Оглавление:

Отпуск для главбуха — оформляем правильно

Очень часто в деятельности организации возникает вопрос правильного оформления отпусков для ее первых лиц — то есть генерального директора и главного бухгалтера. Сложности здесь могут возникнуть в первую очередь в связи с делегированием права подписи и принятия решений. Разберемся в том, как сделать это с соблюдением требований законодательства и правил внутреннего трудового распорядка.

Как оформить отпуск для главбуха, если в штате организации есть его заместитель?

В этом случае все обстоит более чем просто: при приеме человека на должность заместителя прямо в его трудовом договоре прописывается замещение главбуха и исполнение его обязанностей во время отпуска последнего, его болезни и в связи другими обстоятельствами. Как правило, заместителя главбуха, числящегося в штате, прописывают также в банковской карточке (с правом подписи) и соответствующей должностной инструкцией. Доплачивать ему за дополнительную нагрузку во время замещения в этом случае также не надо, что весьма выгодно для организации.

Главбух в отпуске, генеральный — на хозяйстве

Однако далеко не каждое юрлицо обладает такими организационными и финансовыми возможностями, чтобы держать в штате зама главного бухгалтера. Как правило, у абсолютного большинства организаций всего две руководящие должности: гендир и главбух. И если последний отдыхает, то генеральному в это время практически «автоматом» приходится исполнять еще и его обязанности. Оформляется это приказом примерно следующего содержания (образец права подписи за главного бухгалтера во время отпуска директору):

Правильное оформление «временного» главного бухгалтера

Чаще всего на практике исполнение обязанностей отдыхающего главбуха другим работником оформляется следующим образом. Приведем образец приказа на замещение главного бухгалтера на время отпуска.

Имеется два основных способа оформления исполняющего обязанности:

Последний оформляется приказом по унифицированной форме Т-5, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», и трудностей, в общем, не вызывает. Временный перевод подразумевает полное освобождение работника от своих основных обязанностей на время замещения главного бухгалтера, и этим не вполне удобен, поскольку для выполнения работы замещающего сотрудника придется искать другого человека. При выполнении обязанностей главбуха замещающий сотрудник получает его оклад за время замещения.

А вот на совмещении хотелось бы остановиться чуть подробнее, поскольку именно так чаще всего оформляется замещение главбуха. Во-первых, нельзя забывать, что согласно ст. 60.2 Трудового кодекса Российской Федерации подобное совмещение на время отпуска должно оплачиваться (в размере и порядке, согласованном сторонами заранее). В приказе о совмещении на время отпуска обязательно нужно указать содержание дополнительной работы, срок выполнения обязанностей, а также, само собой, размер доплаты за их исполнение в качестве дополнительных к собственным должностным обязанностям работника-совместителя.

Наконец, крайне желательно, чтобы отдельно была прописана передача права подписи на время отпуска главного бухгалтера в фондах, налоговых органах и т.д., и это право подтверждалось соответствующей доверенностью, выданной по правилам статьи 185 Гражданского кодекса РФ.

Некоторые работодатели предпочитают заключать дополнительное соглашение к трудовому договору работника на период замещения, и тогда в качестве основания для издания приказа указывается не решение гендиректора, а номер и дата допсоглашения с работником. Такое дополнительное соглашение может выглядеть следующим образом:

Важно также помнить, что замещающий работник имеет право до истечения срока сомещения отказаться от дополнительной нагрузки (например, если не справляется с работой), равно как и руководитель может раньше срока отменить совмещение. Но стороны обязаны предупредить об этом письменно не позднее чем за 3 рабочих дня.

Доплата за совмещение является частью заработной платы, учитывается в расходах на оплату труда и облагается НДФЛ и всеми взносами.

Возложение обязанностей: образец приказа

На период временного отсутствия одного из сотрудников его должностные функции могут вменяться другому работнику. Для этого оформляется приказ о возложении обязанностей. В нем указывается полная информация о производимой замене. Как оформить приказ? Какие сведения в него включить? Ответы на эти и другие вопросы – в статье.

Документальное оформление передачи обязанностей

При закреплении за одним работником функций по двум должностям на временной основе работодатели руководствуются нормами статьи 60.2 ТК РФ. Для этого варианта оформления характерно соблюдение следующих условий:

  • весь объем дополнительной работы должен реализовываться сотрудником в течение трудового дня или смены;
  • должно быть составлено дополнительное соглашение к действующему трудовому договору по причине изменения трудовой функции работника;
  • в доп соглашении оговаривается размер доплаты за лишнюю работу;
  • факт совмещения двух должностей при необходимости замещения временно отсутствующего лица в трудовой книжке не отражается.

Увеличивать объем трудовых обязанностей работнику без назначения дополнительной оплаты запрещено трудовым законодательством. Объем предстоящих дополнительных работ и срок их выполнения оговаривается с сотрудником. Несмотря на подписание дополнительного соглашения за работником, на которого возлагаются дополнительные обязанности, сохраняется право досрочного расторжения договоренностей по совмещению. Аналогичными правами обладает и работодатель.

Документально оформить возложение обязанностей можно двумя способами:

  • указав необходимость замены отсутствующего работника в должностной инструкции замещающего сотрудника;
  • издав соответствующий приказ (образец приказа о возложении обязанностей не унифицирован, поэтому может быть составлен в произвольной форме).

При включении условия о замене в должностную инструкцию в нее вносят отдельный пункт о замещении коллег в случае их временного отсутствия на рабочем месте. Такой вариант позволяет заблаговременно известить сотрудника о необходимости замены и согласовать объем работы.

Если выполнение чужих обязанностей будет занимать много времени у работника, может потребоваться альтернативный вариант оформления – внутренне совместительство. Также допускается временный перевод на другую должность. Это даст возможность работнику не уплотнять свой график, не жертвовать собственными обязанностями, а работать дольше и получать за это повышенную зарплату. Такой способ особенно актуален для случаев, когда предполагается длительное совмещение должностных функций. Например, на период декретного отпуска.

Выбираем перевод или совмещение

Процедура оформления внутреннего совместительства подчиняется нормам главы 44 ТК РФ. Перечислим основные особенности этого типа трудовых отношений:

  • с работником заключается отдельное трудовое соглашение, в котором прописываются условия труда, права и обязанности по второй должности;
  • оплата производится исходя из условий трудового договора в пропорциональном отношении к объему выполняемой работы и затрачиваемого на это времени;
  • характерна постоянная переработка.

Отметим, что ежедневная продолжительность переработки при совместительстве не может превышать 4 часов. Вариант с совмещением подходит для ситуаций, когда можно отделить функции по одной должности от обязанностей по совмещаемому рабочему месту. При этом для работодателя сложности связаны с необходимостью детального учета отработанного совместителем времени по каждой должности.

Другим вариантом решения проблемы по замещению временно отсутствующего сотрудника является временный перевод. Процесс внутреннего перевода с ограниченным периодом действия регулируется положениями статьи 72.2 ТК РФ. Этот вариант применяется при необходимости длительного замещения сотрудника. Переведенный работник прекращает выполнять свои трудовые функции по старому месту работы и посвящает все время новым должностным обязанностям.

Перевод оформляется через подписание дополнительного соглашения с работником. Зарплата рассчитывается по окладу новой должности. Для процедуры временного перевода на другую должность внутри предприятия характерно отсутствие у сторон возможности в одностороннем порядке прекратить действие допсоглашения.

Специально для читателей нашими специалистами подготовлен образец приказа о возложении обязанностей. Его можно скачать на сайте в статье «Назначения исполняющего обязанности директора: образец приказа 2018».

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Понравилась статья? Поделитесь ссылкой с друзьями:

Делопроизводство

Как оформляется возложение обязанностей на время отпуска?

Каждый человек имеет право на отпуск. Однако учитывая тот факт, что каждая штатная единица в организации исполняет свои обязанности, на период отсутствия сотрудника его обязанности обычно возлагаются на другого человека.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

+7 (812) 309-85-28 (Санкт-Петербург)

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

При этом такое действие в обязательном порядке оформляется документально в полном соответствии с нормативно-правовыми требованиями.

Каким образом возможна передача обязанностей? Об этом расскажем в данной статье.

Нужно понимать, что возложение любых обязанностей на сотрудника, причем не обязательно временных, но и постоянных, должно оформляться соответствующим приказом.

Если речь идет о полном возложении обязанностей в связи с увольнением или сокращением сотрудника, то изменения также вносятся и в должностную инструкцию.

А вот в случае нахождения работника в законном отпуске, издается специальный приказ, в котором обязательно отражаются следующие сведения:

  • Список обязанностей.
  • Сроки, в течение которых человек будет исполнять работу другого сотрудника.
  • Номер и дата.
  • Подпись и печать начальника (директора) предприятия.

Важно также понимать, что любой руководитель компании должен не только предупредить сотрудника о возложении на него новых полномочий и обязанностей, но также заручиться его согласием, которое должно быть оформлено письменно.

При этом сотрудник должен по своему опыту, уровню образования, квалификации и умениям соответствовать исполняемым обязанностям, а поэтому при замещении директора обязанности возлагаются на его заместителя или главного бухгалтера (на технических предприятиях — на главного инженера).

Документальное оформление

Не следует забывать, что любое замещение на время отпуска должно быть оформлено документально, а также по всем правилам в соответствии с Трудовым законодательством.

Более подробно о процедуре замещения можно почитать в ст. 60.2 и ст. 72.2 ТК РФ, где предусматривается регламент составления приказа, оформления разрешения, перерасчета заработной платы, которая полагается сотруднику уже с соответствующей доплатой за совмещение старых и новых обязанностей.

Вместе с тем нужно понимать, что существует несколько способов возложения дополнительных обязанностей на сотрудника во время отпуска человека, каждый из которых имеет свои персональные особенности.

Временный перевод

Одним из удобных способов оформления работающего сотрудника для временного замещения им должности другого человека является перевод.

Согласно ст. 72.1 перевод представляет собой временное изменение трудовой функции, предпринимаемой с целью продолжения работы у того же работодателя, но уже в другом подразделении (отделе, департаменте).

Важно заметить, что такое изменение структурного подразделения можно считать только в том случае, если оно изначально было зафиксировано в трудовом договоре, что следует принимать во внимание.

Срок временного перевода зависит напрямую от его причины, а если речь здесь идет об отпуске основного сотрудника, то его продолжительность, как правило, устанавливается до выхода человека с отпуска.

Примечательно, что в некоторых случаях временный перевод сотрудника могут осуществить даже без его непосредственного согласия, однако это допускается только в случае острой производственной необходимости.

Как оформить предоставление отпуска несовершеннолетнему работнику? Узнайте тут.

Обычно специалист по кадровой службе оформляет совмещение в том случае, если человек ушел в длительный административный отпуск или же в декрет.

Согласно ст. 60.2 Трудового кодекса совмещение на время отпуска представляет собой выполнение помимо основной, еще и дополнительной работы, рассчитанной в рамках того же временного периода, определенным нормативным распорядком и действующими документами.

Под это понятие также подпадает следующее:

  • Непосредственное увеличение объема работы.
  • Значительное расширение зоны обслуживания.
  • Перерасчет заработной платы (оклада) в сторону ее увеличения.

Пример приказа о совмещении должностей

Устная договоренность

Для удобства работодателя, а также в целях избежания составления лишних официальных бумаг нередко работодатель предлагает сотруднику совместить обязанности по устной договоренности.

Однако здесь нужно иметь в виду, что с правовой точки зрения такая договоренность меньше всего защищает сотрудника, поскольку обычно никаких изменений в должностную инструкцию не вносится, а оклад не пересчитывается.

В результате получается так, что сотрудник работает фактически за двоих, замыкая на себе 2 штатные единицы, однако никакого дополнительного вознаграждения за это не получает.

Особенности замещения руководителей

Любой руководитель является главным ответственным лицом, который отвечает за успешную деятельность предприятия, а поэтому к процедуре его замещения следует относиться со всей ответственностью.

Смотрите так же:  Лучше штраф чем лишение прав

Опытные директора всегда заблаговременно договариваются со своими заместителями о замещении, после чего вводят их в курс дела, а также дают соответствующие поручения специалистам кадровой службы.

Специфика замещения руководителя главным образом состоит в том, что здесь в обязательном порядке следует составлять доверенность на выполнение руководящих функций, а также постановку подписей и штампов на договорах, актах, бухгалтерских и расчетных документах.

Может ли работник отказаться от замещения на время отпуска?

По закону работник имеет полное право отказаться от предложения относительно принятия на себя обязанностей того человека, который находится в отпуске.

Однако на практике нередко бывают случаи, когда работодатель грозит в таком случае своему сотруднику увольнением.

Вместе с тем здесь правда на стороне подчиненного, а поэтому даже в самом плохом случае, когда сотрудника все же увольняют, ему следует просто обратиться в суд, который обязательно восстановит его в своей должности.

Хорошим примером здесь может служить следующая ситуация:

Наталья Н, работающая на предприятии ООО «Колос» была незаконно уволена за то, что отказалась исполнять обязанности другого сотрудника, который находился в отпуске. При этом руководитель предприятия сослался на то, что сотрудница нарушила свои должностные обязанности.

Однако на самом деле она ничего не нарушала, поскольку должностной инструкцией было предусмотрено в случае отпуска сотрудников возлагать полномочия на другого работника, согласно установленного законом порядка.

Такой порядок соблюден не был, поскольку сотрудница не давала своего письменного согласия, вследствие чего Суд Сахалинской области постановил Решением от 15.11.2014 г. восстановить Наталью Н. в своей должности, а также выплатить ей среднюю заработную плату за время вынужденного прогула.

Кому положен дополнительный отпуск за вредность? Читайте тут.

Производится ли удержание за отпуск при увольнении? Смотрите здесь.

Как правильно составить приказ?

Только правильное возложение обязанностей, выполненное по всем предписанным нормам, может гарантировать не только полную правовую защищенность всем участникам дела, но и безопасность с точки зрения государственных и инспекционных проверок.

На первом этапе необходимо получение письменного согласия работника на принятие новых обязанностей. Так, работнику может быть предложено совмещение должностей.

Пример:

Образец предложения о совмещении должностей

Второй этап — составление приказа о возложении обязанностей с указанием срока действия приказа, непосредственно обязанностей, которые необходимо выполнять, размера оплаты с учетом дополнительной работы.

Пример:

Образец приказа о возложении обязанностей

Приказ должен быть зарегистрирован в специальном журнале с присвоением уникального идентификационного номера, после чего сотрудник должен ознакомиться с ним под роспись.

Особенности оплаты

В заключение нужно добавить, что нормы оплаты труда при замещении человеком другого специалиста на время его отпуска никак не регламентируются Трудовым кодексом.

Именно поэтому решение этого вопроса остается уже делом непосредственно руководителя и его подчиненного, о чем они персонально договариваются исходя из своих соображения, стремлений и желаний.

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию:
    • Москва и Область — +7 (499) 703-16-92
    • Санкт-Петербург и область — +7 (812) 309-85-28
    • Регионы — 8 (800) 333-88-93

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Приказ о возложении обязанностей

Образец приказа о возложении обязанностей

В каждой организации бывают ситуации, когда необходимо заменить временно отсутствующего работника, – отпуск, болезнь, командировка. В этом случае издают приказ о возложении обязанностей на другого работника, который будет выполнять работу коллеги во время его отсутствия.

Очень часто оформление обязанностей отсутствующего работника производится по правилам ст. 60.2 ТК РФ.

  • дополнительная работа выполняется в течение рабочего времени;
  • оформляется дополнительным соглашением к трудовому договору;
  • доплата определяется по соглашению;
  • в трудовую книжку запись не вносится.

Издать приказ и потребовать выполнения дополнительной работы, тем более без оплаты, не правомерно. При этом с работником должны быть согласованы и срок, и объем дополнительной работы. Но у работника есть право в любой момент досрочно отказаться, предупредив за три дня. Также и работодатель может отменить поручение. Обязательное требование – согласие работника. В статье приведен образец приказа о возложении обязанностей, который также необходимо составить.

Скачать образец приказа о возложении обязанностей

И так как ситуации с отсутствием кого-то из работников обязательно случаются, то порядок замещения обязанностей в ряде случаев можно сразу указать в должностной инструкции. В этом случае работник сразу будет уведомлен о необходимости замещения конкретного работника, заранее может быть определен круг обязанностей, которые необходимо будет выполнять в его отсутствие.

Этот вариант практически не требует от руководителя дополнительных административных и организационных изменений, ведь работник выполняет чужую работу вместе со своей, уплотняя график и расставляя приоритеты. Но в зависимости от загрузки работника, объема передаваемый обязанностей, срока отсутствия (например, более года, если это декретный отпуск) можно использовать и другие варианты – внутреннее совместительство или временный перевод.

Совместительство или перевод

Внутреннее совместительство регулируется положениями гл. 44 ТК РФ и также может быть оформлено в том случае, когда работнику необходимо выполнять чужие обязанности помимо своей основной работы.

В чем особенности? Необходимо заключить отдельный трудовой договор, в котором будут указаны все условия. И оплачиваться работа будет исходя из замещаемой должности пропорционально времени, объему или другим условиям, указанным в договоре. Принципиальное отличие от вышеуказанного варианта — работа будет выполняться сверх основного времени, но не более 4 часов в день, то есть такой вариант будет удобен, если функции можно четко разграничить, и работник, закончив выполнение своей основной работы, приступает к работе отсутствующего работника. Однако работодателю надо будет вести учет рабочего времени или других необходимых показателей и при желании работника внести запись в трудовую книжку.

Временный перевод, регулируемый ст. 72.2 ТК РФ, – это наиболее кардинальный вариант в данной ситуации. Работник будет выполнять только работу отсутствующего работника, то есть это возможно в том случае, когда работу отсутствующего работника невозможно совместить с основной работой, когда основная работа может быть переложена на другого работника или же прекращение этой работы нанесет меньший ущерб работодателю, нежели невыполнение работы отсутствующего работника. И в том случае, если отсутствие работника имеет место заведомо на длительный срок, – длительная командировка, отпуск по уходу за ребенком и другие причины.

Оформляется такой перевод дополнительным соглашением к трудовому договору, оплата производится согласно окладу, полагающемуся в новой должности. При этом для досрочного прекращения временного перевода необходимо соглашение сторон, в одностороннем порядке отменить его нельзя.

Общим для всех случаев оформления замещения является необходимость согласия работника, определения объема работы и размера оплаты труда за выполнение дополнительных обязанностей.

Замещение работника на время отпуска

Каждый работник в организации выполняет ряд обязанностей. При этом любой сотрудник имеет право на отдых, такой как ежегодный отпуск. Также отсутствовать на рабочем месте работник может во время болезни или декретного отпуска. В таких ситуациях на его должность временно назначают другого сотрудника или нанимают нового по срочному договору. При таких обстоятельствах, прежде всего, следует правильно оформить документы для замещения. Об этом пойдет речь далее.

Замещение временно отсутствующего работника на время отпуска ТК РФ

При уходе работника в отпуск требуется возложение его обязанностей на другого сотрудника. В соответствие с Трудовым кодексом, существуют 4 варианта для решения этого вопроса:

  • перевести другого сотрудника на время, когда второй отсутствует;
  • оформить работу по совместительству;
  • предложить совмещение с доплатой;
  • нанять нового работника, подписав срочный договор.

Перевод означает изменение функций работника на время отпуска другого сотрудника. Регламентируется такое действие ст. 71 ТК РФ. Чтобы оформить срочный договор необходимо учитывать положения, указанные в ст. 59 ТК РФ. Совместительство предполагает выполнение определенных обязанностей во время, отличное от основной работы на основе ст. 66 ТК РФ. Наконец, совмещение осуществляется наряду с выполнением основных функций, учитывая предписания ст. 60 ТК РФ. Также бывают случаи, когда заместить нужно работника, который работал по срочному договору. При этом работодателю обязательно нужно оформить служебную записку.

Кто может замещать главного бухгалтера и директора на время отпуска?

Директор организации и главный бухгалтер, как и остальные работники, вправе на отпуск или больничный. Если у данных начальников есть заместители, то именно для них предполагается замещение. При наличии нескольких заместителей руководитель должен оформить приказ о назначении конкретного лица, либо распределить, какие обязанности будет выполнять каждый.

В случае, когда должность заместителя не предусмотрена на предприятии, то имеет место оформление приказа на замещение на то время, пока директор или главный бухгалтер отсутствуют. Замещать директора могут сотрудники руководящего состава, например, главный инженер, финансовый директор, директор по персоналу. Относительно главного бухгалтера, то чаще всего его функции выполняет финансовый директор или бухгалтер. При его долгом отсутствии могут нанять нового сотрудника, имеющего такую профессию.

Образец приказ на замещение на время отпуска

Замещение на время отпуска любого работника требует оформление соответствующего приказа, содержащего следующие сведения:

  • причина, из-за которой следует замещение;
  • данные сотрудника, который отсутствует и который будет его замещать на время;
  • сроки выполнения обязанностей по замещению;
  • трудовые функции нового работника;
  • номер приказа, дата, подпись замещающего сотрудника;
  • подпись работника, уходящего в отпуск.

Заявление на замещение на время отпуска — образец

Сотрудник, который будет замещать своего коллегу, должен дать согласие на это. Прежде всего следует словесная договоренность о сроках и оплате такой работы. После этого заместителю следует написать заявление с просьбой выполнения чужих обязанностей. Как его нужно оформлять? Унифицированной формы оно не имеет.

Необходимо составить его по следующему принципу:

  • указать, кому адресуется заявление, включая ФИО руководителя, должность и название компании;
  • зафиксировать от кого оно исходит, то есть ФИО и должность заместителя;
  • написать наименование документа;
  • указать просьбу стать заместителем на время отпуска коллеги;
  • прописать сроки замещения и должность, которую будет занимать;
  • дата и подпись со стороны заявителя.

Доплата за замещение на время отпуска

При оформлении замещения работника, который отсутствует, первым вопросом становится то, в каком размере будет доплата и положена ли она вообще. Нужно понимать, каким образом происходит эта процедура. Это значит, что зависит все от того, освобождается ли новый сотрудник от своих предыдущих обязанностей или нет. При выплате дополнительной суммы расчет происходит на основе договоренности между руководителем и заместителем.

Итак, если заместитель будет оформлен переводом и при этом будет освобожден от своих обычных функций, то доплата чаще всего не предусматривается. Однако в ТК РФ указано, что зарплата заместителя устанавливается не меньше той, которая была у него до факта замещения. Обязательная доплата предусмотрена только при совмещении должностей. Согласно ст. 151 размер ее устанавливается по соглашению, а никаких формул расчета не предусмотрено.

Таким образом, когда работник отсутствует на работе в связи с отпуском, на его место находят другого сотрудника для исполнения обязанностей временно. Такое замещение оформляется согласно законодательным нормам, а также в ряде случаев предусматривается доплата, прописанная в соглашении.

Закрываем кадровые «дыры» (о заместителях и исполняющих обязанности) часть 1

Труханович Л.В.,
главный редактор
журнала «Кадры предприятия»,
юрист

Опубликовано в номере: Кадры предприятия №11 / 2003

Финансовый директор уехал в месячную командировку, главный инженер заболел, заведующая канцелярией ушла в отпуск по беременности и родам, начальника цеха забрали на военные сборы, начальник гаража отправился на курсы повышения квалификации, на ваши объявления о вакансии начальника отдела сбыта уже вторую неделю никто не откликается и сбытовики совсем «разболтались», а вдобавок, «сам генеральный» решил воспользоваться своим правом на ежегодный отпуск.

Все эти «кадровые дыры» вы должны «заполнить», «закрыть» и «залатать», и не только быстро и оперативно, но и грамотно, чтобы не пришлось откладывать финансовые сделки до возвращения главного финансиста, выпускать на линию водителей на свой страх и риск, разыскивать генерального директора на Сейшельских островах, чтобы узнать, что делать с компанией, которая после долгих раздумий именно сейчас «созрела» для заключения контракта. Ну и о государственных инспекторах труда забывать не следует.

Часть первая. ВРЕМЕННОЕ ОТСУТСТВИЕ

Есть в управленческом звене позиции, которые просто не могут оставаться «пустыми» на время отсутствия постоянно занимающих их работников. Если вовремя не заменить ушедших в отпуск, уехавших в командировку или заболевших, можно нарушить главное условие стабильного функционирования организации — непрерывность процесса управления.

Смотрите так же:  Сколько налог 143 лС

Временное отсутствие работника может быть вызвано уважительными и неуважительными причинами, быть санкционированным и несанкционированным. Но только отсутствие по уважительным причинам и санкционированное работодателем гарантирует работнику сохранение за ним места работы или должности. К таковым Трудовой кодекс РФ относит:

  • командировку;
  • отпуск;
  • временную нетрудоспособность;
  • исполнение государственных или общественных обязанностей (в случае, если в соответствии с федеральным законом эти обязанности должны исполняться в рабочее время);
  • повышение квалификации;
  • участие в коллективных переговорах, подготовке проекта коллективного договора, соглашения;
  • участие в разрешении коллективного трудового спора (в отношении членов примирительной комиссии, трудовых арбитров);
  • прохождение медицинского осмотра (обследования).

В каждом из перечисленных случаев работник с разрешения или ведома работодателя отсутствует на рабочем месте. Время отсутствия в каждом конкретном случае определяется по нормам трудового законодательства или по решению работодателя и в значительной степени влияет на выбор способа замены.

Для того, чтобы обязанности по должности временно отсутствующего работника выполнялись, работодатель вправе прибегнуть как к собственным ресурсам (работникам организации), так и обратиться к внешним источникам и найти замену на стороне.

I. Способы замены

Обеспечить исполнение обязанностей временно отсутствующего работника можно тремя основными способами:

1) временным переводом работника организации на должность отсутствующего работника;

2) возложением на работника организации обязанностей временно отсутствующего без освобождения от основной работы;

3) заключением срочного трудового договора, для замены временно отсутствующего работника.

Выбор способа зависит от времени отсутствия работника, должности, которую он занимает, а также от ресурсов организации (человеческих и материальных). Рассмотрим каждый из перечисленных способов подробно.

1. Перевод. Согласно части первой статьи 74 Трудового кодекса РФ для замещения отсутствующего работника работодатель имеет право переводить на его должность другого работника на срок до 1 месяца. При этом должны выполняться следующие правила:

а) оплата труда производится по выполняемой работе, но не ниже среднего заработка по прежней работе. Это означает, что если, например, специалист переводится на должность руководителя, оклад по которой выше, чем по занимаемой специалистом должности, то оплата труда должна производиться по должности руководителя; если на нижеоплачиваемую должность технического исполнителя, то работодатель должен сохранить специалисту средний заработок по прежней должности;

б) продолжительность перевода на другую работу для замещения отсутствующего работника не может превышать 1 месяца в течение календарного года (с 1 января по 31 декабря).

При принятии решения о временном переводе для замещения отсутствующего работника на этих условиях работодатель не должен получать согласие работника — достаточно издания приказа о переводе. Отрадно, что в проекте федерального закона «О внесении изменений и дополнений в Трудовой кодекс РФ» (принят в первом чтении Государственной Думой РФ 20.06.2003) планируется включить в часть первую статьи 74 буквальное уточнение «без его согласия» (т.е. без согласия работника).

Если время отсутствия работника, на должность которого осуществляется перевод, изначально превышает месячный срок — работодатель обязан получить письменное согласие работника.

Если в течение календарного года в результате временных переводов «выбран» месячный срок, предусмотренный частью второй статьи 74 Трудового кодекса РФ, стороны вправе еще раз прибегнуть к временному переводу, но уже руководствуясь статьей 57 Кодекса, часть четвертая которой допускает изменение условий трудового договора по соглашению сторон и в письменной форме. Поскольку инициатива перевода принадлежит работодателю, он обязан будет получить согласие на повторный временный перевод.

Письменное согласие работника понадобится и в том случае, когда работник переводится на работу, требующую более низкой квалификации.

В силу норм корпоративного права и законодательства о юридических лицах временный перевод на должность руководителя организации на время отсутствия последнего затруднителен и может быть признан неправомерным, если решение о переводе будет принято самим же руководителем организации. Что же касается остальных категорий служащих, то временные переводы считаются не столько способом обеспечения непрерывного управления участками работы (поскольку в результате перевода «закрывается» одна управленческая позиция, но открывается другая), сколько инструментом проверки способностей работников замещать те или иные позиции в будущем (при открытии вакансий). Временный перевод не всегда выгоден работодателю и по той причине, что по истечении установленного срока перевода работнику должна быть возвращена прежняя должность, а следовательно, она должна сохраняться за работником на все время его перевода.

2. Выполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от основной работы. Этот способ возложения на работника обязанностей временно отсутствующего работника более распространен в силу определенной привлекательности и для работодателя, и для работника-заместителя. Прежде всего, потому что в законодательстве прямо не установлено ограничение по срокам временного исполнения обязанностей отсутствующего работника. В Трудовом кодексе РФ этому вопросу посвящена только статья 151, которая устанавливает правила оплаты труда при исполнении обязанностей временно отсутствующего работника и не определяет срок привлечения работника к выполнению, по сути, дополнительных для него обязанностей.

В данном случае трудовая функция, предусмотренная трудовым договором, не изменяется, а дополняется обязанностями по другой трудовой функции, то есть, работник помимо своей основной работы выполняет работу лица, которое он замещает. По своему содержанию это аналогично совмещению должностей (профессий). Последнее же регламентируется постановлением Совета Министров СССР от 04.12.1981 № 1145 «О порядке и условиях совмещения профессий (должностей)» (с учетом определения Кассационной коллегии Верховного Суда РФ от 25.03.2003). Указанный акт также не устанавливает ограничения по срокам, но прямо предписывает работодателю получить согласие работника на исполнение обязанностей временно отсутствующего работника. Для работника, привлекаемого к заместительству, это может быть выгодным с материальной точки зрения — согласно статье 151 Трудового кодекса РФ ему полагается доплата. Однако, именно с доплатой связано самое большое количество вопросов. Здесь же отметим, что сейчас стороны трудового договора самостоятельно определяют размер доплаты и если согласие инженерно-технического работника, специалиста или технического исполнителя на замещение не будет получено по причине маленькой доплаты, то все что может сделать работодатель — это воспользоваться статьей 74 Трудового кодекса РФ и только на срок до 1 месяца в течение календарного года.

А как быть со штатным заместителем или помощником руководителя (организации, структурного подразделения, пр.)? Исполнение обязанностей руководителя во время его отсутствия является одной из основных функций штатного заместителя. Однако она не является единственной — помимо нее на заместителя возлагаются функции по конкретному направлению деятельности и участку работы, являющиеся производными от обязанностей руководителя, но не совпадающие с ними. Кроме того, она характеризуется отложенным сроком реализации, поскольку к ее исполнению штатный заместитель должен приступить только в строго определенном случае — при отсутствии руководителя; все остальные трудовые обязанности исполняются им ежедневно. Если руководитель присутствует на рабочем месте, то заместитель выполняет все свои функции, за исключением обязанностей руководителя.

До 2003 года Разъяснение «О порядке оплаты временного заместительства» № 30/39, утвержденное постановлением Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСС от 29.12.1965 № 820/39 (с изм. на 11.12.1986), позволяло работодателям, отталкиваясь от этой логики, возлагать обязанности временно отсутствующего руководителя на штатных заместителей и помощников, главного инженера без выплаты им разницы между фактическим окладом (должностным, персональным) и должностным окладом руководителя (без персональной надбавки). В ноябре 2002 года Верховный Суд РФ руководствовался аналогичными соображениями при вынесении решения по жалобе о признании недействительными положений Разъяснения, устанавливающих, что указанным категориям персонала доплаты за временное исполнение обязанностей не положены: «в силу занимаемых должностей штатные заместители или помощники (при отсутствии должности заместителя), главный инженер (как являющийся по должности первым заместителем руководителя) без какой-либо доплаты обязаны осуществлять функции руководителя в его отсутствие, исходя из квалификационных требований по должности, включающих такое заместительство в качестве основной трудовой функции». Кроме того, было отмечено, что положения статьи 74 Трудового кодекса РФ, регулирующей вопрос оплаты при временном переводе на другую работу в случае производственной необходимости, и положения статьи 151 Кодекса, регулирующей вопрос об оплате труда при совмещении профессий и исполнении обязанностей временно отсутствующего работника, прямого отношения к спору об оплате заместительства штатным заместителям, помощникам или главному инженеру не имеют, если исходить из того, что в должностные обязанности указанных выше замещающих работников включена функция по замещению руководителя в случае его отсутствия, и тарификация должности замещающего работника произведена с учетом именно таких должностных обязанностей.

С таким выводом не согласилась Кассационная коллегия Верховного Суда РФ и в марте текущего года, не восприняв доводы Верховного Суда РФ, признала положения Разъяснения в части, запрещающей выплату разницы между должностными окладами отсутствующего работника и замещающих его штатного заместителя или помощника, а также главного инженера организации, недействующими. Это решение не может вызвать одобрения у тех работодателей, которые при определении размера оклада штатного заместителя (помощника, главного инженера) закладывали оплату «заместительства» в месячный оклад с расчетом, что оно оплачивается «вперед», и не производили вычеты, если в течение месяца или года не возникала необходимость в возложении на заместителя обязанностей руководителя. Кассационная коллегия Верховного Суда РФ исходила из того, что сложность труда и количество выполняемой штатным заместителем или помощником (при отсутствии штатного заместителя) отсутствующего работника, а также главным инженером работы в период отсутствия замещаемого работника намного выше, нежели в период, когда эти работники выполняют работу при работающем руководителе, поэтому должны оплачиваться в соответствии с количеством и сложностью выполняемой работы. Теперь, оклады штатных заместителей и помощников, скорее всего, будут пересмотрены в сторону уменьшения (т.е. без учета функций, обусловленных заместительством) и разница в окладах (по сути доплата за заместительство) будет выплачиваться только в том случае, если эти работники привлекались к заместительству.

Возложение обязанностей временно отсутствующего работника подчиняется правилам, изложенным в вышеназванном Разъяснении № 30/39 «О порядке оплаты временного заместительства». Кстати, именно в этом акте дается пояснение, что понимается под временным заместительством — это исполнение служебных обязанностей по должности временного отсутствующего работника, когда это вызвано производственной необходимостью.

3. Прием на условиях срочного трудового договора. В соответствии со статьей 59 Трудового кодекса РФ срочный трудовой договор может заключаться по инициативе работодателя либо работника для замены временно отсутствующего работника, за которым в соответствии с законом сохраняется место работы. Чаще всего, к этому способу замены прибегают в случае длительного отсутствия работника — отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет, временной нетрудоспособности, требующей госпитализации и продолжительного лечения, др. Если при первых двух способах замены временно отсутствующего работника работодатель использует собственные трудовые ресурсы, то при третьем — речь идет о внешнем источнике, а следовательно с работником, принимаемым для замены отсутствующего работника, заключается срочный трудовой договор.

II. Схемы замены при использовании внутренних трудовых ресурсов

Позиция «руководитель организации»

На время отсутствия руководителя организации его обязанности могут возлагаться на штатного заместителя, помощника, главного специалиста или иного служащего. Рассмотрим условия привлечения работников каждой группы.

1. Штатный заместитель. Если у руководителя организации есть штатный заместитель, то, как правило, именно на него возлагается исполнение обязанностей первого лица на время его отсутствия (отпуск, командировка, др.).

Если в штате имеется несколько заместителей, то исполнение обязанностей возлагается на первого заместителя. В том случае, когда в числе заместителей руководителя организации такая единица как первый заместитель не выделена, то к исполнению обязанностей на время его отсутствия привлекается один из заместителей по конкретному (как правило, ключевому) направлению деятельности (например, в торговой или сервисной компании — это заместитель руководителя по коммерческим вопросам, в производственной — заместитель руководителя организации по производству и т.д.).

Для обеспечения непрерывности управления организацией еще на стадии формирования штатного расписания разрабатываются схемы заместительства руководящих работников (заместителей руководителя, руководителей структурных подразделений, главных специалистов, других служащих, относящихся к категории «руководитель»). Чаще всего они излагаются в приказе о распределении обязанностей между руководящими работниками, в котором, помимо вопроса о замещении руководителя организации на время его отсутствия, решается вопрос о распределении направлений (участков) управления организаций за конкретными руководящими работниками, а также о взаимном замещении этими работниками друг друга.

Распорядительная часть приказа может составляться по одному из следующих образцов:

Один из вариантов приказа о распределении обязанностей между руководящими работниками приводится в разделе «БУМАГИ».

Порядок взаимной замены заместителей руководящих работников может быть определен в локальных нормативных актах, например, в положениях о руководящих работниках, должностных инструкциях. Вместо приказа о распределении обязанностей в организации может быть разработана «Схема замещения руководящих работников», которая согласовывается с учредителями (собственниками) и утверждается руководителем организации.

Смотрите так же:  Требования к одежде врачей

2. Штатный помощник. При создании структуры организации и формировании штата работодатель может посчитать нецелесообразным введение должности «заместитель» и ограничиться включением в штатное расписание производной должности — помощника. Если у руководителя несколько помощников, то в этом случае между ними устанавливается иерархия: «первый» или «старший», «второй» и т.д. до «пятого». При такой системе распределения обязанностей к штатному заместителю приравнивается первый либо старший помощник.

3. Главный специалист. При отсутствии в штате заместителей или помощников, исполнение обязанностей руководителя на время его отсутствия может возлагаться на главного специалиста по ключевому направлению деятельности организации. Так, в промышленных компаниях первым заместителем руководителя организации на время его отсутствия считается главный инженер.

4. Иные штатные работники. Если в штате организации нет вышеперечисленных должностей (как правило, это характерно для небольших организаций), обязанности руководителя организации на время его отсутствия могут быть возложены на руководителя ключевого структурного подразделения или иного работника, обладающего соответствующими знаниями и опытом.

Действующее законодательство не содержит положений, регламентирующих должным образом порядок замещения временно отсутствующего руководителя организации. Не уделяют этому вопросу должного внимания и учредители (собственники) компаний. Однако, кажущаяся на первый взгляд простая процедура может доставить им массу неприятностей — работник, на которого возложил свои обязанности сам руководитель организации, по сути наделяется всеми полномочиями единоличного исполнительного органа. Вспомним, что в числе основных полномочий — право без доверенности действовать от имени юридического лица и заключать сделки. Именно сделки, совершенные исполняющими обязанности, чаще всего становятся предметом споров в судах — убытки, нанесенные юридическому лицу в силу непрофессионализма и некомпетентности работника, которому учредители не вверяли заботу о своей компании, бывают весьма существенными в материальном и имиджевом плане.

То же касается полномочий по представительству: нередко делегирование этих полномочий на уровне приказа о назначении исполняющего обязанности без оформления доверенности не позволяет исполняющим обязанности защитить права организации в суде, а в результате ожидания возвращения генерального директора можно пропустить процессуальные сроки.

К сожалению, учредители (собственники) компаний задумываются об этом только когда непосредственно сталкиваются со сложностями или терпят убытки. Здесь мы поддерживаем следующую точку зрения: «Современные акционерные общества восприняли порочный опыт советских организаций, в которых руководитель, уходя в отпуск или ложась в больницу, издавал приказ, делегирующий все свои полномочия одному из его заместителей, который таким образом становился «и.о. руководителя» (Асосков А. Генеральный директор — представитель или орган юридического лица // Экономика и жизнь — Юрист, 1999, № 45). Для советских организаций, не занимавшихся коммерческой деятельностью и не рисковавших имуществом, вложенным акционерами в уставный капитал, в этом не было ничего страшного. Однако вряд ли такая практика соответствует интересам акционеров, внесших в капитал созданных ими компаний собственные средства, да и правовые основания такого делегирования полномочий являются достаточно спорными. Получается, что «и.о.», полномочия которого вытекают только из приказа единоличного исполнительного органа, имеет право не только руководить «внутренней» деятельностью общества, но и заключать сделки, и выдавать доверенности третьим лицам, и осуществлять полномочия по созыву общего собрания акционеров (участников) — и все это без какого-либо основания в законе» 1 . Б.К. Карабельников справедливо отмечает, что «тем не менее такая практика была «узаконена» Президиумом Высшего Арбитражного Суда, указавшего в Постановлении от 24 марта 1998 г. № 6813/97, что «назначение директором на время своего отпуска другого работника исполняющим обязанности директора не противоречит ни уставу, ни закону» 2 . Действительно, при рассмотрении споров, связанных с «и.о.», арбитражные суды признают полномочия назначенцев только на основании приказов руководителя организации, если согласование кандидатуры или порядок назначения исполняющего обязанности руководителя организации учредительными документами не отнесены к компетенции учредителей (собственников).

Во избежание неблагоприятных последствий неконтролируемого исполнения обязанностей единоличного исполнительного органа (директора, генерального директора, президента, др.), вопросы, связанные с назначением «исполняющего обязанности руководителя организации», необходимо решить на уровне учредительных документов. Способы решения многообразны: от согласования кандидатуры на должность первого заместителя с советом директоров или с общим собранием учредителей до непосредственного назначения на должность первого заместителя указанными органами. Если по штату заместитель не предусмотрен, полномочия руководителя организации могут быть ограничены прямым запретом передавать все свои полномочия неизвестному учредителям (собственникам) «и.о.». Для этого определяются риски (по каким именно действиям единоличного исполнительного органа наиболее вероятно причинение ущерба некомпетентностью, непрофессионализмом или же возможным прямым интересом (в т.ч. злонамеренным соглашательством) и «и.о.» назначается с оговоркой, что юридически значимые действия, влекущие возникновение, прекращение или изменение прав, обязанностей для организации на сумму свыше определенного учредителями размера, совершаются им на основании специальных документов (доверенности, решений учредителей, пр.).

Если учредительными документами не предусмотрена какая-либо форма санкционирования возложения обязанностей генерального директора на работника организации, директор имеет право самостоятельно ограничить компетенцию исполняющего обязанности, указав в приказе какие именно действия он не может выполнять его заместитель. При этом директор должен быть готов в любой момент досрочно возвратиться к исполнению своих обязанностей.

Схемы замещения руководителей структурных подразделений, иных служащих, относящихся к категории «руководитель» (линейных заместителей руководителя организации, главных специалистов, др.) могут вводиться приказом о распределении обязанностей между руководящими работниками или предусматриваться в положениях о руководящих работниках или в должностных инструкциях. Если такие схемы не разработаны и не изложены в локальных нормативных актах, сотрудники отдела кадров при решении вопроса о замещении руководителя структурного подразделения или главного специалиста используют модели, изложенные в пунктах 1—2, 4 предыдущего раздела: если есть штатный заместитель — исполнение обязанностей возлагается на него; если вместо штатного заместителя есть помощник — на замещение ставится помощник. В том случае, если таковых должностей нет, к заместительству привлекается любой работник структурного подразделения, который наиболее отвечает требованиям по должности временно отсутствующего работника.

Структура ряда организаций позволяет использовать схемы линейного замещения, т.е. возлагать обязанности руководителя одного структурного подразделения на руководителя другого (как правило, смежного).

Позиция «специалист» и «технический исполнитель»

При временном отсутствии специалиста выполнение его должностных обязанностей может быть поручено либо служащему этой же категории — специалисту, либо служащему другой категории — техническому исполнителю или руководителю структурного подразделения (т.е. непосредственному руководителю отсутствующего работника). Аналогично решается вопрос с заместительством технического исполнителя.

Схемы замещения обычно описываются в должностных инструкциях специалистов и технических исполнителей. Так, например, в должностной инструкции старшего бухгалтера может быть указано, что во время его отсутствия его обязанности выполняет младший бухгалтер, и наоборот, что старший бухгалтер во время отсутствия младшего бухгалтера выполняет обязанности последнего.

III. Оформление замены

Очень часто проверяющие, особенно налоговые и пенсионные органы, ФСС, при проверках требуют представить документы, в которых черным по белому написано, что работник является «и.о.». Приказ, в котором указано, что на работника возлагаются обязанности главного бухгалтера на время отсутствия главного бухгалтера, их не устраивает. Должны ли мы во всех приказах о замещении прямо писать, что работник назначается «исполняющим обязанности»?

Потребовать предоставления приказа, в котором прямо указано, что работник «назначается исполняющим обязанности на время отсутствия руководителя организации (главного бухгалтера)» могут не только сотрудники контрольно-надзорных органов, но и контрагенты. Действия первых объясняются неукоснительным следованием требованиям нормативных правовых актов, регламентирующих порядок проведения и оформления проверок — обычно им, действительно, требуются фамилии, имена и отчества должностных лиц проверяемой организации (ее филиала или представительства) — руководителя, главного бухгалтера либо лиц, исполняющих их обязанности в проверяемом периоде. Вторые чаще всего хотят убедиться, что подписывающий совместные документы наделен соответствующими полномочиями и является исполняющим обязанности руководителя организации.

Зная об этом, отделы кадров при выпуске приказов по самым значимым позициям (руководителя организации, финансового директора, главного бухгалтера, главного инженера, других работников, которые подписывают важные организационно-правовые документы) отдельной строкой записывают, что работник является исполняющим обязанности по должности временно отсутствующего работника, а иногда и просто записывают распоряжение: «назначить исполняющим обязанности по такой-то должности». Разумеется, что усложнять приказы о заместительстве по должностям технических исполнителей, специалистов и инженерно-технических работников, а в некоторых случаях и должностей руководителей структурных подразделений, не стоит.

Порядок оформления замены временно отсутствующего работника зависит от способа замены.

Временный перевод оформляется приказом по унифицированной форме № Т-5, утвержденной постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 № 26. При временном переводе на другую работу для замещения отсутствующего работника изменения в трудовой договор, как правило, не вносятся, а следовательно строка «Изменение к трудовому договору» унифицированной формы не заполняется. Если перевод требует согласия работника (например, разовый перевод на срок, превышающий 1 месяц в течение календарного года), унифицированную форму можно дополнить соответствующими строками для указания документов, подтверждающих письменное согласие работника на перевод (например, заявления). Вводить специальную форму приказа для оформления замещения на условиях перевода нецелесообразно. Если должность обуславливает принятие ответственных решений, то в унифицированную форму приказа о переводе для подтверждения полномочий переведенного работника можно включить распоряжение, из которого будет прямо следовать, что работник является исполняющим обязанности по должности и уполномочен совершать определенные действия (примерный образец приказа о временном переводе приводится в разделе «БУМАГИ»).

Возложение обязанностей по должности временно отсутствующего работника без освобождения от основной работы (о временном заместительстве) оформляется приказом по организации. Поскольку унифицированная форма такого приказа не утверждена, отделы кадров составляют приказ самостоятельно. В таком приказе необходимо указать, по какой должности на работника возлагается исполнение обязанностей, фамилию, имя и отчество отсутствующего работника, а также решить вопрос с доплатой. Формулировка распорядительной части зависит от того, по какой позиции осуществляется заместительство. Так, если речь идет о заместительстве руководящего работника, наделенного широкими полномочиями, в том числе персонифицированными, распоряжение работодателя желательно выразить следующим образом: «Назначить

_______________________________________ временно исполняющим обязанности
(наименование должности; фамилия, имя, отчество)

__________________________» (при этом в мотивировочной части должна указываться причина отсутствия
(наименование должности)

работника). Для остальных категорий персонала достаточно формулировки «Возложить на

____________________________________________________
(наименование должности; фамилия, имя, отчество)

исполнение обязанностей ____________________________________________________
(наименование должности)

на _____________________________________________________________________».
(время отсутствия (отпуска, командировки, пр.); фамилия, имя, отчество)

Необходимость в издании отдельных индивидуальных приказов о заместительстве возникает в том случае, если отсутствие работника не санкционировано работодателем (например, при необходимости срочно заменить работника, который отсутствует по невыясненными причинам), а также если отсутствие не оформляется работодателем специальными приказами (например, в случае временной нетрудоспособности работника отдельный приказ о направлении работника на лечение не издается). Во всех иных случаях вопрос замещения решается в приказах о командировке, о предоставлении отпуска: первое распоряжение касается направления одного работника в командировку (либо предоставления отпуска), второе — возложения обязанностей этого работника на другого работника организации. В этом случае с приказом под расписку знакомятся оба работника, копия приказа о направлении в командировку (предоставлении отпуска) помещается в личное дело работника, направляемого в командировку (в отпуск), а для личного дела временно исполняющего обязанности работника готовится выписка из приказа (в части распоряжения о возложении обязанностей отсутствующего работника). Специальный приказ о возложении на работника обязанностей временно отсутствующего работника может быть составлен по образцу, приводимому в разделе «БУМАГИ».

Прием на условиях срочного трудового договора оформляется приказом по унифицированной форме № Т-1. При заключении трудового договора работник полностью вступает в должность и присвоение ему статуса «и.о.» неоправданно — он будет нести ответственность за исполнение обязанностей, предусмотренных трудовым договором, в полном объеме, а для внешних субъектов взаимодействия (контрагентов, органов государственной власти, органов местного самоуправления, судов) принципиального значения, на основании какого трудового договора (срочного или бессрочного) работник выполняет свою трудовую функцию, не имеет. В трудовом договоре следует прямо указать, на время отсутствия какого работника устанавливаются трудовые отношения и ограничить срок действия договора условием о прекращении трудовых отношений при выходе (возвращении) работника, для замены которого был принят «срочник». Этот же момент необходимо отразить в приказе о приеме на работу. Поскольку он составляется по унифицированной форме № Т-1, утвержденной постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 № 26, для расшифровки срока действия трудового договора необходимо использовать строки «условия приема на работу, характер работы» (образец заполнения приказа о приеме на работу для замены временно отсутствующего работника приводится в разделе «БУМАГИ»).

В следующем номере, продолжая статью, мы расскажем о порядке назначения «исполняющего обязанности» по вакантной должности, а также дадим ответы на вопросы читателей, связанные с подтверждением полномочий «и.о.».

1 Карабельников Б.Р. «Трудовые отношения в акционерных обществах». — М.: Изд-во «Статут», 2001.

Образец приказа о возложение обязанностей на время декретного отпуска