерского учета товарно-материальных ценностей по отдельным организациям и материально ответственным лицам.

На основании отчетов материально ответственных лиц работники бухгалтерии, руководители организаций имеют возможность осуществлять контроль за объемами продажи товаров, проверять правильность и своевременность оприходования поступивших товаров и тары, осуществлять контроль за возвратом тары поставщикам и тарособирающим организациям.

В организациях розничной торговли материально ответственные лица обязаны в установленные сроки и за определенные периоды (за один день, за несколько дней) составлять и представлять в бухгалтерию товарные отчеты (код по ОКУД 0330229). Отчет составляется материально ответственными лицами по отделам (секциям) или магазину в целом в двух экземплярах на основании всех приходных и расходных документов, относящихся к отчетному периоду.

В титульной части отчета записывается: наименование и номер предприятия; наименование организации; фамилия и инициалы материально ответственного лица (бригадира); порядковый номер отчета и отчетный период.

До записей первичных документов в отчете указывают остаток товаров и тары на начало отчетного периода. Этот остаток должен соответствовать остатку товаров и тары на конец отчетного периода по предыдущему отчету либо их остатку по инвентаризационной описи, если отчет составляется сразу после проведения инвентаризации.

Затем в приходной части отчета на основании первичных документов записывают источник поступления товаров и тары, номер и дату документа, сумму поступивших товаров и тары. Здесь же, в приходной части, рассчитывают общую сумму оприходованных товаров и тары за отчетный период и итог прихода с остатком на начало периода.

В расходной части товарного отчета производятся аналогичные записи на основании расходных документов и под считывается общая сумма расхода товаров и тары за отчетный период.

После внесения в товарный отчет всех первичных документов за указанный период арифметическим путем определяются остатки товаров и тары на конец отчетного периода (остаток на начало + приход — расход).

В конце отчета материально ответственное лицо указывает общее количество приходных и расходных документов и ставит свою подпись. При бригадной материальной ответственности отчеты подписывают бригадир или его заместитель и один из членов бригады поочередно.

Материально ответственные лица обязаны представлять товарные отчеты в бухгалтерию лично на следующий за отчетным периодом день. В бухгалтерию сдается первый экземпляр отчета со всеми приложенными к нему документами, на основании которых он составлен. Второй экземпляр отчета остается у материально ответственного лица.

Одновременно материально ответственные лица торговых организаций составляют «Отчет по таре» (код по ОКУД 0330230), в котором отражается движение каждого вида тары.

В системе потребительской кооперации, как правило, составляется товарно-денежный отчет (один раз в семь дней), который, в основном, заполняется аналогично товарному отчету. Однако на оборотной стороне товарно-денежного отчета материально ответственное лицо ведет ведомость движения тары в натуральном выражении по наименованиям и ценам. Ведомость ведется на основании тех же приходных и расходных документов, что и лицевая часть отчета. Остатки тары, итоги прихода и расхода ее в денежном выражении по ведомости должны совпадать с соответствующими данными, показанными на лицевой стороне товарно-денежного отчета в графе «Тара».

Кроме того, в потребительской кооперации для отдельных территориально отдаленных от правления предприятий разрешается сдавать отчеты через лиц, осуществляющих кольцевой завоз товаров, или пересылать их по почте. Работник, принявший отчет для передачи в бухгалтерию расписывается на втором экземпляре отчета, остающегося у заведующего магазином.

Отчетность материально ответственных лиц о наличии и движении товаров

Для усиления контроля за сохранностью и своевременностью отражения в учете товаров и управления ими, материально ответственные лица составляют на основании приходных и расходных документов отчетность о наличии и движении товаров и тары. Сроки и порядок составления отчетности устанавливает администрация торговой организации, которые зависят от ее специализации, документооборота, объема товарных операций и других факторов. В любом случае торговая организация должна устанавливать единую форму и сроки представления отчетности для всех материально ответственных лиц. На практике они составляют отчетность о наличии и движении товаров и тары за 3, 5, 7, 10 дней в виде товарного отчета или сопроводительного реестра. В розничной торговле используется товарный отчет (составляемый по пятидневкам), а в оптовой – товарный отчет или сопроводительный реестр.

состоит из нескольких частей (ф. № ТОРГ-29). В адресной части указывается наименование организации, вид ее деятельности, название «ТОВАНЫЙ ОТЧЕТ», дата составления, за какой период составлен отчет, должность, Ф.И.О. материально ответственного лица и его табельный номер.

В предметной части отражаются:

— остаток товаров и тары на начало отчетного периода;

— приход товаров и тары с указанием наименования поставщиков, даты и номера документа;

— итого прихода товаров и тары;

— итого прихода их с остатком;

— расход товаров и тары с указанием вида расхода, номер и дата документа, подтверждающего расход;

— итого расхода товаров и тары;

— остатки товаров и тары на конец отчетного периода.

Общее число документов, на основании которых составлен товарный отчет, указывают прописью в конце товарного отчета. Товарный отчет составляется в двух экземплярах. Первый вместе с приложенными к нему документами передается в бухгалтерию, а второй – остается у материально ответственного лица. Документы прикладываются к товарному отчету в порядке последовательности записей.

Кроме товарного отчета материально ответственные лица составляют отчет о таре

(ф. № ТОРГ-30), в котором, как и в товарном отчете, заполняется адресная и предметная часть. В предметной части указывается:

— остаток на начало отчетного периода, приход, расход, остаток тары на конец отчетного периода с указанием количества и суммы.

Итоги остатка на начало отчетного периода, прихода, расхода и остатка на конец отчетного периода тары, указанные в отчете по таре, должны быть равны аналогичным итогам сумм, отраженным в товарном отчете по гр. № 5 «Стоимость тары». В отчете по таре указывается количество приложенных документов. Он подписывается материально ответственным лицом и бухгалтером, принявшим отчет на проверку.

Формы товарных отчетов, применяемых в оптовых организациях, могут быть различны. Так, на базах и складах, имеющих небольшую номенклатуру товаров, аналитический учет их может осуществляться непосредственно в товарных отчетах, где указываются остатки, приход и расход не только в целом по каждому документу, но и по каждому наименованию товара (по количеству и сумме).

При большом документообороте материально ответственные лица по решению администрации организации могут составлять сопроводительный реестр

сдачи документов (ф. № ТОРГ-31), в котором в предметной части отражают приходные и расходные документы с указанием их даты и номера, наименования поставщика и получателя, количество листов документов по каждому поставщику или покупателю и в целом по реестру.

Смотрите так же:  Штатный приказ на управляющего

Сопроводительный реестр составляется в двух экземплярах на приходные и расходные документы по операциям за отчетный период. Первый экземпляр с приложенными к нему документами под расписку передается в бухгалтерию. Второй экземпляр остается у материально ответственного лица. Обнаруженные при проверке в реестре ошибки исправляют с обязательным подтверждением исправлений материально ответственного лица. Поскольку в сопроводительном реестре остатки, приход и расход товаров не указывают, то это ослабляет контроль за сохранностью и усложняет управление товарными запасами.

1.4. Отчетность материально ответственных лиц по операциям с товарами и тарой

Сохранность товаров и тары обеспечивается периодической отчетностью материально ответственных лиц перед бухгалтерией торговой организации.

Форма отчетности материально ответственного лица (бригады) и сроки ее представления определяются руководством организации исходя из особенностей ее деятельности, организации аналитического учета движения товаров, степени автоматизации этого участка счетной работы и других условий.

Отчетность материально ответственных лиц может быть как ежедневной, таи и охватывать более длительные сроки.

Отчеты (реестры, товарные отчеты, товарно-денежные отчеты и т. п.) составляются материально ответственными лицами в двух экземплярах. В отчет записывается каждый документ в отдельности с указанием даты, номера, на звания, суммы (стоимости товара по учетным ценам). В отдельной графе отчет может отражаться движение тары. Отчеты материально ответственного лиц нумеруются последовательно с начала года (начала деятельности организации и до окончания отчетного года). Если в организации дата проведения инвентаризации не совпала с установленным периодом отчетности, составляется два отчета:

один — с начала установленного отчетного периода до начала инвентаризации;

второй — от даты окончания инвентаризации до установленного срок; представления отчета.

В отчет, составленный после инвентаризации, остатки товаров и тары записываются из инвентаризационной описи.

Все документы, на основании которых составлен отчет, прикладываются к первому экземпляру отчета и передаются бухгалтеру. Второй экземпляр с распиской на нем бухгалтера остается у материально ответственного лица.

При приеме отчета у материально ответственного лица бухгалтер производит так называемую формальную проверку отчета, во время которой устанавливается:

все ли перечисленные в отчете документы приложены к нему;

все ли документы относятся к тому отчетному периоду, за который со­ставлен отчет;

все ли приложенные документы имеют необходимые реквизиты и подписи;

нет ли в документах подчисток и неоговоренных исправлений.

Проверка приложенных к отчету документов по существу и законности оформленных ими операций, их таксировка, проверка правильности подсчета итогов производится, как правило, в день приемки отчета. О проверке отчета делается соответствующая отметка за подписью лица, проводившего ее.

Обнаруженные при проверке отчетов ошибки в таксировке, подсчете итогов и в записи документов исправляются бухгалтером путем зачеркивания (одной чертой) неправильных и написания правильных сумм и записей.

О произведенных в отчете исправлениях сообщается материально ответственному лицу, который вносит соответствующие изменения во второй экземпляр отчета и своей подписью на первом экземпляре подтверждает правильность произведенных исправлений.

Отчетность материально ответственных лиц по товарам и таре;

Учет товаров ведет заведующий складом или другой работник (материально ответственное лицо). Этот учет может быть организован разными способами в зависимости от способа хранения товаров (партионный или сортовой).

При партионном способе каждая партия товаров хранится отдельно. Под партией понимается количество товаров, поступивших одновременно по одному транспортному документу.

При сортовом способе хранения каждый вновь приобретенный товар определенного сорта присоединяют к ранее поступившему товару того же наименования и сорта, т. е. Товары хранят по сортам.

При любом способе хранения материально ответственные лица ведут учет товаров только в натуральном измерении на основании приходных и расходных товарных документов. Однако, можно учитывать движение товаров в натуральном и стоимостном измерениях одновременно.

При партионном способе хранения на каждую партию товаров материально ответственное лицо выписывает партионную карту в двух экземплярах , где указывается наименование, артикул, сорт, цена и количество (масса) товаров. Партионные карты регистрируют в специальной книге. Порядковый номер регистрации в этой книге является номером данной партии товаров. Один экземпляр партионной карты остается на складе и служит регистром складского учета товаров, второй передают в бухгалтерию. По мере отпуска товаров материально ответственное лицо указывает в партионной карте дату отпуска, номер расходного документа и количество (массу) отпущенного товара. Одновременно в расходном документе указывают номер партионной карты.

После полного выбытия данной партии товаров партионную карту склада передают в бухгалтерию для проверки. Если при проверке по данной партии выявляется недостача товаров, то, не ожидая инвентаризации, недостачу в пределах норм естественной убыли списывают за счет организации, а сверх норм естественной убыли взыскивают с материально ответственных лиц . Излишки товаров выявленные при проверке приходуют.

Партионный учет, обеспечивая возможность выявления недостачи или излишков товаров сразу после отпуска каждой партии, способствует усилию контроля за сохранностью ценностей. Вместе с тем партионный способ хранения и учета товаров имеет недостатки. Менее рационально используется складская площадь и емкость хранилищ, ухудшается возможность оперативного управления товарными запасами, поскольку затрудняется получение информации о наличии тех или иных товаров из-за того, что они могут храниться в нескольких местах, а следовательно, остатки по ним отражаются в нескольких партионных картах.

При сортовом способе хранения материально ответственные лица ведут учет товаров в товарных книгах или на карточках . На каждое наименование и сорт товаров открывается одна или несколько страниц в товарной книге (в зависимости от объема операций по приходу и расходу товаров) или отдельная карточка. Для сокращения числа аналитических счетов товары различного наименования, имеющие одинаковую цену, могут учитываться на одной странице книги или карточке. В заголовке страницы книги (карточки) указываются наименование, артикул, сорт, цена и другие отличительные признаки товара. В остальной части страницы книги (карточки) отражаются приход и расход и остатки товаров.

Записи в товарной книге (карточке) делают на основании каждого приходного и расходного документа, а при большом объеме операций для сокращения числа записей — на основании итогов предварительно составленных накопительных документов.

При наличии на складе фактурных или бухгалтерских многосчетчиковых машин с вычислительной приставкой учет товаров на карточках целесообразно вести документально-копировальным методом, путем объединения в один рабочий прием выписки приходных и расходных документов и разноски в карточки поступления и выбытия товаров с автоматическим выведением остатков. Для сокращения работы по выписке приходных документов следует составлять таксировальные машинограммы, где указываются только те данные, которые переносятся в карточки (дата, номер документа, количество, цена и сумма). Таксировальные машинограммы затем прикладывают к соответствующим приходным документам.

На складах с узким ассортиментом товаров и небольшим объемом товарных операций материально ответственные лица могут вести учет непосредственно в товарном отчете. В этом случае карточки и товарные книги на складе не ведут.

Электронная библиотека

Учет хранения товаров осуществляется материально ответственными лицами (кладовщиком, заведующим складом), с которыми заключается со­ответствующий договор.

Материальная ответственность наступает с момента оприходования поступившего товара на склад на основании приходных товаросопрово­дительных документов и длится до момента выбытия, передачи товаров по расходным документам. При любом способе хранения ответственные лица ведут учет товаров в натуральном измерении на основании соответ­ствующих приходных и расходных документов. Кроме того, возможно учитывать движение товаров одновременно и в стоимостном измерении.

Смотрите так же:  Госуслуги заявление на загранпаспорт нового образца образец

Материально ответственные лица складов на основании приходных и расходных документов составляют товарные отчеты или сопроводительные реестры сдачи документов. Форма отчетности зависит от специализации предприятия, ассортимента товаров, объема документооборота и организации аналитического учета товаров в бухгалтерии и способа хранения.

Там, где используется оперативный бухгалтерский (сальдовый) метод аналитического учета товаров, в условиях небольшого склада с ограни­ченным ассортиментом товаров при сортовом способе хранения матери­ально ответственные лица обычно составляют товарные отчеты.

В товарных отчетах указываются поставщики, от которых получены товары за отчетный период, покупатели товаров, даты и номера документов, стоимость товаров по приходной и расходной частям отчета в отдельно­сти по каждому документу. Остаток товаров и тары на начало отчетного периода берут из предыдущего отчета или из инвентаризационной описи.

Учёт и аудит товарных операций

5. ОТЧЕТНОСТЬ МАТЕРИАЛЬНО ОТВЕТСТВЕННЫХ ЛИЦ

Учет хранения товаров на складах в оптовой торговле осуществляется материально ответственными лицами (кладовщиком, заведующим складом), с которыми заключается соответствующий договор. Материальная ответственность наступает с момента оприходования поступившего товара на склад на основании приходных товаросопроводительных документов и длится до момента выбытия, передачи товаров по расходным документам. При любом способе хранения ответственные лица ведут учет товаров в натуральном измерении на основании соответствующих приходных и расходных документов. Кроме того, возможно, учитывать движение товаров одновременно и в стоимостном измерении.

Материально ответственные лица складов на основании приходных и расходных документов составляют товарные отчеты или сопроводительные реестры сдачи документов. Форма отчетности зависит от специализации оптового предприятия, ассортимента товаров, объема документооборота и организации аналитического учета товаров в бухгалтерии и способа хранения.

Там, где используется оперативный бухгалтерский (сальдовый) метод аналитического учета товаров, в условиях небольшого склада с ограниченным ассортиментом товаров при сортовом способе хранения материально ответственные лица обычно составляют товарные отчеты.

В товарных отчетах указываются поставщики, от которых получены товары за отчетный период, покупатели товаров, даты и номера документов, стоимость товаров и тары по приходной и расходной частям отчета в отдельности по каждому документу. Остаток товара и тары на начало отчетного периода берут из предыдущего отчета или из инвентаризационной описи. Остаток на конец периода определяется как остаток на начало периода плюс приход товара и тары за вычетом расхода за отчетный период. В конце отчета прописью указывается число приложенных документов. Отчет подписывает материально ответственное лицо.

На некоторых оптовых торговых предприятиях в товарные отчеты вводят дополнительные графы, например: номер и дату документа поставщика и склада, номер партии, стоимость товаров, общее количество товаров по документу и отчету в целом и другое.

По продовольственным товарам отчеты составляют по ассортименту, наименованиям, единицам измерения, ценам и количеству товара и тары.

В организациях, применяющих количественно-суммовой метод учета, имеющих большой документооборот, составляются сопроводительные реестры с последующим составлением товарного отчета. В них указывают наименование поставщиков и покупателей товаров, номер, дата и наименование документов, по которым поступает и выбывает товар, общее количество прилагаемых документов, подписи лиц, сдающих, принявших и проверивших документы.

Экспедиторы составляют отчеты о развозе товаров, полученных на оптовом складе и доставленных покупателям (магазинам). В этом отчете указываются склад, номер и дата документа, номера предприятий-получателей, наименование и количество принятых и сданных товаров, фиксируются недостачи и излишки. Отчет может быть составлен на основании непосредственно счета-фактуры (или товарно-транспортной накладной) с приложением к нему накладных на товары, переданные покупателям (магазинам).

Сроки представления отчетности в бухгалтерию устанавливаются руководителем организации в зависимости от размера организации и других конкретных условий (от 1 до 10 дней). Увеличения срока представления отчетности ослабляет контроль за движением товарных запасов, приводит к неравномерной загрузке аппарата бухгалтерии.

Товарные отчеты и сопроводительные реестры составляются в покупных ценах в двух экземплярах. Первый экземпляр вместе с первичными документами передается в бухгалтерию под расписку на втором экземпляре, который остается у материально ответственного лица.

Поступившие в бухгалтерию товарные отчеты и первичные документы должны быть в тот же день проверены по форме, по существу и арифметически. При этом бухгалтер должен обращать внимание на реальность начальных остатков, аккуратность и правильность составления документов и самого отчета, наличие всех приложенных документов, своевременность и полноту оприходования товаров или списания их с учета и другое. Несвоевременное отражение движения товаров искажает величину товарного остатка и позволяет некоторое время скрывать недостачи и излишки. Обнаруженные при проверке отчетов ошибки исправляются корректурным способом и заверяются подписью бухгалтера и материально ответственного лица. Проверенные и принятые к учету товарные отчеты проходят бухгалтерскую обработку. Сальдо, полученное по данным бухгалтерского учета, сверяют с остатками товаров и тары по товарному отчету.

Получение и реализация товара на розничном предприятии отражается в товарном отчете, оформляющем результаты за один или несколько дней работы, который является основанием для ведения бухгалтерских записей. При использовании в учете продажной цены товаров стоимость списанных реализованных товаров по товарному отчету должна быть равна сумме полученной выручки, которая отражена в кассовой книге.

О необходимости составления товарного отчета всеми торговыми предприятиями говорится в Методических рекомендациях по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли, утвержденных письмом Роскомторга от 10 июля 1996 г. № 1-794/32-5.

В адресной части товарного отчета указываются наименование организации, торговой единицы и структурного подразделения, фамилия и инициалы материально ответственного лица, лимит остатка товаров, номер отчета, период, за который составляется товарный отчет.

В приходной части товарного отчета фиксируются в стоимостном выражении остаток товаров (на дату составления предыдущего товарного отчета) и поступление товаров и тары по сопроводительным документам. Каждый приходный документ (источник поступления товаров, номер и дата документа, сумма поступивших товаров) записывается отдельно. Здесь же, в приходной части, рассчитывают общую сумму оприходованных товаров за отчетный период и итог прихода с остатком на начало периода.

В расходной части товарного отчета по отдельным его строкам по каждому документу показывают: стоимость товаров, проданных за наличные деньги, продажу мелким оптом, возврат товара поставщику, внутреннее перемещение, списание товаров по актам на бой, лом, порчу. После этого подсчитывают общую стоимость реализованных и выбывших товаров и определяют остаток товаров на конец отчетного периода.

В конце товарного отчета указывают общее количество прилагаемых документов, а также ставятся подписи бухгалтера и материально ответственного лица.

Материально ответственные лица составляют товарные отчеты в двух экземплярах. Первый экземпляр отчета вместе с документами, подтверждающими поступление или выбытие товаров, представляется в бухгалтерию организации, а второй с распиской бухгалтера о приеме отчета остается у материально ответственного лица.

Смотрите так же:  Цена осаго калуга

Все приходные и расходные документы, на основании которых составляются товарные отчеты, прикладываются к нему в хронологическом порядке. Нумеруются товарные отчеты последовательно с начала и до конца года с первого номера.

В тексте и цифровых данных товарных отчетов неоговоренные исправления и подчистки не допускаются. Ошибочные записи зачеркиваются одной чертой, затем надписывается правильный текст или цифровые данные. Исправление ошибки в товарном отчете должно быть оговорено надписью «Исправлено» и подтверждено подписью ответственного лица и бухгалтера с указанием даты исправления.

Если дата проведения инвентаризации в торговой организации не совпала с установленным периодом отчетности, то составляется два отчета: один – с начала установленного периода до начала инвентаризации, второй – от даты окончания инвентаризации до установленного срока представления товарного отчета. В товарный отчет, составленный после инвентаризации, остатки товаров и тары записываются из инвентаризационной описи.

Когда материальная ответственность за материальные и денежные ценности объединена в одном лице или бригаде может составляться товарно-кассовый отчет. В этом отчете отражается движение не только товаров и тары, но и денежных средств. Как правило, товарно-кассовые отчеты составляются в мелкорозничной сети: киосках, палатках, ларьках, в небольших магазинах, не имеющих деления на отделы и секции, где продавец сам выбивает кассовый чек и получает наличные деньги от покупателей. Кассовые отчеты при этом не заполняют.

В приходной части товарно-кассового отчета записывают остаток товаров на начало отчетного периода, поступление товара по каждому приходному документу с указанием наименования поставщика, даты и номера документа, суммы полученных товаров и тары. В расходной части отражают торговую выручку по каждому документу (квитанции приходных кассовых ордеров на выручку, сданную в кассу магазина; квитанции банка на принятые суммы наличных денег), а также возврат товара поставщику. Стоимость израсходованного товара суммируют и рассчитывают остаток товаров на конец отчетного периода.

После поступления товарного отчета в бухгалтерию он тщательно проверяется бухгалтером. В первую очередь бухгалтер проверяет наличие всех документов, на основании которых в отчете произведены записи, а также соответствие остатков товаров и тары на начало отчетного периода в данном отчете остаткам по предыдущему отчету на конец отчетного периода или фактическим остаткам в инвентаризационных описях. Далее проверяется подлинность приложенных документов, правильность их оформления, таксировки, своевременность оприходования товаров и списания их в расход, правильность подсчетов.

На основании проверенных отчетов о движении товаров производятся записи в учетные регистры по счету 41 «Товары». При журнально-ордерной форме учета ведется журнал-ордер по кредиту счета 41 в сочетании с ведомостью по дебету этого счета. Каждому товарному отчету в журнале – ордере отводится одна строка. Оприходование товаров отражается в ведомости по корреспондирующим счетам. После записи в ведомости и журнале – ордере выводится остаток на конец дня, который сравнивается с остатком по товарному отчету.

Отчетность материально ответственных лиц

Вопрос-ответ по теме

Какая форма отчета или документа представляется материально ответственными лицами в бухгалтерию учреждения для обеспечения достоверности оперативного учета материальных ценностей? Подскажите рекомендуемую периодичность таких отчетов?

Воспользуйтесь сервисами Системы Госфинансы:

Бюджетная классификация: КОСГУ от А до Я

Узнайте верный КБК

Учетная политика для госсектора

Основные средства: ОКОФ и амортизационные группы

Из текста вопроса неясно, о каких документах и каких материальных ценностях идет речь. Если имеются в виду должностные и иные лица, назначенные ответственными за сохранность объектов основных средств и иных активов, то какое-либо регулярное документальное подтверждение наличия закрепленных за ними нефинансовых активов документами системы нормативного регулирования бухгалтерского учета не предусмотрено – соответствие фактического наличия активов данным бухгалтерского учета проверяется в процессе проведения инвентаризаций. Если же имеется в виду сверка данных бухгалтерского и складского учета, то инструкциями по бухгалтерскому учету (№ 157н, № 174н и т.д.) эти процессы не регулируются. Соответствующие требования могут быть установлены нормативными актами отраслевого и ведомственного уровня.

Если указанными нормативными документами порядок проведения сверки не установлен, то его целесообразно закрепить в учетной политике учреждения. При этом, по моему мнению, допустимо применять нормы, содержащиеся в Методических указаниях по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н (Методические указания на государственные и муниципальные учреждения не распространяются, однако их требования по организационным вопросам не противоречат общим принципам организации и ведении учета в бюджетной сфере и, следовательно, могут быть использованы как примерные).

В соответствии с пунктом 117 Методических указаний бухгалтерская служба организации обязана:

  • проверять поступившие от подразделений организации отчеты и документы;
  • производить сверку отчетов подразделений организации с данными складского учета организации, а также с данными бухгалтерской службы, при выявлении расхождений производить соответствующие исправления.

О внесенных исправлениях уведомляются склады, цехи и другие подразделения, в которых установлены расхождения. В отчеты, карточки учета материалов и другие учетные документы вносятся соответствующие исправления. При ведении бухгалтерского учета с использованием средств вычислительной техники указанные исправления вносятся в используемую информационную базу.

В соответствии с пунктом 267 Методических указаний работники бухгалтерской службы организации, ведущие учет материальных запасов, обязаны систематически, в установленные организацией сроки, но не реже одного раза в месяц, проводить непосредственно на складах (в кладовых) в присутствии заведующего складом (кладовщика) проверку своевременности и правильности оформления первичных документов по складским операциям, записей (разносок) операций в карточках складского учета, а также полноты и своевременности сдачи исполненных документов в бухгалтерскую службу организации.

При ведении в бухгалтерской службе сальдового метода учета материалов работник бухгалтерской службы сверяет все записи в карточках складского учета с первичными документами и подтверждает своей подписью правильность выведения остатков в карточках. Сверка карточек с документами и подтверждение операций подписью проверяющего могут производиться также в случаях, когда в бухгалтерской службе учет материалов ведется с использованием оборотных ведомостей.

При ведении карточек учета в бухгалтерской службе организации (первый вариант оборотного метода) сверяются карточки бухгалтерской службы со складскими карточками.

То есть, представления в бухгалтерскую службу специально оформленных документов, подтверждающих наличие материальных ценностей не складах, не предусмотрено – в межинвентаризационный период такая проверка проводится посредством сличения данных карточек складского учета и регистров (карточек) бухгалтерского учета. Из практики можно порекомендовать не оформлять результаты отдельным документом, а подтверждать проведение сверки подписями бухгалтера (в карточке складского учета) и материально ответственного лица (в регистре бухгалтерского учета) с указанием даты проведения сверки. Разумеется, это не относится к случаям, когда выявляются расхождения данных бухгалтерского учета и складского учета. В подобной ситуации в общем случае может быть оформлена бухгалтерская справка, а в случае, если расхождения стали предпосылкой для недостачи материальных ценностей, по моему мнению, нужно провести служебное расследование. Порядок проведения служебного расследования регулируется нормами трудового законодательства и может быть детализирован положениями внутреннего нормативного акта учреждения.

Не нашли ответ на свой вопрос?
Задайте его экспертам «Системы Госфинансы»

Отчетность материально-ответственных лиц