Оглавление:

Приказ об утверждении должностных инструкций

Составление приказа об утверждении должностных инструкций является завершающим этапом в процедуре разработки и закрепления документов, определяющих функции, права, полномочия и условия работы сотрудников предприятий и организаций.

Для чего нужны должностные инструкции и приказ по их утверждению

Роль должностных инструкций вполне понятна и проста: в них четко прописываются задачи, которые обязаны выполнять работники компаний, находящиеся на той или иной должности, а также сопутствующие их деятельности условия труда.

При этом должностные инструкции не являются строго необходимыми документами, однако имеют самое широчайшее распространение и касаются представителей любых профессий. Их наличие позволяет защитить работодателя от необоснованных претензий со стороны подчиненных, а сотрудников в свою очередь – от чрезмерной нагрузки и исполнения тех функций, которые не входят и их прямые обязанности.

Должностные инструкции разрабатываются в индивидуальном порядке в соответствии со штатным расписанием предприятия и утверждаются приказом руководства – без этого документа они не вступают в законную силу.

При этом все должностные инструкции могут периодически меняться в плане содержащейся в них информации в зависимости от потребностей и текущей ситуации на предприятии, но откорректированные документы также нужно утверждать при помощи приказа руководителя.

Следует отметить, что сведения, вносимые в данные документы должны строго соответствовать рамкам законодательства РФ и никоим образом не нарушать гражданские и трудовые права работников.

Именно поэтому составление должностных инструкций обычно входит в компетенцию руководителей структурных подразделений, а затем передается на проверку и утверждение штатному юрисконсульту компании или стороннему юристу – эта мера исключает наличие в нем грубых ошибок и условий, нарушающих права работников.

Можно ли заменить приказ другой формой утверждения

Приказ, так же как и сама должностная инструкция, не является обязательным документом, поэтому иногда вместо написания отдельной распорядительной бумаги достаточно просто поставить на должностной инструкции резолюцию руководителя.

Однако, если предприятие крупное, имеющее целый ряд структурных подразделений, работников и соответственно множество должностей, закрепленных в штатном расписании, директору намного проще и удобнее вводить должностные инструкции в действие при помощи одного приказа, чем визировать десятки отдельных документов.

Основание для приказа

Любой приказ должен быть чем-то обоснован и этот не исключение. Обычно в качестве основания дается ссылка на вполне конкретный закон, но в данном случае, прямого требования в законодательстве на написание и утверждение должностных инструкций нет.

Так что в тексте приказа достаточно просто написать что-нибудь вроде: «В связи с необходимостью соблюдения трудовой дисциплины и организации труда приказываю»…

Кто пишет приказ непосредственно

Приказ об утверждении должностных инструкций может составлять любой сотрудник организации, на которого возложена данная функция:

  • юрисконсульт,
  • специалист кадрового отдела,
  • секретарь и т.д.

Главное условие, чтобы человек имел четкое представление о том, как правильно составлять и оформлять этот документ.

После написания приказа его нужно обязательно передавать на подпись директору компании, поскольку без его автографа приказ не будет считаться действительным и впоследствии его легко можно будет оспорить в судебной инстанции.

Как составлять приказ

На сегодня стандартов по составлению приказов, утверждающих должностные инструкции нет. Так что предприятия и организации могут писать этот документ в произвольном виде или использовать образец, утвержденный в учетной политике фирмы. Однако некоторые сведения указывать в нем все же обязательно:

  • номер,
  • дату и место составления,
  • название компании,
  • полный перечень должностных инструкций, которые утверждает приказ.

В документе следует указать лиц, ответственных за его выполнение (эта часть касается ознакомления с должностными инструкциями работников предприятия), а сами должностные инструкции при необходимости можно отметить отдельным пунктом как приложение к приказу. Кроме того приказ может быть дополнен любой другой нужной информацией.

Как оформлять приказ

Единых норм по оформлению приказа, как и по его содержанию нет: он может быть написан на простом чистом листе А4 или даже А5 формата, причем как от руки, так и напечатан на компьютере.

Важное условие: приказ должен содержать оригинал подписи директора или иного сотрудника, уполномоченного на визирование распорядительных документов компании.

Также с ним под роспись следует ознакомить работников, ответственных за его исполнение.

Как хранить приказ

Создается приказ обычно в единственном экземпляре и затем регистрируется в журнале учета внутренних документов организации. В период действия приказ надо содержать совместно со всей прочей распорядительной документацией фирмы в месте, доступ к которому должен быть ограничен. После утраты актуальности он передается в архив предприятия, где хранится на протяжении срока, установленного законодательством или локальными нормативными актами компании (но не менее трех лет), после чего его можно утилизировать.

Образец приказа об утверждении инструкции по делопроизводству

Инструкция по делопроизводству это один из локальных нормативных актов, который имеется практически на каждом предприятии. Несмотря на то, что он не входит в число обязательных, руководители стремятся его принять, чтобы оптимизировать работу с документами. Рассмотрим подробнее, как утвердить инструкцию по делопроизводству и правильно подготовить соответствующий приказ.

Содержание рассматриваемого локального нормативного акта регулирует статья 8 ТК РФ. В ней сказано, что принимать такие нормы могут любые работодатели, кроме физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями. Локальные нормативные акты должны соответствовать положениям Трудового кодекса и не могут ухудшать положение работника.

Порядок разработки инструкции по делопроизводству

Существующее законодательство не обязывает руководителей предприятий принимать данный нормативный акт. Тем не менее, он имеет важный практический характер, поскольку позволяет оптимизировать и упорядочить алгоритм работы с документами в организации. Обычно разработка этого документа состоит из нескольких этапов:

  1. Сбор и анализ информации – производится на основе опроса руководителей подразделений, а также нормативно-методической документации.
  2. Подготовка текста.
  3. Согласование с заинтересованными сотрудниками – фиксируется путем составления листа согласования.
  4. Утверждение.
  5. Ввод в действие.

Инструкция по делопроизводству наделяется юридической силой после издания приказа о ее утверждении.

Приказ об утверждении инструкции по делопроизводству

Законодательством не предусматривает унифицированную форму данного приказа, поэтому руководители составляют его самостоятельно. Однако, существуют рекомендации по его содержанию, выработанные на практике. В обязательном порядке он должен содержать:

  • полное и краткое наименование организации;
  • название документа;
  • регистрационный номер;
  • дату издания;
  • заголовок;
  • текст;
  • подписи и визы руководителя и заинтересованных сотрудников.

В приказ включают сведения о порядке исполнения, кто его контролирует, а также сфера действия. Во вступительной части обосновывается необходимость издания документа и его назначение. Например, применяется фраза: «В целях организации работы по соблюдению порядка ведения делопроизводства». Можно применить и другую мотивировку, но после нее указать наименование предприятия, а также слово «приказываю».

Текст поручительной части может быть разделен на несколько пунктов. В первом содержится непосредственно указание о введении инструкции. Во втором пункте предписывается ознакомить с ней всех заинтересованных сотрудников. Третий пункт посвящен указанию ответственного за контроль исполнения указаний лица. Чаще все руководитель оставляет эту ответственность за собой. К приказу прилагается сама инструкция, о чем должна быть отметка в первом пункте текста, в верхней его части. Стоит помнить, что оба документа необходимо хранить вместе. Образец приказа об утверждении инструкции по делопроизводству представлен ниже.

После того как документ подписан руководителем, он проходит процедуру регистрации, а всем ответственным сотрудникам отсылаются его копии вместе с приложением. Кроме того, персонал должен быть ознакомлен с текстом акта под роспись. Для этого может быть составлен лист ознакомления или использован журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами.

Внесение изменений в инструкцию по делопроизводству

Обычно рассматриваемый нормативный акт принимается на несколько лет. Однако, изменение структуры предприятия или порядка документооборота, может привести к необходимости внесения изменений. Они вводятся посредством приказа руководителя. При этом общая концепция документа практически не отличается от первоначального варианта. За исключением того, что в нем указывается, что предыдущая версия не актуальна и утратила силу. Стоит помнить, что при внесении изменений, необходимо повторить процедуру разработки проекта и его согласования.

Приказ об утверждении нового штатного расписания

Как выглядит приказ об утверждении нового штатного расписания?

Приказ
об утверждении штатного расписания
от ДД.ММ.ГГГГ года №___

В соответствии с нормами трудового законодательства утвердить штатное расписание, действующее с ДД.ММ.ГГГГ, согласно приложению к настоящему приказу.

Генеральный директор подпись Иванов ИИ

И прикладываете к нему штатное расписание

А такой приказ подойдет?

Об утверждении нового штатного расписания

С целью оптимизации организационно-штатной структуры

ПРИКАЗЫВАЮ:
1. С 17.09.2013 внести следующие изменения в штатное расписание:
1.1. В структурное подразделение АУП ввести:
1.1.1 Должность «Коммерческий директор» — 1 штатная единица , с окладом 10 000 руб
1.1.2 Должность «Финансовый директор» — 1 штатная единица , с окладом 10 000 руб
1.1.3 Должность «Директор по международным делам» — 1 штатная единица , с окладом
18 000 руб.
1.1.4 Должность «Начальник склада» — 1 штатная единица, с окладом 8000 руб
1.1.5 Должность «Менеджер по продажам» — 2 штатные единицы , с окладом 7000 руб
1.1.6 Должность «Кладовщик» — 1 штатная единица , с окладом 6000 руб.
2. Утвердить с 17.09.2013 новое штатное расписание (прилагается) с учетом вносимых изменений.
3. Контроль за исполнением приказа возложить на гл. бух. ФИО

Генеральный директор
ООО ________________ ФИО
С приказом ознакомлена:
_________________________ ФИО «___»______________________ 2013

Нужно ли делать приказ об утверждении должностной инструкции для генерального директора?

Добрый день!
«Трудовой кодекс РФ не содержит норм, предусматривающих обязанность работодателя по составлению и ведению должностных инструкций (далее — ДИ). Однако в письме Роструда от 31.10.2007 N 4412-6 должностной инструкции отводится важное место в определении трудовой функции работника, его должностных обязанностей, пределов ответственности, а также квалификационных требований, предъявляемых к занимаемой должности.
В ряде ведомств изданы приказы, устанавливающие правила разработки, утверждения и действия должностных инструкций (Приказ ФСИН России от 05.06.2008 N 379).

Смотрите так же:  Какие льготы есть у матери одиночки в рф

Важно! Ссылка на должностную инструкцию должна быть указана в трудовом договоре (например, «работник обязан составлять ежемесячные отчеты по продажам, а также выполнять иные обязанности согласно должностной инструкции, являющейся приложением к настоящему трудовому договору и неотъемлемой его частью»). Это позволит избежать перечисления всех обязанностей в трудовом договоре.
При подписании впоследствии работником инструкции отсутствие ссылки на ДИ в договоре может привести к необходимости зафиксировать изменение трудовой функции в дополнительном соглашении и приказе. Например, в трудовом договоре указаны обязанности, касающиеся конкретной должности. В должностной инструкции (в виде отдельного документа), которую предлагается подписать работнику, определены обязанности, отсутствующие в трудовом договоре и охватывающие более широкое поле деятельности по должности, на которую он принимается. В данном случае налицо факт изменения определенных сторонами условий трудового договора. Такое изменение должно быть закреплено дополнительным соглашением сторон и приказом о переводе работника на другую должность, предусматривающую отличные от указанных в трудовом договоре обязанности.

Унифицированная форма, в соответствии с которой разрабатывается должностная инструкция, не регламентирована законодателем. Если в трудовом договоре определены все функции работника, то дополнительно составлять должностную инструкцию не нужно.
При разработке должностной инструкции можно взять за основу квалификационные характеристики, указанные в квалификационных справочниках по направлениям деятельности, в том числе Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37).
Оформляется должностная инструкция, как правило, двумя способами:
— приложением к трудовому договору (его неотъемлемой частью);
— отдельным документом. При этом нужно иметь в виду, что отказ работника (в процессе трудовой деятельности, после заключения трудового договора) подписать такую инструкцию правомерен.
Если должностной инструкцией определены другие, расширенные обязанности по должности, то фактически происходит изменение условий трудового договора, которое согласно ст. 72 ТК РФ должно оформляться дополнительным соглашением.
Должностная инструкция в виде отдельного документа — это локальный нормативный акт организации (предприятия). Она не является соглашением между работодателем и работником. Поэтому при неисполнении обязанностей, указанных в данной инструкции, не подписанной работником, применить к нему взыскание нельзя, поскольку такой документ не является приложением к трудовому договору, а работник не обязан выполнять функции, не предусмотренные трудовым договором или соглашением к нему.
Если должностная инструкция является приложением к трудовому договору, то она составляется в двух экземплярах — по экземпляру для каждой из сторон, подписывающих договор. Трудовой договор и должностная инструкция оформляются единым документом, т.е. все листы нумеруются, прошиваются и скрепляются печатью и подписью должностного лица. Данная процедура поможет избежать разногласий по вопросу ознакомления работника с трудовым договором и приложением к нему.
В случае издания должностной инструкции в виде отдельного документа возможны спорные ситуации в отношении ее использования как документа, определяющего полное описание трудовой функции работника. Предъявление должностной инструкции (в виде отдельного документа) в качестве подтверждения установленных обязанностей, отличающихся от обязанностей, определенных в трудовом договоре, может служить доказательством факта изменения трудовой функции работника. Изменение условий договора влечет за собой обязательное оформление всех необходимых в этом случае документов (дополнительного соглашения и приказа). Поэтому не рекомендуется оформлять должностную инструкцию в виде отдельного (самостоятельного) документа.» ( Путеводитель по кадровым вопросам. Прием на работу <КонсультантПлюс>)

Приказ об утверждении проектной документации заказчиком

Формирование приказа об утверждении проектной документации заказчиком является обязательным этапом на пути разработки и принятия сопроводительных бумаг к строительному объекту.

Что включается в понятие «проектная документация»

Под «проектной документацией» понимается регламентирующий пакет документов, который устанавливает требования и условия к реализации различных строительных решений, а том числе инженерных, технологических, конструктивных и т.д. Обычно это несколько материалов, которые могут быть оформлены как в текстовом формате, так и в графическом виде.

Перечень бумаг, входящих в проектную документацию, в том или ином случае может существенно различаться. Зависит он обычно от потребностей фирмы, а также от того, какие цели и задачи стоят перед застройщиком.

Проектная документация используется в строительстве, реконструкции и перепланировке любых зданий и сооружений, в т.ч. жилых домов, промышленных и производственных цехов, торговых, офисных, центров и т.д.

Наличие проектной документации является обязательным условием ввода в эксплуатацию строительного объекта.

Проектная документация утверждается совместно заказчиком и застройщиком и отражает их общее понимание концепции строительства здания или сооружения. Также данные бумаги позволяют обеспечить бесперебойность работы на всех этапах стройки.

Для утверждения проектной документации составляются специальные приказы.

На кого возложить обязанность по написанию приказа

Обязанность по составлению приказа об утверждении проектной документации может быть возложена на любого работника компании. Обычно это руководитель структурного подразделения или юрисконсульт предприятия, т.е. человек, знакомый со всеми тонкостями строительного объекта, нормами законодательства, а также правилами формирования подобного рода распоряжений.

После составления, приказ в обязательном порядке должен быть передан на подпись директору предприятия — без его автографа он не обретет статус юридически значимого документа.

Основание для выпуска приказа

Каждый приказ, издаваемый в организации, нужно обосновывать. Обоснование – это реальная, фактическая причина для его создания. В данном случае это может быть необходимость исполнения законодательства РФ (пишется обоснование обычно после слов «В связи с…», «В целях… » и т.п.). Также приказ должен иметь и основание, т.е. ссылку на конкретную статью, норму закона, акт или внутренний документ, который имеет прямое отношение к сути распоряжения.

Особенности приказа, общие моменты

Если ваша компания является заказчиком строительного объекта, и руководство поставило перед вами задачу по составлению приказа об утверждении проектно-сметной документации, воспользуйтесь приведенными ниже рекомендациями. Также здесь приведен образец распоряжения, на основе которого можно разработать собственный документ.

Прежде чем перейти к описанию непосредственно приказа об утверждении проектной документации, дадим несколько общих сведений, которые касаются всех подобных распорядительных актов.

Начнем с того, что на сегодня приказы не имеют унифицированной, единой формы, обязательной к применению, поэтому писать их можно либо в свободном виде, либо, если в организации есть свой шаблон документа – по его типу. Главное учесть, что все приказы должны иметь определенную структуру, которая состоит из трех последовательных частей:

  1. так называемой «шапки»,
  2. основного блока,
  3. заключения.

Любой приказ всегда пишется от имени руководителя предприятия, поэтому он должен содержать в себе его подпись (или подпись лица, выполняющего функции директора), а также автографы всех сотрудников, которые в нем упомянуты – этим они удостоверят тот факт, что ознакомлены с распоряжением и готовы его выполнить.

Ставить на приказе печать необходимо только в том случае, если условие о визирование внутренней документации при помощи штампов закреплено в учетной политике организации.

Приказ может быть написан от руки или набран на компьютере – для определения законности документа это роли не играет, как и то, сформирован ли он на фирменном бланке компании или на обычном листе любого удобного формата (наиболее предпочтительный – А4).

Документ всегда составляется в единственном оригинальном экземпляре, если требуются его копии – они заверяются должны образом и передаются заинтересованным лицам (например, в структурные подразделения, в отношении которых было издано распоряжение).

После выпуска все приказы регистрируются в специальном журнале учета распорядительной документации, который должен быть в наличии в любой достаточно крупной компании с большим потоком внутренних документов – этот журнал обычно находится в ведении секретаря.

Образец приказа об утверждении проектной документации заказчиком

В начале приказа пишется:

  • его название;
  • дата составления (число, месяц, год) и место (населенный пункт, в котором зарегистрирована фирма);
  • основание (указывается ссылка на документ, который обосновывает создание приказа);
  • тип строительного объекта и его фактический адрес.

В основной части документа указывается:

  • собственно распоряжение;
  • полный перечень проектной документации, которая подлежит утверждению, либо, если все бумаги объединены в единый проект – дать ссылку на его номер и дату;
  • технические характеристики объекта и пр. индивидуальные параметры (обозначается при желании).

Если есть бумаги, которые являются приложением к данному приказу, их наличие следует указать в тексте отдельным пунктом.

Приказ может быть дополнен любой другой необходимой информацией – в зависимости от особенностей объекта и потребностей, которые стоят перед авторами распоряжения.

После выпуска приказа

После того, как приказ будет издан и подписан всеми, кто в нем упомянут: директором, ответственным за исполнение лицом, а также сотрудниками, в отношении которых он написан, документ следует вложить в папку с действующей распорядительной документацией.

Как только приказ потеряет актуальность, его нужно передать в архив организации. Длительность его хранения определяется либо законодательством РФ, либо внутренними актами фирмы.

Приказ на утверждение календаря при «плавающих» выходных

Что имеется ввиду под плавающими выходными?

Каждую неделю выходные в разные дни?

Или работа по графику 2/2?

Цитата (Сероглазая): Что имеется ввиду под плавающими выходными?

Каждую неделю выходные в разные дни?

Тогда нужно устанавливать суммированный рабочего времени.

Составить график на весь учетный период (год лучше всего), утвердить директором.

Я бы утверждала все графики директором, так как графиком работы утверждается индивидуальная норма рабочего времени каждого сотрудника на учетный период (дни/ часы работы и выходные).

Производственный календарь не утверждается, так как он составляется на основании статей ТК РФ ( в том числе ст.112 ТК РФ) и Порядка исчисления нормы рабочего времени на определенные календарные периоды времени (месяц, квартал, год) в зависимости от установленной продолжительности рабочего времени в неделю, утв. приказом Минздравсоцразвития России от 13 августа 2009 г. N 588н.

Я делала следующий приказ

«О введении суммированного учета рабочего времени»

В связи с занятостью некоторых категорий работников с отклонениями от установленной нормы рабочего времени, а также в целях упорядочения учета рабочего времени в соответствии со ст. 104 ТК РФ

Смотрите так же:  Ходатайство о передаче дела по подсудности в арбитражный суд

1. С________ г. ввести суммированный учет рабочего времени.

2. Утвердить учетный период – 1 год (с 01 января по 31 декабря). Учетный период включает в себя рабочее время, в т.ч., часы работы в выходные и праздничные дни.

3. Установить на предприятии максимальную продолжительность рабочей смены — 24 часа.

4.Продолжительность рабочей недели для работников с суммированным учетом рабочего времени определяется графиком в среднем за учетный период.

5. Еженедельные дни отдыха устанавливаются в различные дни недели согласно графикам работы и правилам внутреннего трудового распорядка.

6.График составляется в двух экземплярах – первый — с подписью работников хранится в отделе кадров, второй на рабочем месте в соответствующем подразделении.

7.График работы подписывается начальником структурного подразделения, согласовывается с профсоюзным комитетом и утверждается генеральным директором

8.Продолжительность рабочего времени на учетный период не должна быть ниже или превышать нормального числа рабочих часов учетного периода. При суммированном учете ежедневная и еженедельная продолжительность рабочего времени по графику работы (сменности) может в определенных пределах отклоняться от нормы рабочего дня и рабочей недели. В этом случае недоработка или переработка часов балансируется в рамках учетного периода таким образом, чтобы сумма отработанных в этот период часов не превышала норму рабочих часов данного периода;

9.В норму часов учетного периода не включается время, в течение которого работник освобождался от исполнения служебных обязанностей (временная нетрудоспособность и т.п.);

10. Работник, отработавший все предусмотренные графиком смены, получает полный месячный оклад. При неполной отработке смен по графику, оплата производится пропорционально отработанному времени. При отклонении от нормальной продолжительности рабочего времени по истечении и по итогам учетного периода на основании табелей, докладных руководителей подразделений и приказа по предприятию оплачиваются рабочие часы, отработанные сверх нормы рабочего времени за учетный период в соответствии с действующим законодательством или предоставляется дополнительное время отдыха, но не менее времени, отработанного сверхурочно. Сверхурочными признаются часы сверх нормы рабочих часов за учетный период. Если рабочее время по графику совпало с праздничным днем по Трудовому Кодексу РФ, оплата за работу в этот день производится в размере одинарной дневной ставки сверх оклада, при условии, что работа в праздничный день производилась в пределах месячной нормы рабочего времени по графику, и в размере не менее двойной дневной ставки сверх оклада, если работа производилась сверх нормы. В последнем случае отработанное время не будет являться сверхурочным, так как оно уже оплачено в соответствующем (двойном) размере.

11. Руководителям подразделений обеспечить точный учет сверхурочных работ, выполняемых работниками сверх нормы по графикам, недопущение сверхурочных работ свыше установленным Трудовым Кодексом норм.
Контроль за оформлением и проверкой табелей возложить на начальника отдела кадров Иванову М.И.

12. Приказ довести до лиц, в части их касающейся, под роспись.

Утверждение документов

Утверждение документа является особым способом введения документа в действие, санкционирующим распространение его на определенный круг организаций, должностных лиц и граждан (подп. 2.3.2.4 ГСДОУ[1]).

В ГСДОУ указывается, что утверждение документа может производиться посредством:

  • грифа утверждения;
  • издания соответствующего распорядительного документа (подп. 2.3.2.4).

В отдельных случаях, предусмотренных законодательством, утверждение может производиться и другими документами.

В ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» находим подтверждение этому: документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом (п. 3.16). Как видим, ГОСТ Р 6.30-2003 дает более широкую трактовку второго способа утверждения: документ может утверждаться «специально издаваемым документом», в то время как ГСДОУ говорит об издании «соответствующего распорядительного документа».

Оба способа утверждения имеют одинаковую юридическую силу, но какой из них выбрать?

Утверждение документа путем издания распорядительного документа

Такой вид утверждения используется в том случае, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения. Например, приказом утверждается какой-либо Регламент. В любой компании потребуется время на доведение данного приказа и, соответственно, Регламента до сведения работников, а также на ознакомление с данным Регламентом. Поэтому даты подписания приказа и утверждения и введения в действие Регламента могут отличаться, что и отражается в приказе.

Также в приказе указывается перечень работников, до сведения которых должны быть доведены приказ и Регламент, и срок, в течение которого это должно быть сделано. Именно поэтому утверждение приказа путем издания распорядительного документа особенно актуально для компаний, которые имеют развитую сеть филиалов. В приказе обычно указываются Ф.И.О. работников, которые контролируют исполнение приказа. Если же такая формулировка отсутствует, то исполнение приказа контролирует тот работник, который подписал приказ.

Таким образом, издание распорядительного документа для утверждения какого-либо документа позволяет не только дать необходимые разъяснения, но и регламентировать работу, касающуюся не самого утверждаемого документа, а того, как наиболее эффективно ввести его в действие.

На практике документы могут утверждаться приказом, постановлением, решением, реже – протоколом.

Процедура утверждения документа другим документом

Сначала необходимо подготовить документ (например приказ), которым будет утверждаться другой документ (например, Регламент) (Пример 1).

ПРИМЕР 1

Приказ об утверждении Регламента

Открытое акционерное общество «ЭВЕРЕСТ»

ПРИКАЗ

03.10. 2011 № 52 о/д

Регламента по работе

с дебиторской задолженностью

В целях совершенствования работы с клиентами ОАО «ЭВЕРЕСТ» (далее – Общество), а также для контроля за состоянием дебиторской задолженности

1. Утвердить Регламент по работе с дебиторской задолженностью (Приложение) и ввести в его действие с 17 октября 2011 года.

2. Начальнику секретариата Маркиной А.П. ознакомить с настоящим приказом работников Общества в соответствии с Реестром рассылки в течение трех рабочих дней с даты подписания приказа.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на коммерческого директора Порошина А.М.

Генеральный директор Волков Г.В. Волков

После подготовки утверждающего документа необходимо оформить на приложении к нему гриф утверждения.

Извлечение из ГОСТ Р 6.30-2003

3.16. […] При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:

решением общего собрания

акционеров от 05.04.2003 № 14

от 05.04.2003 № 82

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

В нашем примере гриф утверждения Регламента по работе с дебиторской задолженностью будет выглядеть так:

приказом ОАО «ЭВЕРЕСТ»

от 01.07.2011 № 52 о/д

Обратите внимание: утверждаемый документ будет являться приложением к документу, которым он утверждается. В ГОСТ Р 6.30-2003 дается лишь один вариант оформления приложения.

Извлечение из ГОСТ Р 6.30-2003

3.21. […] В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

к приказу Росархива

от 05.06.2003 № 319

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

к приказу Минздрава России

от 05.06.2003 № 251

В нашем примере это будет выглядеть следующим образом:

к приказу ОАО «ЭВЕРЕСТ»

от 03.10.2011 года № 52 о/д

Приказом ОАО «ЭВЕРЕСТ»

от 03.10.2011 № 52 о/д

Этот вариант оформления грифа утверждения и приложения вызывал среди специалистов много вопросов.

В Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Рриказом Росархива от 23.12.2009 № 76, были предложены два варианта оформления грифа утверждения и приложения:

• на приложениях справочного характера к приказам, распоряжениям, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и другим документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу. Если приложений несколько, они нумеруются (Приложение № 1, Приложение № 2). Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о приложении указывается наименование вида основного документа, его дата и номер:

к приказу ЗАО «Северный путь»

от 15.07.2011 № 56

• если приложением к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.), в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, ниже – гриф утверждения документа, например:

от 12.11.2009 № 125

В нашем примере, учитывая, что приложение одно, оформление будет выглядеть следующим образом:

приказом ОАО «ЭВЕРЕСТ»

от 03.10.2011 № 52 о/д

Рекомендуем использовать именно этот вариант как более рациональный, но сразу заметим: чтобы для коммерческих организаций этот вариант сделать нормативным, его необходимо закрепить в Инструкции по делопроизводству.

Утверждение документа должностным лицом (должностными лицами)

Обычно этот способ используют при утверждении должностных инструкций, положений об отделах, актов проверок и ревизий, актов приема законченных строительством объектов, оборудования, актов экспертизы, актов передачи дел, актов ликвидации организаций, учреждений, предприятий, расценок на производство работ, сметы расходов, отчетов и др., т.е. при утверждении тех документов, которые не требуют дополнительных пояснений. Оформление грифа утверждения на таком документе, как правило, не вызывает вопросов, и при его оформлении можно использовать рекомендации ГОСТ Р 6.30-2003.

Извлечение из ГОСТ Р 6.30–2003

3.16. […] При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

Президент ЗАО «Ростекстиль»

Личная подпись В.А. Степанов

Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

АО «Электронные технологии»

Личная подпись Л.В. Кузнецов

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

Утверждаемый документ должен быть подписан. В соответствии с Методическими рекомендациями по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003* приложения должны быть подписаны исполнителем или руководителем подразделения, подготовившего документ, и датированы.

Какие документы подлежат утверждению?

В каждой организации должен быть определен перечень документов, подлежащих утверждению. Такой перечень можно включить в Табель унифицированных форм документов или Инструкцию по делопроизводству организации.

Смотрите так же:  Контрольная работа по налогам земельный налог

При составлении перечня можно руководствоваться примерным перечнем документов, подлежащих утверждению, который приведен в Методических рекомендациях по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003.

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению

Акты (проверок и ревизий, приема законченных строительством объектов, оборудования; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.)

Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ, технические и т.д.)

Инструкции (правила) (должностные, по делопроизводству, технике безопасности, внутреннего трудового распорядка и т.д.)

Нормативы (расходов сырья, материалов, электроэнергии, технологического проектирования, численности работников и т.д.)

Отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно0-исследовательских работах и т.д.)

Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем, предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств и других организаций, с указанием сроков хранения материалов и т.д.).

Планы (производственные, строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ, внедрения новой техники; кооперированных поставок продукции; распределения продукции по установленной номенклатуре; доходов по жилищно-коммунальному ремонту; работы коллегии, научно-технического совета, ученого совета и т.д.)

Положения (об организации, о структурном подразделении, о премировании и т.д.)

Программы (проведения работ и мероприятий; командировок и т.д.)

Расценки на производство работ

Сметы (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений, использования средств фонда предприятия, на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство и т.д.)

Стандарты (государственные, национальные, организации, отраслевые)

Структура и штатная численность

Тарифные ставки

Уставы организаций

Формы унифицированных документов

Штатные расписания и изменения к ним

Основанием для составления перечня документов, требующих утверждения, являются законодательные и ведомственные нормативные акты, устанавливающие обязательную процедуру утверждения тех или иных документов. Причем законодательные акты могут касаться не только организационно-распорядительных документов, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов государственной власти Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, организаций, юридических и физических лиц независимо от форм собственности, но и других видов документов.

Так, большое внимание при составлении перечня документов, которые требуют утверждения, следует уделить первичным учетным документам. Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых и ведется бухгалтерский учет.

В соответствии с Федеральным законом от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (в ред. от 01.07.2011) и постановлением Правительства РФ от 08.07.1997 № 835 «О первичных учетных документах» Госкомстат России по согласованию с Минфином России и Минэкономики России утверждает альбомы унифицированных форм первичной учетной документации. Примерный перечень первичных учетных документов, которые требуют утверждения, приведен в таблице.

Примерный перечень первичных учетных документов, требующих утверждения

Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»

• № Т-7 «График отпусков»;

• № Т-73 «Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы».

Постановление Госкомстата России от 21.01.2003 № 7 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств»

• № ОС-1 «Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений)»;

• № ОС-1а «Акт о приеме-передаче здания (сооружения)»;

• № ОС-1б «Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений)»;

• № ОС-4 «Акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств)»;

• № ОС-4а «Акт о списании автотранспортных средств»;

• № ОС-4б «Акт о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств)»;

• № ОС-14 «Акт о приеме (поступлении) оборудования»

Постановление Госкомстата России от 01.08.2001 № 55 «Об утверждении унифицированной первичной учетной формы первичной учетной документации № АО-1 “Авансовый отчет”»

№ АО-1 «Авансовый отчет»

Постановление Госкомстата России от 25.12.1998 № 132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций»

• № КМ-3 «Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам »,

• № ТОРГ-1 «Акт о приемке товаров»;

• № ТОРГ-2 «Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей»;

• № ТОРГ-4 «Акт о приемке товара, поступившего без счета поставщика»;

• № ТОРГ-5 «Акт об оприходовании тары, не указанной в счете поставщика»;

• № ТОРГ-6 «Акт о завесе тары»;

• № ТОРГ-15 «Акт о порче, бое, ломе товарно-материальных ценностей»;

• № ТОРГ-16 «Акт о списании товаров»;

• № ТОРГ-20 «Акт о подработке, подсортировке, перетаривании товаров»;

• № ТОРГ-21 «Акт о переборке (сортировке) плодоовощной продукции»;

• № ТОРГ-22 «Акт о контрольной (выборочной) проверке яиц»

Унифицированные формы первичной учетной документации распространяются на юридические лица всех форм собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации (за исключением кредитных организаций и бюджетных учреждений).

Кроме того, при составлении перечня следует учитывать и вид деятельности организации, т.к. унифицированные формы первичной учетной документации могут разрабатываться отдельно для различных направлений деятельности. Примером могут служить постановления Госкомстата России: от 29.09.1997 № 68 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету сельскохозяйственной продукции и сырья» и от 25.12.1998 № 132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций».

Кроме того, следует учитывать, что при составлении перечня документов, требующих утверждения, большое значение имеет организационно-правовая форма юридического лица, т.к. законы, регулирующие конкретную организационно-правовую форму юридического лица, содержат требования по поводу утверждения тех или иных документов (как правило, в них приводится перечень таких документов), например:.

Извлечение

из Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ

«Об акционерных обществах»

(в ред. от 28.12.2010)

Статья 48. Компетенция общего собрания акционеров

1. К компетенции общего собрания акционеров относятся:

1) внесение изменений и дополнений в устав общества или утверждение устава общества в новой редакции;

[…] 10) утверждение аудитора общества;

[…] 11) утверждение годовых отчетов, годовой бухгалтерской отчетности, в том числе отчетов о прибылях и об убытках (счетов прибылей и убытков) общества, а также распределение прибыли (в том числе выплата (объявление) дивидендов, за исключением прибыли, распределенной в качестве дивидендов по результатам первого квартала, полугодия, девяти месяцев финансового года) и убытков общества по результатам финансового года;

[…] 19) утверждение внутренних документов, регулирующих деятельность органов общества…

Статья 65. Компетенция совета директоров (наблюдательного совета) общества

1. […]К компетенции совета директоров (наблюдательного совета) общества относятся следующие вопросы:

[…] 3) утверждение повестки дня общего собрания акционеров;

[…] 13) утверждение внутренних документов общества, за исключением внутренних документов, утверждение которых отнесено Федеральным законом к компетенции общего собрания акционеров, а также иных внутренних документов общества, утверждение которых отнесено уставом общества к компетенции исполнительных органов общества…

Извлечение

из Федерального закона от 06.02.1998 № 14-ФЗ

«Об обществах с ограниченной ответственностью»

(в ред. от 11.07.2011)

Статья 32. Органы общества

[…] 2.1. […] Уставом общества может быть предусмотрено, что к компетенции совета директоров (наблюдательного совета) общества относятся:

[…] 6) утверждение или принятие документов, регулирующих организацию деятельности общества (внутренних документов общества)…

Статья 33. Компетенция общего собрания участников общества

1. К компетенции общего собрания участников общества относятся:

[…] 6) утверждение годовых отчетов и годовых бухгалтерских балансов;

[…] 12) назначение ликвидационной комиссии и утверждение ликвидационных балансов…

Извлечение

из Федерального закона от 14.11.2002 № 161-ФЗ

«О государственных и муниципальных унитарных предприятиях»

(в ред. от 19.07.2011)

Статья 20. Права собственника имущества унитарного предприятия

1. Собственник имущества унитарного предприятия:

[…] 4) утверждает устав унитарного предприятия, вносит в него изменения, в том числе утверждает устав унитарного предприятия в новой редакции;

5) принимает решение о реорганизации или ликвидации унитарного предприятия в порядке, установленном законодательством, назначает ликвидационную комиссию и утверждает ликвидационные балансы унитарного предприятия;

[…] 12) утверждает показатели экономической эффективности деятельности унитарного предприятия и контролирует их выполнение.

Обратите внимание

Чтобы документ был утвержден должностным лицом, такое лицо должно обладать правом утверждения (подписи) документа.

Как правило, в соответствии с учредительными документами право подписывать и утверждать все документы организации имеет единоличный исполнительный орган – генеральный директор (директор, президент). В некоторых случаях в учредительных документах могут быть указаны должности руководителей, которые также могут подписывать и утверждать документы наряду с единоличным исполнительным органом. На практике такие варианты встречаются редко. В основном право подписи и утверждения каких-либо документов (за исключением документов, связанных с трудовым правом) делегируется на основании отдельного приказа о предоставлении права подписи конкретному должностному лицу или фиксируется в приказе о распределении обязанностей, в котором указываются не только полномочия отдельных руководителей, но и те документы, которые они могут подписывать и утверждать в пределах своих полномочий.

Иначе обстоит дело с первичными учетными документами. В соответствии с Федеральным законом от 21.11.2006 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (в ред. от 28.09.2010) перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Но на практике часто встречаются такие формы документов, которые требуют утверждения руководителями сразу двух организаций, например: унифицированные формы № ОС-1 «Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений)», № ОС-1а «Акт о приеме-передаче здания (сооружения)», № ОС-16 «Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений)», утвержденные постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 № 7. При утверждении таких первичных учетных документов не единоличным исполнительным органом, а другими должностными лицами последние должны быть включены в перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, который утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером, а также должна быть подготовлена доверенность.

[1]Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (одобрена Коллегией Главархива СССР 27.04.1988; приказ Главархива СССР от 25.05.1988 № 33).

* Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 / Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин, А.Н. Сокова; Росархив, ВНИИДАД. М., 2003. 90 с.

Приказ директора на утверждение