Оглавление:

Как заполнить заявление на материальную помощь на лечение

Причины выплаты материальной помощи сотрудникам предприятия могут быть разные. Например, для поддержания работника в трудной жизненной ситуации выплачивается материальная помощь в связи с болезнью работника. Как правильно заполнить заявление на материальную помощь на лечение, читайте в нашей статье.

Следует отметить, что действующее законодательство не обязывает работодателя оказывать работнику материальную помощь, поскольку, исходя из определения, приведенного в ГОСТ Р 52495-2005 «Социальное обслуживание населения. Термины и определения», утв. Приказом Ростехрегулирования от 30.12.2005 N 532-ст, такие выплаты не связаны с результатом хозяйственной деятельности предприятия и конкретными производственными результатами сотрудника при выполнении им своих трудовых обязанностей. Поэтому матпомощь выплачивается на усмотрение работодателя, и ее размер зависит от решения ее руководителя.

Основания для выплаты материальной помощи на лечение

Матпомощь выплачивается на основании личного заявления работника. Как правило, к нему прилагаются бумаги, которые объясняют, в связи с чем он просит оказать ему финансовую поддержку. Но поскольку решение о выдаче матпомощи полностью находится в компетенции работодателя, а порядок и условия такой выплаты законодательством не регламентируются, то работодатель вправе выплатить материальную помощь и без наличия подтверждающих документов — только на основании личного прошения и устных пояснений работника.

К заявлению с просьбой о матпомощи на лечение могут быть приложены следующие документы:

  • договор на лечение или операцию;
  • справка — направление врача;
  • документы, подтверждающие фактическую оплату (платежные документы, накладные, счета, квитанции, иные, оформленные на имя заявителя, и чеки ККМ на покупку лекарств);
  • именные рецепты;
  • различного вида справки из медицинского учреждения, подтверждающие необходимость платного дорогостоящего лечения по жизненно важным показаниям.

Образец заявления на материальную помощь на лечение

Получив от работника все необходимые бумаги, руководитель организации принимает решение о том, чтобы поддержать сотрудника финансово, о чем издается соответствующий приказ. Приказ вместе с заявлением передается в бухгалтерию, которая и производит перечисление денежных средств.

VI Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум — 2014

СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ЗАЯВЛЕНИЯ

Среди документов, создаваемых при предоставлении работникам отпусков различных видов, значительное место занимают заявления. Трудовое законодательство не во всех случаях предусматривает обязательность оформления заявлений о предоставлении отпусков.

При поступлении на работу граждане подают письменное заявление, в котором излагают просьбу о зачислении на предприятие, в организацию, учреждение, указывая свою профессию, квалификацию, специальность, должность. В настоящее время основанием для приема на работу является еще и контракт. [3.3.7, с.113].

Заявление – вид обращения, направленный на реализацию предоставленных законом субъективных прав и интересов граждан. Выражая просьбу личного или общественного характера, заявление может сигнализировать и об определенных недостатках в деятельности государственных органов, предприятий, учреждений, общественных организаций. В отличие от предложения в нем не раскрываются пути и не предполагаются способы решения поставленных задач.

В справочном издании «Делопроизводство и документоведение: Краткий словарь современной терминологии» (Мн.: БелНИИДАД, 2001) кроме приведенного выше дается еще два определения заявления: «1) документ, содержащий просьбу о чем-либо; 2) официальное сообщение по особо важному вопросу». Заявление о предоставлении отпуска, таким образом, связано с реализацией прав работника на отпуск и содержит соответствующую просьбу.

Рассмотрим требования, предъявляемые нормативными правовыми актами и методическими документами к подготовке и оформлению заявлений.

При подготовке заявления оформляются следующие реквизиты: наименование структурного подразделения, в котором работает автор заявления; название вида документа; адресат; дата; регистрационный индекс; текст; подпись; визы; резолюция.

Наименование структурного подразделения в заявлении оформляется в левом верхнем углу. Ниже прописными буквами указываются название вида документа (ЗАЯВЛЕНИЕ) и дата (проставляется работником собственноручно при подписании заявления).

Особенностью заявления является отсутствие в нем заголовка, отражающего краткое содержание документа. Это обусловлено положениями СТБ 6.38-2004 и Примерной инструкции по делопроизводству, которые допускают не указывать заголовок на документах формата А5, т.е. тех документах, объем текста, который не превышает 5-7 строк. Не указывается в заявлении также место составления документа — реквизит, обязательный для всех остальных организационно-распорядительных документов.

Согласно Трудовому кодексу отпуск работнику предоставляется уполномоченным нанимателем должностным лицом (руководителем организации), поэтому заявление адресуется на его имя.

В адресате указываются должность руководителя, включая наименование организации, его фамилия и инициалы в дательном падеже. Оформляется адресат в правом верхнем углу документа.

Текст заявления включает указание вида отпуска (трудовой либо разновидность социального), дату ухода в отпуск, его продолжительность. В случае подачи заявления о предоставлении социального отпуска в тексте указывается также основание просьбы о предоставлении отпуска.

Заявление подписывается работником с указанием занимаемой должности и расшифровки подписи (инициалов и фамилии).

Заявление может быть написано работником от руки либо изготовлено с помощью печатающего устройства (пишущая машинка, вычислительная техника). Обязательным условием при этом является наличие на заявлении собственноручно оформленных подписей автора и даты (в примере выделены курсивом). Возможно, также разработать типовую (трафаретную) форму заявления о предоставлении отпуска.

Подписанное заявление визируется заинтересованными должностными лицами (внутреннее согласование). В состав визы включается наименование должности визирующего, его личная подпись, расшифровка подписи. Слова «Визы» или «СОГЛАСОВАНО» при этом не пишутся. Подписанное и согласованное с заинтересованными лицами заявление подлежит регистрации. Регистрация заявлений может осуществляться либо в специальном журнале регистрации заявлений, либо в общем журнале регистрации внутренних документов.

После этого заявление подается на рассмотрение руководителю организации либо уполномоченному им должностному лицу.

Для комплексного анализа мы возьмем заявление (Приложение 1).

Сначала определим его классификационные признаки данного документа.

По видам деятельности (назначению) и месту в системе управленческой документации Заявление о проведении очередной проверки знаний Правил электробезопасности у работников относится к информационно-справочным документам. Заявление адресуется конкретному должностному лицу (руководителю организации, его заместителю или руководителю структурного подразделения).

По наименованию анализируемый документ является заявлением, так как указывает реквизит 10 (слово Заявление). Информационная сторона текста документа и характер задокументориванной ситуации показывают, что анализируемый документ является письмом — заявлением, написанным генеральным директором организации, действующим на основе единоначалия, для проведения проверки знаний работников в целях присвоения IVгруппы по электробезопасности до и выше 1000В. В связи с этим решение руководителя было верно оформлено в виде заявления начальнику Троицкого Отдела Ростехнадзора по челябинской области.

По способу фиксации информации анализируемый документ является письменным (машинописным) документом, так как оформлен на бумажном носителе буквами, цифрами и другими графическими знаками в виде текста. Анализируемый документ не является фото- и кинодокументом.

По месту составления анализируемый документ относится к внешним документам. К внешним документам относятся документы, приходящие в организацию и сходящие. Данное заявление является исходящей документацией.

Текст анализируемого заявления показывает, что оно предназначено сторонней организации. Заявление не является видом деловой переписки, поэтому данная управленческая документация, должна была быть оформлена в виде делового письма. Отредактированный вариант письма представлен в приложении 2.

По степени сложности анализируемый документ является простым, так как в нем излагается решение одного вопроса – проведение проверки знаний работников предприятия.

По степени гласности анализируемое заявление является открытым (несекретным), так как не содержит секретной информации, не имеет дополнительного реквизита об ограничении доступа (особой пометы или грифа), то есть не является документом с ограниченным доступом (совершенно секретным, секретным документом, документом для служебного пользования документом с грифом «конфиденциально», «лично»).

По срокам исполнения не является срочным, так как в нем не указаны сроки исполнения.

По стадиям создания с точки зрения общепринятых подходов к классификации данный документ относится к копии, так как является идентичным воспроизведением подлинника с помощью множительной копировальной техники. Анализируемое заявление не может быть отнесено к подлиннику, поскольку не является единственным экземпляром документа, оформленным и подписанным в соответствии с установленными требованиями. Анализируемое заявление не является черновиком, выпиской (заверенной частью текста подлинника), дубликатом (вторым экземпляром заверенного документа, имеющего одинаковую силу с подлинником). С точки зрения прохождения стадий процедуры издания анализируемый документ относится к документам, находящимся на стадии исполнения, так как он не подписан, имеет административный статус, дату и регистрационный номер, но не имеет реквизитов «отметка о контроле» и «отметка об исполнении документа и направлении его в дело».

По юридической силе анализируемый документ является скорее всего вторым экземпляром, так как он не подписан руководителем организации. Данное заявление также является недействительным, поскольку у него истек срок давности – 2 февраля 2006 года.

Смотрите так же:  Образец заявления в банк втб

По происхождению анализируемый документ является служебным (деловым, официальным), так как подготовлен в организации, затрагивает ее интересы, оформлен в установленном порядке.

По срокам хранения анализируемый документ относится к документам постоянного хранения, так как постоянный срок хранения заявлений по основным видам деятельности установлен в статье 6 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности организаций с указанием сроков хранения.

По степени обязательности анализируемый документ является директивным, так как заявление является обязательным для исполнения, носит характер локальной правовой формы.

По степени унификации анализируемый документ является полуформализованным, или документом не строгой унификации, так как при составлении заявлений составитель документа относительно самостоятелен в выборе формы изложения текста документа. Задокументированная информация в анализируемом документе не является типовой, поэтому не оформлена в виде стандартной трафаретной формы.

По характеру содержания анализируемый документ является первичным.

Теперь рассмотрим состав реквизитов формуляра- образца.

Для заявления в соответствии с ГОСТ 6.30-2003 характерны следующие реквизиты: адресат (кому адресуется заявление); автор; место нахождения автора; наименование вида документа (заявление); текст; подпись составителя; дата составления. Поскольку анализируемый документ является заявлением на проведение проверки знаний, то в нем должно быть указано предыдущее проведение проверки и предыдущая оценка. [3.1.1].

По виду документа данное заявление оформлено на бланке организации, где указаны все реквизиты данной организации.

Формат и цвет бумаги, размер шрифта, размер полей в целом соответствуют техническим требованиям.

По расположению реквизитов в данном заявлении указана организация (реквизит 08 «Наименование организации» на бланке), проставлен номер заявления, как исходящего письма организации и дата его издания.

По отношению к автору документа анализируемое заявление оформлено на бланке организации, что соответствует требованиям ГОСТ 6,30-2003. Поля анализируемого документа оформлены верно: 20мм –левое; 10мм – правое; 20мм – верхнее; 20мм – нижнее. Документ оформлен на белой бумаге, что также соответствует требованиям.

Сравним количественный состав реквизитов с формуляром – образцом.

В анализируемом заявлении присутствуют почти все необходимые реквизиты, включенные в формуляр – образец.

Отсутствует только реквизит 28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Это свидетельствует о том, что в данной организации существуют недостатки при оформлении и хранении информационной документации.

Отсутствует также реквизит 17 – резолюция.

Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения. Срок исполнения, подпись и дату.

Проанализируем каждый реквизит данного заявления.

Реквизит 08 – Наименование организации, являющейся автором документа – должен и соответствует наименованию, закрепленному в учредительных документах. В анализируемом заявлении полное наименование юридического лица содержит все необходимые структурные элементы: указание на организационно-правовую форму собственности, что соответствует требованиям российского законодательства. Поскольку заявление оформлено на бланке организации, то в данном реквизите содержится полная информация об организации: ее месторасположении, телефоны, банковские реквизиты, электронный адрес и даже реквизиты коммерческого представителя.

Реквизит 10 — наименование вида документа – оформлен верно заглавными прописными буквами без интервалов. Размер шрифта 14 Times New Roman. Наименование вида документа – заявление – соответствует виду документа. Данный реквизит является обязательным для информационной документации, что позволяет идентифицировать документ. Реквизит оформлен с новой строки по центру.

Реквизит 11 – дата документа – в анализируемом заявлении оформлен в соответствии с ГОСТ 6.30-2003. Число и год оформлены верно арабскими цифрами: число и месяц – двумя цифрами, год – четырьмя цифрами. Слово год имеет сокращение (г), что допустимо.

Дата проставлена от руки, что также допустимо, так как позволяет подписывающему лицу собственноручно проставить дату.

Датой оформления заявления считается дата его подписания. Для сохранения юридической силы дата в анализируемом заявлении оформлена верно от руки. Однако, наличие собственноручной простановки даты в документе свидетельствует об отсутствии в организации электронного документооборота и электронного документа, что однако, не противоречит современным требованиям делопроизводства.

Реквизит 12 – регистрационный номер документа – включает обязательный элемент – порядковый номер –9/14, который должен соответствовать записи в журнале регистрации. Данный реквизит в соответствии с ГОСТ 6.30-2003 дополнен индексом дела по номенклатуре дел. Месторасположение данного документа соответствует ГОСТ.

Анализируемый регистрационный номер оформлен от руки, включает обязательный элемент – порядковый номер, следовательно в целом оформлен верно, обеспечивая документу его поисковую и юридическую силу при отсутствии электронного документооборота.

Реквизит 14 – адресат – оформлен в соответствии с методическими рекомендациями и указан в дательном падеже – Начальнику Троицкого электротехнического отдела Ростехнадзора по Челябинской области Иванову В.М. реквизит оформлен в правом верхнем углу заявления, что соответствует правилам оформления формуляра заявления.

Реквизит 20 – текст документа – анализируемого заявления оформлен в соответствии с ГОСТ6.30.2003 в виде связанного текста. Однако расположение частей текста должно быть иным: с начало лучше обозначить цель написания документа, а затем просьбу о проверке. Также необходимо унифицировать текст: обобщенно назвать всех проверяемых по должности и представить их нумерованный по фамильный список.

С точки зрения соблюдения грамматических норм письма и графического оформления текст анализируемого заявления составлен грамотно, в нем нет ошибок. Тексту анализируемого заявления обеспечен нейтральный тон изложения.

Проанализировав данный документ, можно сделать вывод, что заявление оформлено на бланке письма, что не соответствует требованиям.

При оформлении данного документа в виде письма необходимо оформить: резолюцию, отметку о контроле, отметку об исполнении документа и направлении его в дело. Необходимо также в правом нижнем углу оформить отметку о поступлении документа в организацию.

Список использованных источников и литературы

Березина Н.М. Современное делопроизводство., 3-е изд., — СПб.: Питер, 2007. 224 с.

Быкова, Т.А. Документационное обеспечение управления негосударственных организаций (+ CD-ROM) /Т. А. Быкова, Л. В. Санкина. – М: Издательство: Инфра-М, 2010.- 288 с.

Демин Ю. М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов. 2-е изд., доп. и перераб. -СПб.: Питер, 2008. 224 с: ил.

Кирсанова М.В.(2003). Современное делопроизводство: Учебное издание.-3-е изд., — Москва — Новосибирск: Издательский Дом «ИНФРА-М», Издательство «Сибирское соглашение», 2003.-340с.

Кузнецова, Т.В. Документационное обеспечение управления: Учебник /Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина, Т.А. Быкова – М.: МЦФЭР, 2007. – 432 с

Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Метод рекомендации по внедрению ГОСТ Р6.30-2003. /Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др. ; Общ. ред. М.В. Ларин, А.Н. Соколов.- М., 2003. — 90 с.

Рогожин, М.Ю. Документационное обеспечение управления: учебно-практическое пособие /М.Ю. Рогожин. –М.: Проспект, 2010. — 383 с.

Янковая В.Ф. Как организовать делопроизводство. — М.: МЦФЭР, 2008. 416 с.

Приложение 2

КОНТРОЛЬ

Открытое акционерное общество

«Троицкий электромеханический завод»

На №__________ от _______

Начальнику Троицкого электротехнического отдела Ростехнадзора по Челябинской области В.М. Иванову

Павловой О.А. провести проверку знаний оперативно-ремонтного персонала до 29.08.2008.

Уважаемый Владимир Михайлович!

С целью присвоения IV группы по электробезопасности до и выше 1000 В прошу провести очередную проверку знаний действующих Правил по электробезопасности у следующих электромонтёров:

Чернолоз Павла Александровича;

Якименко Александра Владимировича;

Емельянова Михаила Васильевича.

Предыдущая проверка знаний была проведена 18.08.2007г. Оценка – «удовлетворительно».

И это всё о нем: заявление

Мы завершаем цикл «И это всё о нем» статьей о заявлениях. Это специфический вид документа, содержание, правила составления и документооборот которого зависят от того, кто и к кому обращается.

В данной статье рассмотрим три основных вида заявлений:

  • деловое письмо-заявление, направляемое одной организацией в другую;
  • заявление, направляемое физическим лицом в организацию;
  • заявление работника, направляемое работодателю.

Еще одного вида заявлений – исковых – мы не касаемся, т.к. секретарь с ними не работает.

Все три перечисленные вида заявлений имеют свои особенности не только в составлении и подготовке, но и в делопроизводстве.

Деловое письмо-заявление

Цель делового письма-заявления, которое одна организация адресует другой, – обозначить позицию организации-отправителя, выразить ее отношение к вопросу, предложить обоснование и порядок разрешения ситуации. Вопросы в заявлении не задаются, в нем содержится видение ситуации одной из сторон.

Из предыдущего абзаца понятно, что «в мирное время» письма-заявления обычно не пишутся, прибегают к ним только на пороге столкновения интересов или даже конфликта между двумя компаниями, чтобы задокументировать и сообщить второй стороне свое отношение к проблеме.

Какой вид письма выбрать?

Грань между письмом-заявлением, письмом-просьбой или письмом-запросом довольно тонкая. Чтобы быть уверенным в правильном выборе вида письма, нужно понять: будет ли оно заявлять о чем-либо или все-таки это будет просьба к адресату что-либо сделать?

Деловое письмо-заявление оформляется на бланке для писем и имеет стандартный для делового письма набор реквизитов.

В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» бланк письма содержит следующие реквизиты:

  • эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания), Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации, если учреждение имеет право размещать на своих бланках эти знаки;
  • код организации;
  • основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
  • наименование организации;
  • справочные данные об организации.

При подготовке заявления как вида делового письма оформляются следующие обязательные реквизиты:

  • дата документа;
  • регистрационный номер документа;
  • адресат;
  • заголовок к тексту;
  • текст документа;
  • подпись;
  • отметка об исполнителе;
  • отметка об исполнении документа и направлении его в дело (оформляется на визовом экземпляре письма).
Смотрите так же:  Трудовой кодекс отпуск 2 недели

Обратите внимание

Ссылка на регистрационный номер и дату документа оформляется, если письмо-заявление пишется в ответ на письмо, например, претензию.

Отметка о наличии приложения оформляется при наличии такового.

Подписи согласования документа оформляются на визовом экземпляре письма, если внутренними правилами предусмотрен процесс заверения проектов писем.

Деловое письмо-заявление приведено в Примере 1.

В отличие от обычного делового письма текст заявления начинается не с обращения к должностному лицу – адресату, а с наименования вида письма. Этим подчеркивается, что документ не просто передает информацию, а выражает принципиальную позицию своего автора.

Делопроизводство деловых писем-заявлений ведется стандартно, в соответствии с внутренними правилами организации-отправителя и организации-получателя.

Неизвестно, к чему приведет столкновение интересов компаний: удастся ли решить дело путем переговоров или придется подключать юристов и втягиваться в судебные разбирательства, но в любом случае прием одной организацией письма-заявления от другой равнозначен тому, что первая компания информирована о позиции второй.

Заявление в организацию от физического лица

Рассмотрим этот документ с точки зрения принимающей стороны.

Делопроизводству заявлений от физических лиц нужно уделять особое внимание. На защите интересов заявителей стоит Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (в ред. от 24.11.2014; далее – Федеральный закон № 59-ФЗ).

Ошибочно полагать, что его действие распространяется только на государственные органы, органы местного самоуправления и бюджетные организации. Это уже давно не так. Еще в 2013 г. этот список пополнили организации, «на которых возложено осуществление публично значимых функций»[1]. Нигде нет внятного определения, что это за функции, но из формулировки видно, что понятие это довольно широкое и теоретически «попасть под него» может любая организация, клиентами которой являются физические лица.

В отличие от делового письма-заявления, заявление физического лица может являться и запросом, и просьбой, и претензией. Обратимся к определению слова «заявление:

Наш словарик

Заявление просьба гражданина о содействии в реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц, либо сообщение о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц, либо критика деятельности указанных органов и должностных лиц2.

Компания может разработать собственную, удобную для себя форму стандартного заявления от физического лица и выложить ее в общий доступ. Но делать эту форму обязательной и не принимать заявление только потому, что оно составлено не так, как «положено», нельзя. Люди не обязаны знать о существовании разработанной компанией формы заявления, как и не обязаны пользоваться Интернетом, откуда эту форму можно скачать. Федеральный закон № 59-ФЗ определяет минимальный набор информационных блоков в обращении:

Извлечение

из Федерального закона № 59-ФЗ

Статья 7. Требования к письменному обращению

1. Гражданин в своем письменном обращении в обязательном порядке указывает либо наименование государственного органа или органа местного самоуправления, в которые направляет письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также свои фамилию, имя, отчество (последнее – при наличии), почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения, излагает суть предложения, заявления или жалобы, ставит личную подпись и дату.

Как видим, набор минимальный, и мы не можем обязать наших заявителей даже указывать их мобильные телефоны. Вписывать в заявления способы оперативной связи можно только рекомендовать.

«Вы вольны выбирать…»

Физическое лицо может оформлять заявление так, как ему заблагорассудится:

от руки или в печатном виде;

называть его «заявлением», «обращением», «требованием» или вовсе никак не называть;

писать кратко и по делу или приводить собственную подробную автобиографию;

а также направлять документ по почте или привозить лично.

Организация обязана принять заявление, если в нем содержится необходимый минимум сведений.

Заявление физического лица, прошедшее первичную обработку в канцелярии компании-адресата, приведено в Примере 2.

Выделять ли заявления граждан в отдельное делопроизводство, организация решает сама. Мы рекомендуем сделать это, если:

  • заявлений больше, чем 10 % от всего объема входящего потока документации;
  • по ним работают специально уполномоченные работники (центр обслуживания клиентов, претензионный отдел и т.д.);
  • по заявлениям от физических лиц организация ведет свою профильную деятельность.

Если организация привыкла работать по правилам традиционного делопроизводства, то о выполнении требований Федерального закона № 59-ФЗ ей особенно волноваться не нужно. В стандартных условиях обращения проходят тот же путь, что и другие входящие документы. Правила работы с ними практически не отличаются от общепринятых и даже позволяют некоторые вольности в обращении с заявлением, в частности, между приемом и моментом его регистрации по закону может пройти три дня. На ответ дае тся 30 дней с даты регистрации письменного обращения.

Заявление в кадровом делопроизводстве

Особый пласт заявлений – кадровые заявления. Цель этих документов – выразить просьбу или волеизъявление работника работодателю.

Форма кадровых заявлений относительно свободная. Никто не требует от работников знания нюансов оформления реквизитов, поэтому достаточно соблюсти необходимый минимум.

По нашему мнению, кадровые заявления должны писаться исключительно самими работниками от руки. Со стороны трудового законодательства обязательств на этот счет нет. Но оспорить в суде собственноручно написанное заявление гораздо труднее, чем то, что было набрано на компьютере (рукописная в нем только подпись автора). В последнем случае работник может заявить, что его заставили подписать уже готовый текст.

  • Кому от кого. Адресатом кадрового заявления является работодатель – первое лицо организации, в которой работает автор заявления. Это он принимал автора на работу, а не начальник отдела кадров, поэтому и заявление будет написано на имя руководителя (генерального директора, директора, президента и т.п.) компании. Фамилия, инициалы и должность руководителя пишутся в верхней части листа заявления, ближе к правому полю, в дательном падеже.

Поскольку собственного бланка для писем у работников нет, то информацию об авторе заявления приходится вносить сюда же. Следует полностью написать свои фамилию, имя, отчество и структурное подразделение. Если работник знает свой табельный номер – хорошо, но это не обязательная информация.

В целом сведения об адресате и авторе заявления укладываются в схему «кому от кого» (см. Пример 3).

Под этой информацией в центре строки пишется наименование вида документа – заявление, затем с новой строки излагается текст заявления – просьба или волеизъявление работника. Завершает заявление личная подпись работника и дата составления документа.

Вопрос в тему

Как правильно писать слово «заявление»?

Существуют две формы написания наименования вида документа: с прописной буквы без точки на конце (как в Примере 3) и со строчной буквы с точкой на конце.

На юридическую силу заявления форма написания этого слова никак не влияет. Второй вариант считается устаревшим, однако имеет полное право на существование.

Когда работнику следует изложить просьбу в заявлении, а когда достаточно устного обращения в отдел кадров?

Если Трудовой кодекс прямо говорит о «письменном заявлении работника», то этот вопрос не возникает. В остальных случаях он регулируется либо внутренними правилами организации, либо целесообразностью. Например, свою просьбу о внесении изменений в документы в связи со сменой фамилии работнице лучше всего изложить письменно, несмотря на то что никаких специальных положений трудовое законодательство на этот счет не приводит. Такие изменения инициируются приказом работодателя, а собственноручное заявление работницы с приложением копии свидетельства о браке станет основанием для издания приказа.

В крупных организациях, где на одного сотрудника отдела кадров приходится по несколько десятков, а то и сотен человек, просьба работника принимается в форме заявления только лишь затем, чтобы кадровик элементарно о ней не забыл.

В небольших компаниях, если ТК РФ не требует письменного заявления, можно обойтись и устной просьбой или беседой непосредственно с руководителем организации, который может дать поручение кадровому работнику для разрешения вопроса.

  • Документооборот кадровых заявлений. Работникам отдела кадров нужны оригинальные экземпляры заявлений работников. Впоследствии, как уже говорилось, многие из них станут основаниями для приказов по личному составу. Но и работник имеет полное право следить за судьбой своего заявления и получить от работодателя подтверждение того, что документ им принят.

Важно!

Регистрировать заявление работника как входящий документ нельзя. Так часто делают просто потому, что не знают, каким еще образом подтвердить его прием.

Между тем есть два способа зарегистрировать заявление корректно.

Подтверждением того, что работодатель принял заявление работника, может выступить:

  • регистрация заявления в специальной базе данных. Помещать кадровое заявление в журнал регистрации внутренних документов тоже не рекомендуется: этим очень легко нарушить законодательство о персональных данных. Секретарю лучше всего завести специальный электронный журнал регистрации для кадровых заявлений, служебных и объяснительных записок и подобных им документов.

Регистрационный номер заявления проставляется на его копии. Копия вместе с номером вручается работнику. Если работник пришел с двумя экземплярами заявлений, прежде чем проставить номер, секретарь должен сравнить их (убедиться в идентичности);

  • запись о приеме заявления, сделанная секретарем на копии. Если журнала регистрации нет, а работник настаивает на подтверждении приема, секретарь может сделать на копии заявления следующую запись:
Смотрите так же:  Как реализовать материнский капитал на улучшение жилищных условий

Принято 17 сентября 2015 г. Секретарь Малыгина Малыгина А.В.

В записи указывается:

  • факт принятия документа;
  • дата (обязательно!);
  • должность, личная подпись и расшифровка подписи принявшего работника.

Заявление работника передается напрямую руководителю организации, который рассматривает его и выносит резолюцию, например:

В отдел кадров. Подготовить приказ.

  1. Заявление – документ, форма и правила документооборота которого зависят от его адресата и получателя.
  2. Деловое письмо-заявление призвано выразить позицию организации-отправителя по спорному вопросу.
  3. Заявление, присланное в организацию физическим лицом, рекомендуется обрабатывать в соответствии с Федеральным законом № 59-ФЗ.
  4. Заявления в кадровом делопроизводстве являются письменным волеизъявлением работника и часто служат основаниями для издания приказов по личному составу.

[1]См.: Федеральный закон от 07.05.2013 № 80-ФЗ «О внесении изменений в статью 5.59 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях и статьи 1 и 2 Федерального закона „О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации“».

2Абзац третий ст. 4 Федерального закона № 59-ФЗ.

Е.Н. Кожанова, специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Этот вид документов состоит из следующих реквизитов:

Схема расположения реквизитов заявления:

Прошу принять меня на должность начальника бюро корреспонденции. В 1979 году я окончила Московский государственный историко-архивный институт. До октября 1991 г. работала в Научно-исследовательском институте документоведения и архивного дела (НИИДАД) инспектором по учету и регистрации корреспонденции.

Приложение: 1) личный листок по учету кадров; 2) трудовая книжка; 3) копия диплома; 4) две фотографии.

вопросы из «Справочного бюро»

Слово заявление пишется с прописной или со строчной буквы?
Ставится ли точка после слова заявление?
Как правильно: заявление Иванова или заявление от Иванова?

Слово заявление – это заголовок документа. По общим правилам:

Председателю домового комитета Иванову Петру Сидоровичу
от
жильца квартиры № 5 Петрова Сидора Ивановича

Допускается, но считается устаревающим такой способ оформления (с точкой в конце, слово «заявление» со строчной буквы).

При таком оформлении «шапка» заявления представляет собой синтаксическое единство – предложение: такому-то (от) такого-то заявление (и точка в конце предложения, соответственно, нужна).

Предлог «от» в шапке заявления можно пропустить.

Итак, допустимы варианты:

Как оформить заявление о переводе на другой факультет?

В правом верхнем углу пишется адресат: Ректору (1-я строчка) такого-то вуза (2-я строчка), например:

(2) доктору технических наук И. П. Слесареву;

(3) предлог от (его допускается опускать, тогда сразу после 2-й следует 4-я строчка);

(4) студентки такого-то факультета;

(5) Ваши Ф. И. О. (в род. пад.).

Далее посередине строки (со строчной или прописной буквы) слово заявление: если со строчной, то после «заявления» ставится точка, если с прописной, то точка не ставится. Далее с красной строки текст заявления. После текста в правой части подпись, дата (дата может ставиться и в левой части).

Где указывается дата?

Реквизит «дата» указывается в верхней заголовочной части листа ниже реквизита «название вида документа» и печатается от границы левого поля. Дату также можно указать после текста заявления, также от границы левого поля, например:

Заверение документов с 1 июля 2018 года: что меняется в связи с новым ГОСТом

Копирование документов — обычная процедура для любого человека или организации. Но копия приобретает юридически значимый статус только после ее должного заверения. В чем заключается процедура запроса и оформления копий и что меняется в этом процессе с 1 июля 2018 года, расскажем в нашем материале. Также рассмотрим и другие аспекты в оформлении документов в связи с новым ГОСТом Р 7.0.97-2016 с 1 июля 2018 года.

Зачем нужны копии и как их получить

Любому гражданину могут потребоваться те или иные копии документов: с места работы, юридических бумаг, расписок и др. Так, копию трудовой у него могут запросить банки при выдаче кредита или новые работодатели при оформлении сотрудников на условиях внешнего совместительства.

Что делать, если у вашего работника запросили копию кадрового документа? Алгоритм действий прост, но определенные установленные законом правила все же существуют. Рассмотрим новые правила оформления и заверения копии на примере выдачи ксерокопии трудовой книжки.

Правило 1. Обращение к работодателю с письменным заявлением

Именно оно станет отправным механизмом процедуры получения копии. Выдача копий по устной просьбе не предусмотрена законом. Причина тому — ст. 62 ТК РФ, в которой фигурирует фраза «по письменному заявлению работника…».

Что должно быть в нем написано и как оно выглядит? Здесь специальных правил нет. Текст может быть напечатан на компьютере или оформлен старым проверенным способом — от руки на листке бумаги. Стиль изложения просьбы должен быть деловым, а текст по структуре соответствовать официальному документу. Это означает, что в шапке заявления указывается, на чье имя подается заявление, затем излагается сама просьба. Завершается оформление заявления личной подписью работника с расшифровкой и датой:

Генеральному директору ООО «Метеор»

Савельеву Петру Николаевичу

от слесаря-сантехника механического цеха

Васильева Анатолия Константиновича

Заявление

На основании ст. 62 ТК РФ прошу Вас предоставить мне заверенные в установленном порядке копии:

2. Приказа о приеме на работу.

Васильев /Васильев Анатолий Константинович/ 29.06.2018

Правило 2. Трехдневная отсрочка

Работник не вправе немедленно после написания заявления требовать готовых копий. По ст. 62 ТК РФ у работодателя есть 3 дня на исполнение его просьбы. Таким образом, обязанности срочного (в тот же день) предоставления запрашиваемых дубликатов у него по закону нет.

Во избежание споров контролирующими организациями советуем вам все же выдачу копий не откладывать на последний день.

Правило 3. Заверяем копии в соответствии с новым стандартом

С 1 июля 2018 года правила заверения копий документов законодатели скорректировали. Что же изменилось?

На копии, сделанной ответственным лицом работодателя, должны быть проставлены:

  • Надпись «Верно».
  • Должность, подпись ответственного лица и ее расшифровка.
  • Дата заверения.
  • Указание места хранения оригинала документа, с которого сделана копия.

Последний пункт — это и есть нововведение нового ГОСТа Р 7.0.97-2016. В остальном заверяющая формулировка от прежней (применяемой до 01.07.2018) ничем не отличается. Эти же правила применяются к оформлению любых копий «на сторону» — представляемых внешним пользователям: будь то копия трудовой книжки, приказа о приеме на работу или иного запрошенного у организации документа.

Копия для внутрифирменного пользования может заверяться в упрощенном порядке: достаточно написать «Верно», указать должность лица, ее заверяющего, проставить подпись с расшифровкой и дату заверения.

Продолжим рассмотренный ранее пример.

Заявление слесаря-сантехника механического цеха Васильева А.К. попало для исполнения к сотруднице отдела кадров Гарафеевой Э.Б. Она была в курсе последних нововведений, связанных с появлением ГОСТа Р 7.0.97-2016. Поэтому по новым правилам оформила заверительную надпись на запрошенных копиях:

Инспектор отдела кадров Гарафеева /Гарафеева Э.Б./

На что еще обратить внимание при заверении копий

Напомним коротко другие правила оформления копий документов:

  • Копируются и заверяются все листы документа (в трудовой книжке это все заполненные листы, начиная с титульного).
  • Каждый лист копируется на отдельном листе с одной его стороны (двустороннюю копию могут не принять в месте ее представления).
  • Все листы сшиваются, нумеруются. На оборотной стороне последнего листа концы нити «пломбируются» бумажной наклейкой с указанием количества сшитых листов.
  • Заверяющую подпись проставляет лицо, уполномоченное на это внутренними документами работодателя или его доверенностью (или непосредственно сам руководитель).
  • Если компания не применяет печать, ее проставление на копии не обязательно. Юридическую силу дубликат от этого не потеряет.

Все эти правила обязан знать и выполнять ответственный работник работодателя, которому это поручено. Но и получателю копий не лишним будет полученные документы проконтролировать.

Требования нового ГОСТ и заверение документов для ФНС

Выше мы рассмотрели ситуацию по заверению копий документов для работника. А распространяется ли новый ГОСТ на копии документов, запрашиваемых, налоговиками?

Ситуация требует пояснений. Дело в том, что новый ГОСТ является рекомендуемым (п. 4 Предисловия к ГОСТ Р 7.0.97-2016). А в некоторых положениях он противоречит указаниям, данным Минфином (письмо от 29.10.2015 N 03-02-РЗ/62336) и ФНС (письмо от 02.10.2012 № АС-4-2/16459). По мнению контролеров, печать должна проставляться так, чтобы заходить на бумажную наклейку, личную подпись и ФИО лица, заверяющего документ. Новый ГОСТ предъявляет противоположные требования — подпись лица и оттиск печати не должны соприкасаться.

Таким образом, учитывая противоречия и рекомендательный характер нового ГОСТ, при заверении копий документов для ФНС лучше пользоваться указаниями контролеров.

Другие требования к документам, введенные новым ГОСТ

Новый перечень реквизитов

Появился “гриф ограничения доступа к документу” с ограничительной надписью, например “Конфиденциально” или “Коммерческая тайна”.

Еще один новый реквизит — отметка об электронной подписи. В ней стоит указать:

  • текст “Документ подписан электронной подписью”;
  • номер сертификата ключа электронной подписи;
  • Ф.И.О. владельца сертификата;
  • срок действия сертификата ключа электронной подписи.

Оформление документов: нюансы

Новый ГОСТ подробно описывает, как лучше создавать документ. Например, в нем разъяснено:

  • как нумеровать страницы;
  • какой шрифт использовать;
  • какие делать отступы и межстрочные интервалы.
  • Многостраничные документы (например, локальные нормативные акты) можно создавать на обеих сторонах листа и с титульником.

Также уточнятся, что печать не должна захватывать подпись.

Гост образец заявления