ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО. Организация и технологии документационного обеспечения управления

Документооборот — сложный технологический процесс, характеризующийся различными параметрами, связанными с процессами документирования и со всей деятельностью орга­низации. Организация документооборота включает все опера­ции по приему, передаче, составлению, согласованию, офор­млению, удостоверению и отправке документов.

Основными характеристиками документооборота являются маршрут движения, который включает все инстанции на пути движения документа от создания черновика (или от получе­ния) до подшивки в дело, и время, затрачиваемое на прохож­дение документов по этому маршруту. Отсюда главное прави­ло организации документооборота — оперативное прохожде­ние документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени. Кроме того, при организа­ции движения документов необходимо выполнение следую­щих правил:

• максимальное сокращение инстанций прохождения доку­ментов (за счет исключения технологических операций по обработке документов и управленческих звеньев, не обу­словленных деловой необходимостью);

• исключение или максимальное ограничение возвратных движений документов (при их обработке — регистрация и доставка, при их подготовке — визирование и согласова­ние и т.д.);

• максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов, ис­ходя из того, что каждое перемещение документа должно быть оправданным.

Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства — специа­лизацию, возможность централизованного выполнения одно­родных технологических операций, эффективного использова­ния средств оргтехники и персонала.

Кроме того, соблюдение этих правил позволяет улучшить документационное обеспечение аппарата управления за счет:

• прямоточности направления документопотоков, исключе­ния дублирующих и повторных операций по подготовке и обработке документов;

• ритмичности движения документов, которая обеспечивает их равномерное поступление и способствует пропорцио­нальной загрузке как специалистов аппарата управления, так и службы делопроизводства.

Объективные данные о состоянии документооборота можно получить из качественных и количественных характеристик его параметров.

К качественным характеристикам документооборота относятся:

• характеристики документопотоков (состав документов, их содержание);

• маршруты движения документов (направление движения, этапы и инстанции маршрута движения документов);

• периодичность (стадии документооборота);

Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей — потоков, обеспечивающих прямую и обрат­ную связь в управлении. Под документопотоком (потоком документной информации) понимается сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении, при условии, что у этих данных общий источник и общий приемник.

Документопотоки различают по направлению и по отноше­нию к управленческому объекту. По направлению выде­ляют горизонтальные потоки, связывающие организации одного уровня управления, и вертикальные (восходящие и нисходящие), связывающие организации различных уровней, например, руко­водящий орган власти и подчиненные ему учреждения и орга­низации, центральный офис фирмы и дочерние фирмы и фи­лиалы. Восходящие потоки — это входные документы, получае­мые вышестоящей организацией от подчиненных организаций (исходящие документы подчиненных организаций, направляе­мые в вышестоящие инстанции). Нисходящие потоки — это до­кументы, направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненным организациям.

По отношению к управленческому объ­екту выделяют входящий, исходящий и внутренний документопотоки. Они тесно взаимосвязаны, так как информация по­ступивших документов используется для подготовки внутренних и исходящих ответных и т.д.

Входящий документопоток любой организации складывается из:

• документов вышестоящих организаций (органов власти и управления, центральных аппаратов министерств и др.). В состав этих документов входят директивные указания, нормативные и методические акты, которые являются основанием для руководителей в организации производ­ственной, управленческой, технической, экономической, социальной и иной деятельности. По видовому составу к этим документам относятся: указы, законы, постановле­ния, распоряжения, указания, поручения, приказы, письма, инструкции, решения, методические указания и .рекомендации;

• документов от подведомственных организаций, содержа­щих сведения о выполнении распорядительных действий, запросы о путях выполнения заданий и отчетные сведения о своей деятельности. По видам документов этот поток со­стоит из отчетов (о финансовой, хозяйственной, социаль­ной, управленческой деятельности), инициативных док­ладных записок, писем, актов;

• документов от несоподчиненных организаций, направляе­мых с целью согласования совместных действий или по­буждения к ним, с целью консультирования, получения информации. Основные виды документов: письма (ин­формационные, рекламные, оферты, гарантийные, запро­сы и др.) и договоры, а также документы, сопровождаю­щие выполнение договоров (акты взаимозачетов, счета, заявки, сертификаты, отгрузочные документы и др.);

• обращений граждан — предложений, заявлений, жалоб.

Исходящий документопоток состоит из документов, созда­ваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы. Исходящие документы создаются в ответ на поступившие пись­менные или устные запросы или как инициативные документы, требующие или не требующие ответа. Инициативные документы всегда значительно превышают группу ответных документов. Мотивы создания исходящих документов диктуются направле­ниями деятельности организации и ее информационными за­просами. В исходящем документопотоке выделяется группа рас­порядительных документов (при условии, что организация име­ет подведомственные организации) и информационных (комму­никативных) — письма, докладные, обзоры, справки, отчеты, договоры, документы по их выполнению.

Внутренний документопоток составляют документы, созда­ваемые и используемые в самом аппарате управления, не выхо­дящие за его пределы. Происхождение этих документов совпа­дает со сферой их применения. Внутренний поток обеспечивает целенаправленное решение управленческих задач в пределах од­ного учреждения, организации. К внутренним относятся орга­низационные документы, определяющие задачи, функции орга­низации в целом, а также ее структурных подразделений, ком­петенцию, права и обязанности должностных лиц, правила вы­полнения отдельных видов деятельности — положения, уставы, учредительные договоры, должностные инструкции, регламенты, правила, штатные расписания и др. Функцию оперативного ре­гулирования деятельности учреждений выполняют распоряди­тельные документы, издаваемые руководством, — приказы, ука­зания, распоряжения, решения. Самостоятельные группы внут­реннего документопотока составляют протоколы и акты, плано­вые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, личного состава и т.д. В аппарате управления не рекомендуется вести внутреннюю пере­писку между должностными лицами и структурными подраз­делениями, вместо нее должны использоваться бездокументные способы обмена информацией (телефон, переговоры). Однако на практике внутренняя переписка широко распро­странена. Она оформляется докладными (служебными) и объ­яснительными записками, рапортами.

Каждый документопоток имеет достаточно стабильный мар­шрут движения, который зависит от состава и содержания доку­ментов, степени регламентации функций руководителей и струк­турных подразделений, распределения обязанностей между руко­водителями и от принятой в организации технологии работы с документами. Стереотипные маршруты движения свойственны входящим документам, что определяется их адресованием.

Входящие документы образуют три направления движения: руководству организации, руководству структурных подразделе­ний, непосредственно специалистам. Соотношение этих потоков неравномерно — наибольшая часть документов попадает руко­водству, которое, с одной стороны, испытывает информацион­ные перегрузки, а с другой, — получает значительное количест­во информации, не соответствующей их компетенции, областям деятельности и функциональным обязанностям, не их уровня. Ожидание рассмотрения документов руководством является по­терянным временем, удлиняет путь документа к исполнителю.

Маршрут движения входящих документов зависит и от при­нятой в учреждении технологии работы с документами. Напри­мер, процесс регистрации распадается на два этапа: внесение в регистрационные формы данных о полученном документе до его рассмотрения руководством и дополнение этих данных резолю­цией, сроками исполнения, указаниями по исполнению и дру­гим после рассмотрения руководителем. Таким образом, техно­логия регистрации документов увеличивает время движения до­кумента от получения до исполнителя. Если в организации при­нято регистрировать документы повторно, т.е. на уровне струк­турных подразделений, то потери времени из-за нерациональ­ных остановок в движении документа еще более ощутимы.

Смотрите так же:  Смена места работы и алименты

Исходящий документопоток, как правило, пронизывает всю управленческую структуру. Как инициативные, так и информа­ционные документы готовят специалисты в структурных подраз­делениях. Маршрут движения этих документов зависит от количества инстанций согласования, визирования и подписания до­кументов, а также от принятой технологии перепечатки текста, регистрации и отправки документов.

Наиболее нерегламентированными являются маршруты дви­жения внутренних документов. Причем в этом потоке движение распорядительных документов, как правило, упорядочено, а подготовка всех остальных документов не имеет регламентиро­ванных маршрутов и влечет наиболее ощутимые потери времени на прохождение документов.

Основываясь на данных, характеризующих документопотоки, служба делопроизводства может разрабатывать наиболее целесо­образные, оптимальные маршруты движения документопотоков.

Документооборот как движение следует отличать от объема документооборота, который выражается общим количеством документов, поступивших в организацию и созданных в ней за определенный период.* В объеме документооборота необходимо учитывать все входящие, исходящие и внутренние документы, а также все копии, изготовленные средствами оперативной поли­графии и оргтехники.

Требования к организации документооборота. (ОРГАНИЗАЦИЯ И ТЕХНОЛОГИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ). 701

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления[1]. Вся документация учреждения делится на три документопотока

входящие (поступающие) документы;

исходящие (отправляемые) документы;

Каждый из документопотоков имеет свою особенность в составе количестве, обработке и движении.

Входящие документы проходят следующие тапы обработки: первичную обработку; предварительное рассмотрение (разметку); регистрацию; рассмотрение документов руководством; направление на рассмотрение; контроль исполнения; исполнение документов; подшивку документов в дела. (Приложение 4)

Работа с исходящими документами предполагает выполнение следующих этапов: составление проекта документа; проверка правильности оформления проекта документа; согласование проекта документа; подписание документа руководителем (в необходимых случаях утверждение); регистрация документа; отправка документа адресату; подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело. (Приложение 5)

Внутренние документы проходят следующие тапы обработки: составление проекта документа; проверка правильности оформления проекта документа; согласование проекта документа; подписание документа руководителем (в необходимых случаях – утверждение); регистрация документа; передача документа исполнителю, копирование документа при наличии нескольких исполнителей); контроль исполнения; исполнение документов; подшивку документов в дела (Приложение 6)

Требования к организации документооборота

Неотъемлемой частью любого бизнеса или деятельности организации является документооборот. Правомерно даже будет сказать, что документооборот это и есть сам бизнес. Система документооборота включает в себя все отделы предприятия, в которых используются, в обязательном порядке, финансовые, распорядительные, административные и прочие документы. В условиях системной организации значение документооборота трудно переоценить. Во-первых, документооборот — это организованная память предприятия, которая может быть использована для восстановления истории любого интересующего вопроса с целью извлечения опыта, анализа различных сторон деятельности, установления причинно-следственных связей, репродуцирования знаний и т.п.; Во-вторых, документооборот — это учет и контроль результатов деятельности; В-третьих, это информационная технология, обеспечивающая квалифицированное функционирование персонала и подразделений; В-четвертых, — это средство для управления предприятием. Для раскрытия темы реферата поставлена цель: изучить требования к организации документооборота. Для этого мы поставили следующие задачи: рассмотреть понятие документооборота; изучить основные этапы; проанализировать требования предъявляемые к документообороту. Объектом нашего изучения являетсядокументооборот, а предметом– требования к организации документооборота. Методы исследования: синтез литературы, обобщение теоретических знаний и их анализ.

Любая организация процесс осуществления своей деятельности (в том числе в финансовой, кадровой, юридической, производственной и иных сферах) отражает в различного рода документах. Важно уделять внимание локальным документам на всех этапах жизненного цикла предприятия — от государственной регистрации, непосредственного осуществления хозяйственной деятельности, заключения договоров с контрагентами и до прекращения деятельности фирмы. Важно не только правильно оформить юридически значимый документ, но и обеспечить его своевременное получение, учет и хранение. Большую роль играет правильное его использование. Ведь документ — это прежде всего источник информации, которая имеет юридическую и коммерческую ценность. Четко организованный доступ к документу обеспечивает возможность его оперативного применения в текущей деятельности и защищает компанию от возможного ущерба в результате его несанкционированного использования. Все названные аспекты работы с документами образуют систему внутреннего документооборота фирмы. Таким образом, внутренний документооборот должен иметь определенную процедуру и осуществляться в конкретные сроки, не противоречащие действующему законодательству, которые могут определяться руководителями структурных подразделений предприятия. Ведение и строгое соблюдение графика документооборота позволит наладить и упорядочить рабочий процесс.

Басаков М. И. Современное делопроизводство. М. 2008. Глахов В.В., Корнеев И.К. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. — 3-е изд., перераб. и доп. /Под ред. И.К.Корнеева, В.А.Кудряева. — М. 2009. Документы и делопроизводство: справочное пособие. Сост. Лихачев М.Т.-М.: «Экономика», 1991 Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). 4-е изд. испр. и доп. — М. 2003 Пшенко А.В. Делопроизводство. М. 2004. Стенюков М. В. Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. М.: Приор, 2000. Стенюков М .В.Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия М.:2004

ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА

Документооборот — это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки 1 .

См.: ГОСТ Р 51141—98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., 1998. С. 3.

Организация документооборота предполагает рациональное перемещение документов во время их движения в пределах организации (учреждения) и включает такие операции с документами, как их получение, рассмотрение, распределение и передача на исполнение, организация исполнения и отправка. В технологическую цепочку обработки документов входят также их регистрация, информационно-справочная работа, контроль за сроками исполнения. Организация документооборота предполагает разработку и соблюдение правил, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении.

Теоретические положения организации документооборота разработаны достаточно давно и до настоящего времени остаются актуальными. Главным правилом организации документооборота является оперативное движение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени и труда. Так, при установлении требований к организации документооборота в федеральном органе исполнительной власти следует исходить из следующих принципов:

• централизация операций по приему и отправке документов;

• распределение документов на документопотоки, имеющие одинаковый маршрут (маршрутизация документов);

• организация предварительного рассмотрения поступающих документов;

• исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью;

• однократность регистрации документов;

• устранение необоснованных согласований проектов документов;

• регламентация операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов [1] .

Реализация этих правил в пределах отдельно взятой организации осуществляется при разработке инструкций по делопроизводству. В этом локальном нормативном документе должны быть установлены схемы движения основных документопотоков, а также пути движения наиболее важных для деятельности организации видов документов. Инструкция по делопроизводству, как уже отмечалось, выполняет функцию регламентации движения документов и должна закрепить целесообразность всех перемещений и операций по обработке документов в конкретной организации. В разделе «Организация документооборота» инструкции по делопроизводству рекомендуется изложить положения, устанавливающие:

• прием и первичную обработку поступающих документов;

• предварительное рассмотрение документов;

• порядок регистрации поступающих документов;

• порядок рассмотрения документов руководством и доведения документов до исполнителей;

• порядок регистрации отправляемых документов;

• порядок отправки документов;

• порядок обработки и учета иностранной корреспонденции;

• порядок регистрации и прохождения внутренних документов;

• учет и анализ объемов документооборота;

• организацию работы с документами в структурных подразделениях [2] .

Изначальную основу документооборота отражают такие организационные документы, как устав, положение об органе государственной власти или органе местного управления, приказы о распределении обязанностей, организационная структура учреждения. На документооборот организации оказывает непосредственное влияние построение аппарата управления. Если в организации не определены функции структурных подразделений, четко не установлена компетенция каждого руководителя, значит, движение документов будет проходить с большими сложностями, документы будут неоднократно передаваться от одного подразделения в другое и это неизбежно увеличит время на работу с документами каждого конкретного исполнителя. Документооборот не является чисто механическим процессом, который сводится только к движению документов. На многих стадиях при принятии управленческих решений осуществляется восприятие информации человеком, ее оценка. Поэтому при объективной возможности унификации организация документооборота в различных учреждениях и на предприятиях может иметь специфические черты, связанные именно с человеческим фактором, особенностями корпоративного управления 2 .

Смотрите так же:  Договор обязательного страхования гражданской ответственности владельцев транспортных средств

Документооборот, помимо качественной стороны, имеет и количественную — объемы управленческой документации постоянно увеличиваются во всем мире пропорционально изменению роста объемов производства продукции и производительности труда. Такие факторы, как развитие экономики, расширение и усложнение номенклатуры выпускаемой продукции, расширение ассортимента товаров и услуг, внедрение новых технологий, освоение новых районов, строительство городских и промышленных объектов и усложнение процессов управления, относят к объективными причинами увеличения объемов документов. Если растет количество документируемых действий и количество адресатов, которым эти действия направлены, значит увеличиваются объемы создаваемых документов. Следовательно, возрастание или сокращение объемов документов зависит в значительной мере от процессов управления и их документирования.

Наряду с этим, достаточно давно выявлены и причины роста объемов документов по субъективным причинам. К ним можно отнести:

• увеличение количества проверяющих инстанций, разнообразных контролирующих органов;

• ущемление и игнорирование законных прав граждан;

• неквалифицированное документирование управленческой деятельности, в результате которого создаются неясные документы, требующие издания повторных (разъясняющих) документов по тому же самому вопросу;

• издание документов, не обладающих юридической силой;

• срыв договорных обязательств, сроков исполнения документов или своевременное, но некачественное выполнение заданий, поручений, что приводит к росту документов с просьбами переноса сроков, рекламациями, объяснениями, претензиями и т.д.;

• отсутствие у подчиненных организаций, структурных подразделений четко определенных функций (а у отдельных должностных лиц — прав) в решении управленческих задач, что приводит к постоянному обращению к руководству за разъяснениями или разрешениями;

• некомпетентность управленческого персонала в решении производственных, экономических, управленческих задач, что отражается на документировании его действий. Выбираются неверные варианты решений, затем исправляются допущенные ошибки и т.д. Результатом этого является появление все новых и новых документов, посвященных одному и тому же вопросу;

• отсутствие в аппарате управления регламентации документирования, что приводит к использованию значительного количества разнообразных видов и форм документов, предназначенных для реализации одинаковых функций и содержащих идентичную информацию, которая, однако, различается формой представления или составом данных.

Таким образом, субъективные причины, влияющие на увеличение объемов документооборота, могут быть связаны как с бюрократизацией аппарата управления, так и с нарушениями нормативных требований по организации документационного обеспечения управления, а также с некомпетентностью специалистов управленческого аппарата и службы ДОУ.

Кроме того, новые технологии подготовки документов, сократив время на создание текста, его распечатку и копирование, увеличили видовое разнообразие документов и их потоки, но не решили проблему управления этими потоками. Внедрение новых информационных технологий при подготовке документов, с одной стороны, значительно повысило скорость и сократило трудоемкость этих операций, но, с другой стороны, привело к значительному увеличению количества документов, так как один и тот же документ часто создается и в бумажной, и в электронной форме.

Все это свидетельствует о том, что создание рационального документооборота является и организационной, и технологической проблемой. При этом только незначительная часть возникающих проблем может быть решена службой ДОУ. Остальные проблемы связаны с совершенствованием самого управленческого аппарата и документационных процессов, их решение возможно только при взаимодействии руководства организации и специалистов службы ДОУ.

  • [1] См.: Методические рекомендации по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76. Не нуждается в государственной регистрации (письмо Минюста России от 26.04.2010 № 01/6756-Д К).
  • [2] См.: Методические рекомендации по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76. Не нуждается в государственной регистрации (письмо Минюста России от 26.04.2010 № 01/6756-Д К). См.: Бобылева М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному. М.: Изд-во МЭИ, 2004. С. 23—24.

Документооборот и требования, предъявляемые к документам

Для обеспечения своевременного и качественного учета не­обходимо организовать такую систему составления и обработ­ки документов, которая бы обеспечивала ускорение документо­оборота.

Рис. 1. Основные этапы создания системы управления документооборотом на предприятии.

Правильная организация документооборота требует состав­ления плана документооборота, который должен определить порядок оформления документов, поступление их в бухгалте­рию, обработку, использование для записей в учетные регист­ры и передачу в архив. План документооборота на каждом предприятии разрабатывается главным бухгалтером и утверж­дается руководителем. Требования главного бухгалтера отно­сительно порядка составления и сдачи в бухгалтерию или на вычислительную установку и обработку документов являются обязательными для всех подразделений и служб предприятия. От качества, составления и оформле­ния документов в значительной мере зависит полнота и досто­верность показателей учета и отчетности. Поэтому к. докумен­там предъявляются требования: своевременность составления, достоверность показателей, правильность оформления.

Рис. 2. Стадии прохождения документа при документообороте

Правильно оформленный документ должен содержать пока­затели необходимые для обеспечения полной информации о совершаемой операции. Показатели, содержащиеся в документе и характеризующие операцию, называются его реквизитами

Рис. 3. Порядок принятия первичных документов

Обязательными реквизитами каждого документа являются:

ü название предприятия, от имени которого составлен документ;

ü название документа, его номер, код формы, дата составления документа;

ü содержание хозяйственной операции и ее измерите­ли, подписи должностных лиц, ответственных за содержание операции и правильность ее оформления.

Если документ не имеет какого-либо обязательного реквизита, он теряет свою юридическую силу.

Термин «реквизит» — от латинского «необходимое».

ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА

Документооборот, его рационализация и анализ

Понятие «ДОКУМЕНТООБОРОТ» и «делопроизводство» часто считают синонимами. Впрочем, хотя они и связаны друг с другом, однако не тождественны.

Делопроизводство охватывает процесс с момента создания документа до его уничтожения или передачи в архив учреждения.

Между тем документооборот — это движение служебных документов в организации от момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки [33, с. 8].

Итак, можно сделать вывод, что понятие «документооборот» уже понятие «делопроизводство». Вместе с тем документооборот является основной составляющей делопроизводства.

Документооборот и управленческая деятельность

Документооборот и организация управленческого процесса тесно связаны между собой и взаимозависимы. От четкости и оперативности движения, обработки документов и их передачи на исполнение зависит скорость получения информации, необходимой для принятия управленческого решения. Недостаточно продуманный документооборот вызывает в учреждении промедление с выполнением: на передачи документов из одной инстанции в другую тратится в несколько раз больше времени, чем на работу с ними. Неупорядоченность документооборота снижает эффективность труда управленческого аппарата.

существующая в учреждении система управления в значительной степени предопределяет организацию документооборота. Например, если руководитель учреждения требует, чтобы все полученные документы сначала передавались ему на рассмотрение и только он назначает исполнителя, путь прохождения документов в учреждении будет многоступенчатым — сверху вниз. При условии четкого распределения функциональных обязанностей между руководителем, его заместителями, структурными подразделениями и сотрудниками значительная часть документов сразу поступает до заместителей руководителя до структурных подразделений и непосредственных исполнителей, то есть путь документов значительно короче. Так же от общепринятого в учреждении порядка распределения обязанностей и делегирования полномочий сотрудникам аппарата зависит движение документов во время их согласования и подписания.

Смотрите так же:  Договор найма 2011

Таким образом, документооборот непосредственно связан с организацией управленческого процесса в учреждении, в то же время он отражает присущую ей систему управления.

Рационализация документооборота учреждения способствует повышению эффективности работы управленческого аппарата, вместе с тем формы и методы организации управленческой деятельности обусловливают четкость и оперативность документооборота.

Оптимизации документооборота можно достичь путем сокращения количества инстанций, через которые проходят документы, уменьшение количества и ускорения операций по обработке документов, сокращение объема документооборота за счет применения бездокументарных связей (телефон, факс, электронная почта, личные переговоры).

Усовершенствованию документооборота способствуют также более четкое распределение функций между структурными подразделениями и исполнителями, сокращению внутренней переписки, оперативное управление, а также автоматизация делопроизводства.

Так, при автоматизации документооборота производительность труда возрастает на 25-50 %, на 75 % меньше времени тратится на обработку одного документа.

Требования по рациональной организации документооборота

Теоретические разработки и многолетняя практика способствовали выработке определенных правил по организации документооборота. Главное требование — прохождение документов в учреждении должно быть оперативным и осуществляться с минимальными затратами времени и труда.

Рациональная организация документооборота предусматривает:

o прямоточное движение документов (документы должны проходить кратчайшим путем, без повторных перемещений);

o сокращение инстанций, к которым должны попадать документы (например, во время согласования);

o однократность операций по обработке документов, избежания параллелизма и дублирования в работе с ними (это достигается централизацией, сосредоточением однотипных операций в одном месте);

o рациональное расположение в учреждении структурных подразделений и рабочих мест.

Выполнение указанных требований возможно лишь при условии тщательно продуманной технологии обработки документов, последовательности выполняемых операций.

Должны быть разработаны схемы документооборота, маршрутные и технологические карты на служебную документацию.

В учреждениях, имеющих в своем составе структурные подразделения, документооборот обычно организуют по одной схеме (см. схему 1), в небольших учреждениях она будет другой (см. схему 2). Движение документов обозначается с помощью линий.

Схема 1. Схема документооборота в учреждении, которое имеет в своем составе структурные подразделения

Составление маршрутных схем на отдельные потоки (группы документов) помогает выяснить такие вопросы:

o через структурные подразделения (каких исполнителей) проходят определенные группы документов;

o в какой последовательности движется документ;

o сколько раз документ попадает в тот самый структурное подразделение (до того же исполнителя);

o операции осуществляются в каждом структурном подразделении (каждым исполнителем).

Комплекс операций, выполняемых с документами, можно представить также в виде оперограммы.

Оперограмма — организационный документ, регламентирующий процесс обработки входящих или исходящих документов, составленный с помощью таблицы, строки которой отведено для обозначения операций по учету, регистрации, согласования и т.п., а колонки (графы) — для указания ответственных исполнителей. Графический способ дает возможность установить логические связи между различными этапами работы с определенными видами документов в учреждении, проследить последовательность такой работы и ее содержание. Так, оперограму подготовки и издание внутренних распорядительных документов (приказов) приведена в схеме 3.

Схема 3. Образец оперограммы движения внутренних распорядительных документов

Организация документооборота. Общие требования

Общие требования к организации документооборота – разработка единой технологической схемы движения документов и операций с ними, регламентации функций работников

Организация документооборота. Общие требования к организации документооборота и пути сокращения его объема

1. Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления образует документооборот.

2. Общие требования к организации документооборота заключаются в разработке единой технологической схемы движения документов и операций с ними, регламентации функций работников по работе с документами, обеспечении контроля за их исполнением, регулярном анализе объемов документооборота.

3. Объем документооборота определяется общим количеством входящих, исходящих, внутренних документов и их копий за месяц, квартал, год.

4. Организация должна принимать меры к сокращению объема документооборота, которому способствует:

1) четко отлаженный порядок прохождения документов и организация контроля их исполнения;
2) своевременное и качественное исполнение документов, исключающее возникновение дополнительных запросов по содержанию документа;
3) снижение количества внутренних документов, создание которых не продиктовано деловой необходимостью;
4) определение оптимального количества копий документов.

Порядок обработки входящих документов

5. Документы, поступающие в организацию на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

6. Прием, первичная обработка документов и предварительное рассмотрение осуществляется централизованно службой ДОУ.

7. Первичная обработка входящих документов заключается в проверке правильности доставки и целостности вложений, фиксации факта поступления документов в организацию и подготовке документов к передаче по назначению.

Конверты с документами вскрываются службой ДОУ, проверяется правильность доставки по назначению, целостность упаковки документов.

Если обнаруживается некомплектность или повреждение документа, то на нижнем поле его последнего листа, а также в регистрационной учетной форме проставляются соответствующие отметки и составляется акт произвольной формы в трех экземплярах. Один экземпляр направляется отправителю, второй – остается в службе ДОУ, третий – передается исполнителю документа. Конверты не уничтожаются в случаях, когда только по ним можно определить адрес отправителя, дату отправки и получения документа, а также при поступлении личных документов.

Конверты с пометкой «Лично» без вскрытия передаются по назначению. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается в почтовое отделение.

На полученных документах (регистрируемых и нерегистрируемых) проставляется регистрационный штамп организации с указанием даты поступления.

8. Главная цель предварительного рассмотрения поступивших документов – распределение их на требующие обязательного рассмотрения руководством организации и не требующие этого. Документы, не требующие обязательного рассмотрения руководством, направляются непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

9. Обязательному рассмотрению руководством подлежат документы,
поступившие из Администрации Президента Республики Казахстан, Парламента Республики Казахстан, Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан, центральных и местных государственных органов, вышестоящей организации, обращения физических и юридических лиц.

10. Предварительное рассмотрение документов осуществляется исходя из оценки их содержания, авторства, сложности и новизны поставленных вопросов на основании установленного в организации распределения обязанностей.

Сортировка документов

11. При предварительном рассмотрении документов производится сортировка их на регистрируемые и нерегистрируемые. Перечень нерегистрируемых документов разрабатывается на основе Примерного перечня документов, не подлежащих регистрации в службе ДОУ (Приложение) и утверждается руководителем организации.

Нерегистрируемые документы передаются в соответствующие структурные подразделения организации.

12. Регистрируемые документы после их регистрации в регистрационной учетной форме передаются на рассмотрение руководителю организации, структурному подразделению (должностному лицу) в день их поступления.

При необходимости безотлагательного исполнения поступившего документа допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководством организации.

13. Документы, рассмотренные руководством организации, возвращаются в службу ДОУ, где в регистрационную учетную форму вносятся содержания резолюций, а документы передаются исполнителям под роспись. Документ, исполнение которого возложено на несколько структурных подразделений, передается им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник передается исполнителю, указанному в резолюции первым.

14. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и другие), о дате и результатах окончательного исполнения. Все отметки размещаются на свободных от текста местах.

Требования к организации документооборота