Кадровая отчетность это

3.4. Статистическая отчетность

Кадровая служба предприятия по запросу руководства составляет справку о текучести кадров для отчета и анализа о причинах текучести кадров. В данном документе обязательно должны быть следующие реквизиты:

• наименование организации и наименование структурного подразделения – составителя документа (если справка составляется для внутреннего пользования);

• наименование вида документа – «СПРАВКА»;

• заголовок к тексту;

• печать (если справка внешняя).

Обычно ответственным за составление справки является инспектор по кадрам. Справку для внутреннего пользования подписывает начальник отдела кадров, для внешнего – руководитель предприятия. Возможно, использование как официально утвержденной формы справки о текучести кадров, так и разработанной на предприятии. В форме справки, разработанной кадровой службой, анализ текучести кадров может проводиться только по фактам увольнения работников, без отражения сведений о приеме, переводах внутри предприятия.

Также анализ текучести кадров может быть представлен и с помощью отчетных форм СОТ8 «Анализ текучести ИТР и служащих по должностям и причинам увольнения» и СОТ 9 «Распределение уволенных по причинам увольнения и категориям». Заполнение эти форм служит основой для проведения качественного анализа текучести кадров по занимаемым должностям, причинам увольнения, категориям.

Для составления статистической отчетности требуются такие сведения, как списочная численность, средняя численность и среднесписочная численность работников.

Списочная численность работников приводится на определенную дату, в нее включаются наемные работники, работающие по трудовому договору (срочному, бессрочному, на полный и неполный рабочий день, неделю), и собственники предприятия, работающие и получающие заработную плату на данном предприятии. В списочную численность работников на определенную дату включаются как фактические работавшие в этот день работники, так и отсутствующие по причине:

• командировки (если за ними сохранялась заработная плата);

• обучения и повышения квалификации (если за ними сохранялась заработная плата);

• отпуска (очередного, дополнительного, по уходу за ребенком и др.);

• по другой причине вынужденного отсутствия на работе.

Внешние совместители не включаются в этот список, а учитываются отдельно. В списочной численности не учитываются также работники, заключившие с предприятием гражданско-правовые договоры, неработающие собственники предприятия, лица, направленные предприятием на обучение с отрывом от работы и получающие стипендию за счет средств предприятия.

Средняя численность работников за определенный период включает в себя:

• среднесписочную численность работников;

• среднюю численность внешних совместителей;

• среднюю численность работников, заключившим с предприятием договоры гражданско-правового характера.

Среднесписочная численность работников, например, за месяц определяется следующим образом: списочная численность работников за каждый календарный день, включая выходные и праздничные дни, суммируется и делится на число календарных дней месяца. Численность работников в выходные и праздничные дни принимается равной списочной численности предшествующего им рабочего дня. Не включаются в среднесписочную численность работников:

• женщины, находящиеся в отпусках по беременности и родам, по уходу за ребенком;

• работники, обучающиеся (поступающие) в образовательных учреждениях и находящиеся в отпуске без сохранения заработной платы.

Лица, работающие неполное рабочее время, учитываются пропорционально отработанному времени следующим образом: общее число отработанных человеко—часов в отчетном месяце делится на продолжительность рабочего дня (исходя из продолжительности рабочее недели). Например, при пятидневной рабочее неделе продолжительностью 40 часов число отработанных человеко—часов делим на 8 часов. Получаем число отработанных человеко—дней, которое делится на число рабочих дней месяца. Таким образом, определяется средняя численность работников, занятых не полностью. За дни болезни, отпуска, неявок в рабочее время ставятся часы по предыдущему рабочему дню.

Среднесписочная численность работников за квартал (год) определяется путем суммирования показателей за необходимое количество месяцев (3, 12) и деления их на это количество месяцев. Если предприятие работало неполный квартал (год), то суммируется среднесписочная численность за отработанное время и делится на полное количество месяцев в квартале или году (3, 12).

Виды кадровых отчетов

В задачи специалиста отдела кадров входит не только работа с персоналом и оформление кадровой документации, но и своевременная отчетность – как внутренняя, так и внешняя. Какие виды кадровых отчетов необходимо сдавать?

Виды кадровых отчетов – классификация

Работа специалиста по кадрам лишь на первый взгляд кажется простой и интересной работой с людьми. В реальности специалисты сталкиваются с большими объемами данных, с которыми приходится работать – собирать в отчеты, делать анализ, сдавать отчеты.

Виды кадровых отчетов могут быть внутренними и внешними, то есть могут предоставляться непосредственно руководителю или для государственных организаций.

Руководителю обычно нужна статистическая отчетность – сколько сотрудников приняли на работу, сколько ушло, какая текучка кадров за период, возраст сотрудников и т.п.

Внешняя отчетность государственным организациям строго регламентирована и может сдаваться раз в год, раз в квартал.

Виды кадровых отчетов – как и куда сдаем

По необходимости специалист по кадрам должен подать государственным органам следующую информацию:

  • МВД – если компания принимала или увольняла иностранного работника
  • Военкомат – если в компании есть военнообязанные граждане
  • Служба занятости – если планируются сокращения или ликвидация компании

Раз в месяц менеджер отдела кадров должен предоставлять следующие виды отчетов:

  • Служба занятости – о наличии свободных мест
  • Росстат – статистические данные по работникам
  • ПФР – о застрахованных лицах

Ежеквартально нужно предоставлять отчет в Росстат, а ежегодно – в военкомат, ПФР и Росстат.

И кроме того, руководство тоже требует свои отчеты – и тоже вовремя и регулярно!

Виды кадровых отчетов – проблемы

Отчеты для внешних и контролирующих органов выполняются по установленной форме. Проблемы возникают в момент выгрузки и сбора нужной информации.

Какие именно проблемы существуют у специалистов по кадрам на пути составления отчетности?

  • Данные содержатся в разных источниках (которые могут быть в разных форматах)
  • Данные заполняются и вносятся в отчет вручную (!)
  • Сотрудников много, значит, данных еще больше

Основная проблема, это, конечно, ручное внесение данных. Сотрудник собирает отчетность по другим подразделениям, просит, например заполнить Excel-файл. Затем получает заполненные файлы, выгружает необходимые данные из других систем отчетности и начинает вручную эти данные обрабатывать и сводить в единый отчет. А что, если сотрудников много – от 100? А данных – еще больше?

Создание отчетов затягивается и в итоге на собственно анализ ни сил, ни времени не остается. Получается, что сотрудники делают отчет ради отчета. И не видят в нем никакого практического смысла! Но данные должны работать. Сегодня пришло время управления на основе данных – их нужно анализировать, делать выводы, строить гипотезы.

Виды кадровых отчетов – примеры

Дашборд специалиста по кадрам

  • это общий отчет, на котором четко видна общая картина по компании – социально-демографическая картина, возраст сотрудников, их количество по подразделениям и все это – в разрезе отфильтрованного временного периода. Правда, удобно?

Карточка сотрудника

  • Удобная для просмотра форма с информацией по каждому сотруднику. Не нужно искать в папках личное дело или копаться в Excel-таблицах – вся подробная информация в одном клике мыши.

Обучение сотрудников:

  • Такой интерактивный отчет будет удобен для специалистов производственных компаний. В таких компаниях остро стоит вопрос сертификации и дополнительного обучения сотрудников. Чтобы не искать в таблицах информацию и не высчитывать информацию о дате следующего обучения, используйте вот такой дашборд. Красным цветом показываются сотрудники, у которых срок обучения уже практически подошел или уже прошел.

Виды кадровых отчетов – автоматизация

В своей работе для отчетов по сотрудникам мы используем так называемые «коробочные» аналитические программы, типа Tableau. Их «взрослые» собратья – крупные и известные аналитические системы – стоят дорого и требуют для внедрения много времени и команду специалистов.

В отличие от таких тяжеловесных продуктов «коробочные» аналитические продукты:

  • Легко устанавливать (за 2 минут скачиваете и устанавливаете)
  • Быстро осваивать (не нужны специальные знания IT или статистики – такие программы специально разрабатывались как «аналитика для неаналитика»)
  • Не содержат скрытых платежей: есть 14 дневная бесплатная версия с полным доступом. Затем оплата по прозрачной схеме –фиксированная сумма (от 2 тыс. рублей в месяц – на март 2018)

Интересно? Анализируйте! Не тратьте свое время на создание отчетов.

Мы уже внедрили продукт Tableau во многих крупных компаниях. Мы работаем по всей России – обучаем, помогаем с внедрением, консультируем.

Если есть вопросы, готовы провести презентацию по Skype или приехать лично в офис. Мы знаем все про Tableau!

Отчетность кадровика

«Кадровая служба и управление персоналом предприятия», 2008, N 1

В должностных инструкциях кадровиков все чаще встречается обязанность заполнять и сдавать статистическую отчетность по кадрам предприятия, предусмотренную законодательством. К таким основным отчетам относятся:

— форма N П-4 «Сведения о численности, заработной плате и движении работников», которую должны представлять все организации (и их обособленные подразделения), не являющиеся субъектами малого предпринимательства ;

— форма N 1-Т «Сведения о численности и заработной плате работников по видам деятельности». Эту форму сдают только те компании, которые попали в перечень организаций, составленный территориальным органом Росстата . Они не представляют сведения по форме N П-4.

Для субъектов малого предпринимательства предусмотрена форма статотчетности N ПМ, утвержденная Постановлением Росстата от 12.01.2007 N 4.

Организациям, попавшим в перечень, сообщат об этом органы статистики в официальном письме.

Смотрите так же:  Пособия по развитию мелкой моторики картинки

Наша статья поможет вам заполнить обе формы без ошибок.

Начиная с отчета за 2007 г., сдается новая форма N П-4, утвержденная Постановлением Росстата от 09.06.2007 N 46. Принципиальных отличий от предыдущей она не содержит , поэтому Порядок заполнения этой отчетности (далее — Порядок) остался прежним (утв. Постановлением Росстата от 20.11.2006 N 69).

За 2006 г. и в течение 2007 г. необходимо было представлять форму N П-4, утвержденную Постановлением Росстата от 28.06.2006 г. N 28.

Справка. Порядок сдачи и состав отчетности зависят от средней численности работников организации.

Если она превышает 15 человек, то фирма обязана представлять отчет по форме N П-4 ежемесячно не позднее 15 числа, следующего за отчетным месяцем. При этом разд. 2 и 3 отчета заполняются нарастающим итогом за квартал, полугодие и 9 месяцев.

Если же средняя численность работников 15 человек и меньше, то отчет (состоящий из титульного листа и разд. 1) надо сдавать ежеквартально нарастающим итогом (то есть за 1 квартал, полугодие, 9 месяцев и год) также не позднее 15 числа, следующего за отчетным периодом. Разделы 2 и 3 формы N П-4 такие организации заполняют только при сдаче отчета за год.

Заполняем титульный лист

При заполнении титульного листа необходимо указать следующие сведения:

— отчетный период, за который сдается форма. Так, компании, сдающие месячный отчет, поставят в этой строке «декабрь 2007 г.». А организации, представляющие отчетность ежеквартально нарастающим итогом, напишут «январь — декабрь 2007 г.»;

— наименование организации. Здесь следует указать полное наименование фирмы в соответствии с учредительными документами и рядом в скобках — сокращенное. Например: «Общество с ограниченной ответственностью «Лютик» (ООО «Лютик»)»;

— почтовый адрес. Не забудьте указать также почтовый индекс и полное наименование субъекта РФ;

— код по ОКПО (по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций).

Раздел 1. Численность, начисленная заработная плата

работников и отработанное время

Заполнение этого раздела начинается с проставления в графах А и В наименования и кодов видов деятельности по ОКВЭД. Эти данные следует брать из Приложения 4 к Порядку заполнения формы.

Далее заполняются графы 2, 3 и 4. В них указываются среднесписочная численность работников за отчетный период, средняя численность внешних совместителей и лиц, выполнявших работу по договорам гражданско-правового характера, соответственно. А в графе 1 пишется средняя численность работников, то есть сумма значений, указанных в графах 2, 3 и 4.

Обратите внимание: все сведения по графам указываются отдельно по видам деятельности (в строках 02 — 11), а в строке 01 пишется сумма этих значений. Забегая вперед, отметим, что такое правило действует и при заполнении других граф.

Переходим к графам 5 и 6. Все организации заполняют их нарастающим итогом с начала года. Здесь приводятся данные по количеству отработанных человеко-часов по основному списочному составу и по внешним совместителям соответственно. Рассчитать их несложно: количество работников следует умножить на число отработанных часов.

При расчете учитываются фактически отработанные часы (в том числе сверхурочные, отработанные в праздники и выходные и в служебных командировках).

В отработанные человеко-часы не включается:

— время нахождения работников в отпусках;

— время внутрисменного простоя;

— часы перерывов в работе матерей для кормления ребенка;

— часы сокращения продолжительности работы несовершеннолетних лиц;

— время участия в забастовках;

— другие случаи отсутствия работников на работе (независимо от того, сохранялась за ними заработная плата или нет).

При заполнении сведений о фонде заработной платы (графы 7, 8, 9 и 10) нужно учесть, что все данные по выплатам приводятся за отчетный период с учетом НДФЛ и независимо от срока выплаты начисленных сумм и источника их выплаты.

Теперь более подробно пройдемся по заполнению самих граф.

В графе 8 указываются данные о фонде оплаты труда работников списочного состава.

Он состоит из следующих выплат:

1. Оплаты за отработанное время. Сюда входит заработная плата в денежной и неденежной формах (в том числе по тарифным ставкам, по сдельным расценкам), доплаты и надбавки за квалификационный разряд, премии и вознаграждения, имеющие систематический характер и т.д. Полный перечень таких выплат содержится в п. 95.1 Порядка.

2. Оплаты за неотработанное время, в частности, оплаты основных и дополнительных отпусков, оплата времени вынужденного прогула и др. (см. п. 95.2 Порядка). Обратите внимание: начисления за ежегодные и дополнительные отпуска включаются в фонд заработной платы отчетного месяца только в сумме, приходящейся на дни отпуска в отчетном месяце. То есть суммы, причитающиеся работникам за дни отпуска в следующем месяце, учитываются именно в будущем периоде.

3. Единовременных поощрительных и иных выплат. К ним относятся единовременные премии и вознаграждения независимо от источников их выплаты, единовременное вознаграждение за выслугу лет, вознаграждение по итогам работы за год, денежная компенсация за неиспользованный отпуск и другие выплаты, перечисленные в п. 95.3 Порядка.

4. Оплаты питания и проживания, имеющей систематический характер. Это, например, оплата стоимости бесплатного питания и продуктов в соответствии с законодательством РФ или суммы продовольственной компенсации; оплата стоимости бесплатно предоставленных работникам в соответствии с законодательством Российской Федерации жилых помещений и коммунальных услуг или суммы соответствующего денежного возмещений (компенсации) и т.п. Полный перечень содержится в п. 95.4 Порядка.

Справка. Несколько слов о выплатах, произведенных в неденежной форме (товарами, услугами). Они учитываются в фонде оплаты труда по рыночной стоимости этих товаров и услуг. Если же товары (услуги) предоставлялись по ценам ниже рыночных, то необходимо учесть материальную выгоду, которую получат работники. Она рассчитывается как разница между рыночной ценой товаров и фактически уплаченной суммой.

Графа 9 предназначается для данных по выплатам внешним совместителям.

А в графе 10 показываются сведения по выплатам лицам несписочного состава, а именно:

— лицам, выполнявшим работы по договорам гражданско-правового характера. Здесь сведения о выплатах следует брать из смет по договору и платежных документов;

— лицам, с которыми не были заключены гражданско-правовые договоры (переводчикам, авторам опубликованных статей, лекторам и т.п.);

— освобожденным профсоюзным работникам;

— уволенным работникам, которым начислили зарплату с задержкой. В графе 7 все значения из граф 8, 9 и 10 суммируются.

Сведения по выплатам социального характера проставляются в графе 11. Это суммы по предоставленным работникам социальным льготам (на лечение, отдых, проезд, трудоустройство). Некоторые из таких выплат перечислены в п. 98 Порядка. Отметим, что пособия из государственных социальных внебюджетных фондов сюда не включаются. И последнее: данная графа (как графы 5 и 6) также заполняется нарастающим итогом с начала года.

Справка. В п. 99 Порядка приведен полный список выплат, которые не учитываются в фонде заработной платы и в выплатах социального характера. Перечислим их:

— ЕСН, страховые взносы на обязательное пенсионное страхование, взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний;

— пособия и другие выплаты за счет средств государственных внебюджетных фондов. К ним относятся пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, при рождении ребенка, по уходу за ребенком, оплата санаторно-курортного лечения и оздоровления работников и их семей, страховые выплаты по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний;

— суммы пособий по временной нетрудоспособности, выплачиваемые за счет средств организации в соответствии с законодательством;

— взносы, уплачиваемые за счет средств организации по договорам добровольного пенсионного страхования работников (договорам негосударственного пенсионного обеспечения), заключенным в пользу работников со страховыми организациями (негосударственными пенсионными фондами);

— выплаты, производимые страховыми организациями по договорам личного, имущественного и иного страхования;

— доходы по акциям и другие доходы от участия работников в собственности организации (дивиденды, проценты и т.д.);

— авторские вознаграждения, выплачиваемые по договорам на создание и использование произведений науки, литературы и искусства, а также вознаграждения авторам открытий, изобретений и промышленных образцов;

— стоимость бесплатно выданных форменной одежды, обмундирования, остающихся в личном постоянном пользовании, или денежная компенсация вместо их выдачи, сумма льгот в связи с их продажей по пониженным ценам;

— стоимость выданных спецодежды, спецобуви и других средств индивидуальной защиты, смывающих и обезвреживающих средств, молока и лечебно-профилактического питания или возмещения затрат работникам на приобретение ими спецодежды, спецобуви и других средств индивидуальной защиты в случае невыдачи их администрацией;

— расходы на командировки, полевое довольствие в пределах и сверх норм, установленных законодательством;

— расходы на подбор персонала;

— представительские расходы (без оплаты услуг переводчиков);

— компенсация работнику материальных затрат за использование личного транспорта и другого имущества в служебных целях;

— расходы при переезде работников на работу в другую местность и по обустройству на новом месте жительства. Оплата стоимости проезда работнику и членам его семьи в случае переезда из районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностей к новому месту жительства в другую местность в связи с расторжением трудового договора. Единовременное пособие, оплата стоимости проезда и отпуска для обустройства на новом месте лицам, заключившим трудовые договоры о работе в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях;

— денежная компенсация в соответствии с законодательством Российской Федерации гражданам, выезжающим из районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностей, за освобождаемое жилье по месту сдачи жилища и расходы, возмещаемые в связи с выездом работников из этих районов;

— расходы на оформление и выдачу паспортов и виз;

— расходы (включая стипендии) на подготовку и переподготовку работников, обучающихся в образовательных учреждениях, связанных с производственной необходимостью, на основе договоров между организацией и образовательным учреждением, получившим государственную аккредитацию (имеющим государственную лицензию), а также оплата проезда обучающихся работников к месту нахождения образовательного учреждения и обратно; стипендии по ученическому договору на профессиональное обучение;

Смотрите так же:  Продажа домов в деревне за материнский капитал

— выплаты женщинам, находящимся в отпуске по беременности и родам, по уходу за ребенком и не включаемым в среднесписочную численность работников;

— денежное довольствие военнослужащих;

— выплаты неработающим пенсионерам, членам семей погибших (умерших) работников;

— государственные научные стипендии за счет бюджетных средств;

— стипендии, полученные работниками за счет грантов, предоставленных международными или иностранными некоммерческими и благотворительными организациями;

— возвратные заемные денежные средства, выданные организацией работнику, сумма материальной выгоды, полученная от экономии на процентах за пользование заемными средствами;

— безвозмездные субсидии, предоставленные работникам на строительство или приобретение жилья;

— суммы, уплаченные за работников организацией в порядке погашения заемных денежных средств, выданных работникам на жилищное строительство, приобретение жилья, обзаведение домашним хозяйством;

— разница между рыночной стоимостью квартиры, реализованной организацией работнику, и суммой, уплаченной работником;

— стоимость жилья, переданного в собственность работникам.

Раздел 2. Использование рабочего времени

Весь этот раздел заполняется нарастающим итогом с начала года. При этом все показатели указываются без выделения по видам деятельности. Забегая вперед, отметим, что это правило актуально и для разд. 3.

Итак, заполняем строку 12. В ней отражаются данные по списочной численности лиц, работавших неполное рабочее время по инициативе работодателя.

Для заполнения строки 13 следует рассчитать количество часов, которое не отработали лица, переведенные по инициативе работодателей на неполное рабочее время. В расчет включаются только дни возможной работы (то есть за исключением времени отпуска, дней болезни, выходных и праздников).

В строках 14 и 15 показывается количество работников, отправленных в отпуска администрацией компании без сохранения или с частичным сохранением заработной платы. А в строках 16 и 17 отражается сумма всех дней таких вынужденных отпусков по всем работникам.

В следующих двух строках приводят данные по отпускам без сохранения зарплаты по закону или по собственному желанию. В строке 18 ставится количество работников-отпускников, а в строке 19 — общее число дней такого отпуска.

Внимание! При заполнении строк 12, 14, 15 и 18 действует одно правило: если работник в течение отчетного периода несколько раз переводился на неполное рабочее время или больше раза уходил в отпуск, то этот работник учитывается один раз — как целая единица до конца года.

Строка 20 предназначена для отражения сведений о количестве дней, пропущенных по болезни работниками из списочного состава. Естественно, все они должны быть подтверждены листками нетрудоспособности. Если больничных листков нет, то в эту строку данные о пропущенных днях не включаются.

Раздел 3. Движение работников

В строке 21 показывается количество принятых на работу лиц. Документальным основанием при заполнении этой строки будут служить приказы (распоряжения) о приеме на работу.

Если в отчетном периоде в компании произошла реорганизация, расширение производства и другие события, которые поспособствовали возникновению новых рабочих мест, то в строке 22 отражается число вновь принятых работников на эти места.

Кстати, если организация только образовалась , то она ставит в строках 21 и 22 одинаковые данные по всем своим работникам. Ведь образование предприятия — это тоже событие, при котором создались новые рабочие места.

Если организация создана на базе ликвидированных (реорганизованных) юридических лиц, обособленных или несамостоятельных подразделений, то она не относится к вновь созданным.

В строке 23 отражаются показатели по лицам, оставившим работу в организации. Основания могут быть любые: будь то соглашение сторон или переход на выборную должность, вплоть до смерти работника.

При заполнении строк 21 — 23 стоит помнить, что три категории работников здесь не учитываются:

— лица, работающие по специальным договорам с государственными организациями (военнослужащие и лица, отбывающие наказание в виде лишения свободы);

— лица, выполнявшие работу по договорам гражданско-правового характера.

Строки 24, 25 и 26 конкретизируют данные, указанные по строке 23. В них ставится число работников, выбывших из организации по разным причинам: по сокращению численности работников (строка 24), в связи с массовым увольнением (строка 25) и по собственному желанию (строка 26).

Критерии массового увольнения могут быть зафиксированы в отраслевых или территориальных соглашениях.

Обратите внимание: формулировка «по собственному желанию» в данной ситуации означает не только увольнение работника согласно п. 3 ст. 77 ТК РФ, но и в следующих случаях:

— избрание на должности, замещаемые по конкурсу;

— переезд в другую местность (перевод супруга в другую местность, за границу);

— зачисление в образовательное учреждение, аспирантуру или клиническую ординатуру;

— выход на пенсию;

— уход за больными членами семьи или инвалидами I группы;

— увольнение по собственному желанию беременных женщин, женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, одиноких матерей, воспитывающих ребенка в возрасте до 14 лет (ребенка-инвалида до 18 лет).

Для заполнения строки 27 нам пригодится списочная численность на последнее число месяца отчетного периода. На эту же дату в строке 28 указывается количество вакантных рабочих мест по штатному расписанию. При этом вакансия на полставки учитывается в строке как 0,5. Если на одно рабочее место приняты сразу два работника, то в списочной численности они учитываются как два человека, а в среднесписочной — по отработанному времени. При их одновременном увольнении появится одно вакантное место. Если же будет уволен только один из таких работников, то вакантного места не возникнет.

И в заключение по строке 29 указывается количество работников, намеченных к высвобождению.

Несколько слов о форме N 1-Т

Эта форма отчетности, утвержденная Постановлением Росстата от 28.06.2006 N 28, годовая. Ее представляют до 20 января года, следующего за отчетным.

Правила заполнения этой формы (утв. Постановлением Росстата от 09.10.2006 N 56) идентичны с формой N П-4. Различие — только в составе отчета. Форма N 1-Т состоит всего из двух листов: адресной части (титульного листа) и непосредственно из раздела, в котором отражаются сведения по работникам и заработной плате. Данные в этом отчете также указываются раздельно по видам предпринимательской деятельности.

Справка. Постановлением Росстата от 09.06.2007 N 46 утверждено, что форма N 1-Т за 2008 г. остается без изменений.

«Общие особенности» заполнения и представления

форм N П-4 и N 1-Т

Перечислим некоторые моменты, актуальные при заполнении и сдаче обеих форм отчетности:

1. Общее правило представления статотчетности следующее: отчеты сдаются по месту расположения организации. Если же фирма зарегистрирована в одном субъекте, а деятельность осуществляет в другом, то представлять отчетность нужно будет по месту осуществления деятельности.

2. Несколько слов о сдаче отчетности организациями с обособленными подразделениями. Состав их статистической отчетности будет зависеть от места расположения этих подразделений. Если они находятся в одном субъекте РФ, как и головная организация, то в территориальный орган статистики сдается один отчет по всей организации в целом (включая данные по всем подразделениям). Если же обособленные подразделения расположены в других субъектах России, то головная организация должна сдать два отчета: один — с данными по всему юридическому лицу (с учетом сведений по подразделениям) и второй (на отдельном бланке) — по организации в целом, но за исключением данных по обособленным подразделениям из других субъектов. При этом сами подразделения обязаны подать свои статистические сведения по месту своего нахождения.

3. При заполнении строк по видам деятельности работники вспомогательных и административных служб (бухгалтерия, кадровики, управленцы, уборщицы, охранники и т.п.) учитываются по основному виду деятельности организации. Также по основному виду деятельности учитываются работники, занятые капитальным ремонтом основных средств. Работники, занятые в строительстве хозяйственным способом, учитываются в строительстве.

4. Если некоторые работники занимаются несколькими видами деятельности, относящимися к разным кодам ОКВЭД, то сведения по ним указываются по той деятельности, которой они занимались большее количество времени.

5. Этот пункт будет важен для фирм, торгующих в розницу. Если наряду с торговлей пищевыми продуктами в магазинах продаются и непродовольственные товары, то численность и заработная плата работников отражается по кодам 52.11.1 (розничная торговля в неспециализированных магазинах замороженными продуктами) или 52.11.2 (розничная торговля в неспециализированных магазинах незамороженными продуктами, включая напитки, и табачными изделиями). В неспециализированных магазинах, торгующих в основном непродовольственными товарами, сведения о работниках указываются по коду 52.12 (прочая розничная торговля в неспециализированных магазинах).

6. Сведения о заработной плате и выплатах социального характера указываются в тысячах рублях с одним десятичным знаком.

Пример. Приведем пример заполнения отчета по форме N П-4 за декабрь 2007 г.

ООО «Пресса» издает книги, 3 периодических журнала и газету. Организация зарегистрирована по адресу: 140200, Московская область, г. Воскресенск, ул. Победы, д. 16. Обособленных подразделений она не имеет.

В таблице 1 и ниже приведены сведения, необходимые для заполнения формы N П-4 за декабрь 2007 г.

Данные на 31 декабря 2007 года по организации

3.4. Статистическая отчетность

3.4. Статистическая отчетность

Кадровая служба предприятия по запросу руководства составляет справку о текучести кадров для отчета и анализа о причинах текучести кадров. В данном документе обязательно должны быть следующие реквизиты:

• наименование организации и наименование структурного подразделения – составителя документа (если справка составляется для внутреннего пользования);

• наименование вида документа – «СПРАВКА»;

• заголовок к тексту;

• печать (если справка внешняя).

Обычно ответственным за составление справки является инспектор по кадрам. Справку для внутреннего пользования подписывает начальник отдела кадров, для внешнего – руководитель предприятия. Возможно, использование как официально утвержденной формы справки о текучести кадров, так и разработанной на предприятии. В форме справки, разработанной кадровой службой, анализ текучести кадров может проводиться только по фактам увольнения работников, без отражения сведений о приеме, переводах внутри предприятия.

Смотрите так же:  Продовольственный магазин заключил трудовой договор с мироновой

Также анализ текучести кадров может быть представлен и с помощью отчетных форм СОТ8 «Анализ текучести ИТР и служащих по должностям и причинам увольнения» и СОТ 9 «Распределение уволенных по причинам увольнения и категориям». Заполнение эти форм служит основой для проведения качественного анализа текучести кадров по занимаемым должностям, причинам увольнения, категориям.

Для составления статистической отчетности требуются такие сведения, как списочная численность, средняя численность и среднесписочная численность работников.

Списочная численность работников приводится на определенную дату, в нее включаются наемные работники, работающие по трудовому договору (срочному, бессрочному, на полный и неполный рабочий день, неделю), и собственники предприятия, работающие и получающие заработную плату на данном предприятии. В списочную численность работников на определенную дату включаются как фактические работавшие в этот день работники, так и отсутствующие по причине:

• командировки (если за ними сохранялась заработная плата);

• обучения и повышения квалификации (если за ними сохранялась заработная плата);

• отпуска (очередного, дополнительного, по уходу за ребенком и др.);

• по другой причине вынужденного отсутствия на работе.

Внешние совместители не включаются в этот список, а учитываются отдельно. В списочной численности не учитываются также работники, заключившие с предприятием гражданско-правовые договоры, неработающие собственники предприятия, лица, направленные предприятием на обучение с отрывом от работы и получающие стипендию за счет средств предприятия.

Средняя численность работников за определенный период включает в себя:

• среднесписочную численность работников;

• среднюю численность внешних совместителей;

• среднюю численность работников, заключившим с предприятием договоры гражданско-правового характера.

Среднесписочная численность работников, например, за месяц определяется следующим образом: списочная численность работников за каждый календарный день, включая выходные и праздничные дни, суммируется и делится на число календарных дней месяца. Численность работников в выходные и праздничные дни принимается равной списочной численности предшествующего им рабочего дня. Не включаются в среднесписочную численность работников:

• женщины, находящиеся в отпусках по беременности и родам, по уходу за ребенком;

• работники, обучающиеся (поступающие) в образовательных учреждениях и находящиеся в отпуске без сохранения заработной платы.

Лица, работающие неполное рабочее время, учитываются пропорционально отработанному времени следующим образом: общее число отработанных человеко—часов в отчетном месяце делится на продолжительность рабочего дня (исходя из продолжительности рабочее недели). Например, при пятидневной рабочее неделе продолжительностью 40 часов число отработанных человеко—часов делим на 8 часов. Получаем число отработанных человеко—дней, которое делится на число рабочих дней месяца. Таким образом, определяется средняя численность работников, занятых не полностью. За дни болезни, отпуска, неявок в рабочее время ставятся часы по предыдущему рабочему дню.

Среднесписочная численность работников за квартал (год) определяется путем суммирования показателей за необходимое количество месяцев (3, 12) и деления их на это количество месяцев. Если предприятие работало неполный квартал (год), то суммируется среднесписочная численность за отработанное время и делится на полное количество месяцев в квартале или году (3, 12).

Кадровая отчетность предприятия

Любая фирма, у которой есть наемные работники, должна заниматься ведением определенной документации. Стоит отметить, что данный процесс является достаточно трудоемким, так что в больших предприятиях для этого нанимаются специальные сотрудники кадровой службы. Именно они отвечают за полноту и точность всех отчетов, предусмотренных нормативными актами.

Если же порядок ведения отчетности кадровой службы нарушается, то работодатель несет ответственность за это. Для того чтобы избежать серьезных штрафных санкций, нужно с ответственностью относиться к подобной документации, или же искать другие пути выхода из данной ситуации (например, обратиться к профессиональному кадровому агентству).

В чем суть отчетности кадровой службы

Вся суть деятельности кадровой службы непрерывно связана с кадровым делопроизводством. Оно является системой управления персоналом компании, что обеспечивает бесперебойный оборот документации, связанной с сотрудниками предприятия, информацией об их перемещении внутри фирмы, учетом рабочего времени специалистов, их приемом на работу, увольнением и так далее.

Согласно Трудовому Кодексу РФ, работодатель обязан:

формировать личные дела сотрудников предприятия;

оформлять справки, больничные листы и заявления;

заниматься подготовкой кадровых приказов;

разрабатывать табеля учета рабочего времени;

подавать периодические отчеты по персоналу и так далее.

На основании статистических данных, что подаются делопроизводителем в определенные государственные органы, формируется информация о средней заработной плате, уровне занятости и т. д. по стране и регионе.

Основные изменения в кадровых службах современных компаний

Со временем кадровая служба большинства предприятий претерпела множество изменений. Если раньше основная задача таких сотрудников сводилась к тому, чтобы заниматься исключительно документами, связанными с сотрудниками фирмы, то теперь их функциональные обязанности стали намного более широкими. Как правило, опытные кадровики совмещают функции:

HR компании. Они размещают информацию о вакантных должностях предприятия, занимаются рассмотрением анкет и резюме кандидатов, оформляют положение о приеме на работу, составляют трудовые договора, проводят аттестацию сотрудников и так далее. Также они занимаются ведением всех тех документов, связанных с персоналом компании, которые должны быть на каждом предприятии (трудовые договора, трудовые книжки, штатное расписание, правила внутреннего распорядка и многие другие);

бухгалтера по зарплате. Именно на кадровиков сейчас часто ложатся все расчеты, связанные с оплатой труда. Сюда входит не только начисления заработной платы, но также учет больничных, отпускных, заполнение отчетов по единому социальному налогу и различных отчислений из зарплаты;

специалиста, который ведет кадровую статистическую отчетность.

Когда наступает ответственность за нарушение трудовой отчетности

На работодателей может быть наложена административная ответственность, в случае, если:

  • был нарушен порядок сбора, хранения, использования и распространения информации о наемных работниках;
  • компания не устранила административные правонарушения, выявленные ранее;
  • имеет место воспрепятствование деятельности инспекторов в сфере труда, а также неповиновение законным распоряжениям должностных лиц;
  • в государственный орган не подавали сведения, предусмотренные законодательством (периодические отчеты и другая информация).

Большинство из таких нарушений можно обнаружить в результате проверки компании.

Основания для проведения инспекции

Инспекторы в сфере труда могут прибыть на предприятие как для плановой проверки, так и внеплановой ревизии. Основаниями для проведения последней могут быть:

  • несчастные случаи на производстве;
  • обращение профсоюза, или работников предприятия о нарушении их прав;
  • информация из правоохранительных органов.

Какие есть изменения в кадровой отчетности в 2017 году

Cтоит отметить, что трудовое и налоговое законодательство больше всего подвержено различным изменениям. При этом очень важно постоянно следить за всеми нюансами, ведь несоблюдение норм ведет к различным штрафам и санкциям.

Текущий год принес много коррективов, которые касаются:

оформления трудовых книжек (печать в них теперь ставить не обязательно);

упрощения кадрового учета в микропредприятиях (значительно уменьшается количество необходимой документации);

оценки квалификации сотрудников (теперь она становится платной);

введения в действие электронных больничных;

увеличения минимальной зарплаты;

оплаты сверхурочных, а также многого другого.

Таким образом, кадровая отчетность в 2017 году будет немного отличаться от той, что была раньше.

Какие есть способы ведения трудовой отчетности

Есть три основных варианта, как решить проблему с кадровой отчетностью за месяц, а также другой документацией:

нанять кадрового специалиста (или целую службу);

передать данную обязанность для компании-аутсорсера;

не нанимать персонал вообще (воспользоваться услугой аутстаффинга или аренды сотрудников), так что кадры будут числиться не в вашем штате, а в штате у фирмы-посредника, хотя и будут выполнять для вас всю необходимую работу.

Каждый из этих способов имеет свои преимущества. При этом многие предприятия все чаще отказываются от традиционного первого варианта в пользу более прогрессивных методов управления наемными сотрудниками.

Аутсорсинг персонала. В чем преимущества для компании

По своей сути он является передачей части обязанностей и задач для определенной фирмы. Именно она теперь и будет выполнять все обязанности, связанные с подбором и управлением сотрудниками. Подобное решение позволит вам:

  • нанять необходимых работников в сжатые сроки;
  • воспользоваться готовым решением определенного вопроса (вы поставите перед компанией-аутсорсером цель, после чего получите конечный результат);
  • уменьшить нагрузку на кадровый отдел, отчего снижаются административные издержки.

Получается, что ведение трудовой документации полностью или частично перейдет на компанию посредника, что значительно сократит риск несоответствия трудовому законодательству.

Основные плюсы аутстаффинга персонала

С помощью внешнего менеджмента сотрудников вы можете вывести персонал за штат компании. Таким образом, поскольку не будет возникать никаких трудовых отношений между самим предприятием и наемными работниками, отпадает необходимость вести кадровую документацию по таким сотрудникам. К другим преимуществам услуги аутстаффинга можно отнести:

снижение издержек на кадровую и бухгалтерскую службу. Часто бывает так, что более выгодно воспользоваться внешним менеджментом персонала, чем нанимать собственных кадровиков. Особенно это касается небольших предприятий;

удобный процесс оформления иностранных работников;

отсутствие необходимости выплачивать выходное пособие для временных сотрудников;

уменьшение штата компании, благодаря чему вы сможете воспользоваться упрощенной системой налогообложения;

снижение правовой и юридической ответственности за сотрудников фирмы (она полностью или частично переходит к компании-аутстафферу);

экономию времени и сил менеджеров компании, так как у них не будет возникать необходимость сотрудничать с государственными органами (ФНС, ПФР, ФСС) по вопросам трудоустройства внештатных специалистов и так далее.

Таким образом, сочетание всех возможных вариантов управления персоналом позволит вам избежать проблем, связанных с ведением кадровой отчетности на предприятии.

Мы поможем оптимизировать ваши кадровые расходы

Наш специалист подготовит уникальное предложение для Вас

Кадровая отчетность это